Một vấn đề mà nhiều người trong chúng ta gặp phải là có quá nhiều thước đo KPI và do đó, có quá nhiều thứ cải thiện. Chúng ta cần ưu tiên, nhưng vì lý do nào đó chúng ta lại không làm tốt việc này, Tại đây, một phương pháp tập trung vào những gì thực sự quan trọng nhất, hơn 120 năm chứng minh rằng nó hiệu quả.
Vào năm 1897, hơn một thế kỷ trước, một nhà kinh tế học người Ý tên là Vilfredo Pareto đã phát hiện ra rằng 80% tài sản của một nước được sở hữu bởi 20% dân số đó. Nguyên tắc Pareto, hay quy tắc 80/20, là một mô hình về sự mất cân bằng có thể dự đoán được, luôn xuất hiện trong tất cả các loại bối cảnh kể từ đó. Ví dụ, Phong trào Chất lượng chắc chắn đã nắm bắt được nó, các cụm từ đặt ra như 80% vấn đề là do 20% nguyên nhân.
Quy tắc 80/20 có còn phù hợp với chúng ta ngày nay?
Quy tắc 80/20 là một hướng dẫn khi suy nghĩ xem làm thế nào cải thiện mọi thứ. Nếu bạn muốn cải thiện một thước đo KPI hoặc kết quả, bạn cần thay đổi một cái gì đó. Và thậm chí với một phân tích cơ bản 80/20, bạn có thể tìm ra “điều gì đó” có tác động lớn nhất.
Và trong thời đại mà khan hiếm thời gian và to-do list còn dài, bạn càng tập trung vào những điều quan trọng nhất, kết quả sẽ càng tốt hơn.
Khi nào chúng ta nên sử dụng quy tắc 80/20?
Nếu bạn không hoàn toàn hài lòng với công việc hoặc cuộc sống hiện tại hoặc bạn biết có thể cải thiện nó, hãy đặt ra những câu hỏi sau:
- 20% nhiệm vụ nào tôi làm tạo ra 80% đầu ra?
- 20% khách hàng nào tạo ra 80% lợi nhuận?
- 20% khách hàng nào có 80% nhu cầu về dịch vụ của chúng ta?
- 20% sản phẩm nào tạo ra 80% lợi nhuận?
- 20% khoản đầu tư nào tạo ra 80% lợi nhuận?
- 20% gián đoạn nào gây ra 80% vấn đề trong năng suất của tôi?
- 20% bài viết nào tôi đọc đem lại 80% kiến thức tôi cần?
- 20% nhà cung cấp nào đem lại 80% hàng hóa và dịch vụ tôi cần?
- 20% khiếu nại nào mất 80% thời gian xử lý?
- 20% số bạn bè và gia đình thu hút 80% sự chú ý của tôi là ai?
Đặt câu hỏi như thế này cho bạn thấy bao nhiêu ảnh hưởng bạn có để thay đổi mọi thứ trong cuộc sống và công việc. Bạn không phải chiến đấu với hiện tại, bạn cũng không phải nằm xuống và đợi nó tới. Bạn có thể tìm thấy một lối thoát chéo ra khỏi nó với sự tập trung vào những nguyên nhân bạn có thể tạo ảnh hưởng.
Quy tắc 80/20 giúp tập trung sự chú ý của bạn vào những điều có tác động LỚN NHẤT tới kết quả bạn muốn trong cuộc sống. Và bằng cách tập trung vào những điều đó, bạn có thể dễ dàng kiểm tra xem ảnh hưởng bạn có ở mức nào.
Làm thế nào tiến hành phân tích 80/20 đơn giản
Khi bạn đóng khung kết quả và nguyên nhân tiềm ẩn vào câu hỏi 80/20 như ở trên, bạn đã đặt phạm vi cho loại dữ liệu cần thu thập. Nếu biết 20% nguyên nhân tạo ra 80% kết quả, bạn sẽ cần đo lường kết quả và mức độ ảnh hưởng của từng nguyên nhân.
Nếu bạn không chắc chắn chính xác cần thu thập dữ liệu gì, thử sử dụng sơ đồ nguyên nhân – kết quả (còn được gọi là sơ đồ xương cá) vạch ra các khả năng có thể. Sau đó, bạn có thể đo lường hoặc ước tính tác động tương đối của từng nguyên nhân đến kết quả cuối cùng.
Biểu đồ thanh đơn giản hoặc biểu đồ Pareto là một cách tuyệt vời để thể hiện phân tích 80/20, một khi bạn có dữ liệu. Đối với mỗi nguyên nhân bạn liệt kê, bạn sẽ có một con số đại diện cho mức độ tác động tới kết quả của bạn. Nó có thể là đơn vị tiền tệ, thời gian hay số sự cố, tùy thuộc vào kết quả của bạn. Xem xét biểu đồ và tìm kiếm 20% thanh cao nhất trong biểu đồ trực quan chiếm khoảng 80% số đo của bạn.
Một lưu ý hữu ích: Không phải bao giờ cũng là tỷ lệ 80/20
Đôi khi, bạn sẽ tìm thấy các mẫu là 99/1 hoặc 80/10 hoặc 70/30. Điều đó hoàn toàn bình thường. Vấn đề là mối quan hệ nhân quả rất mất cân bằng; bạn rất hiếm khi thấy 50% nguyên nhân tạo ra 50% hiệu ứng. Vì vậy, hãy ưu tiên và chú ý đến 20% quan trọng nhất ngay từ giờ.
