1. Thiết lập OKR
Trong OKR
- Mục tiêu (O) có tính chất định tính, và
- Kết quả chính (KR) là các bằng chứng có thể đo lường.
Nghe có vẻ dễ dàng, thậm chí, chúng ta có hẳn 1 công thức để viết OKR:
Tôi sẽ ________ được đo bằng ____________.
Tôi sẽ (Mục tiêu) được đo bằng (bộ Kết quả chính này).
Nhưng trên thực tế, khi xác định kết quả chính, các nhóm thường có xu hướng nhầm lẫn với một danh sách các hoạt động hoặc nhiệm vụ.
Hãy để chúng tôi lấy một ví dụ và giúp bạn hiểu điều này chi tiết hơn.
Mục tiêu
- Cải thiện lưu lượng truy cập từ nội dung marketing trên Website sản phẩm.
Kết quả chính
- KR1: Viết và xuất bản 8 bài viết blog trong quý này.
- KR2: Số lượt truy cập lần đầu vào trang giới thiệu sản phẩm (được đo bằng phân tích của Google) tăng từ 125 lên 145.
Bây giờ nếu mổ xẻ các kết quả chính trong ví dụ trên, chúng ta có thể thấy rằng kết quả chính đầu tiên (KR1) chỉ là một hoạt động, trừ khi bạn thực sự nghĩ (chỉ) với 8 bài viết trên blog sẽ giúp tăng lưu lượng truy cập.
Bạn có thể cải thiện KR1 này tốt hơn như sau: “Trong số 8 bài viết blog trong quý này, ít nhất có 3 bài xuất hiện trong top 10 tìm kiếm của google.”
Còn với Kết quả chính thứ hai (KR2), nói về việc tăng số lượt truy cập trang bán hàng (được đo bằng phân tích của Google) là phù hợp, bởi vì nó chỉ theo dõi kết quả.
Bây giờ,
Hãy xem xét một trường hợp ngoại lệ, khi một danh sách các hoạt động/nhiệm vụ có thể được xem là kết quả chính. Tức là, khi hoàn thành các kết quả chính (KR) ở dạng hoạt động/nhiệm vụ này sẽ đảm bảo mục tiêu (O) được hoàn thành.
Ví dụ:
Mục tiêu
- Chuẩn hóa các thước đo an toàn theo tiêu chuẩn của ngành.
Kết quả chính
- KR1: Hoàn thành kiểm toán nội bộ (với sự hỗ trợ của người quan sát bên ngoài).
- KR2: Đạt chứng nhận ISO 27001.
Trong trường hợp này, KR1 (hoàn thành kiểm toán nội bộ) là một hoạt động. Tuy nhiên nó đặc thù, bởi vì quy trình kiểm toán đã được chuẩn hóa trong ngành. Hoàn thành việc này tức là mục tiêu “đạt tiêu chuẩn ngành” đã đạt được.
Vì vậy, có những trường hợp bạn có thể thiết lập kết quả chính dựa trên hoạt động hoặc cột mốc, khi những hoạt động đó đã được tiêu chuẩn hóa. Tuy nhiên, chúng tôi khuyến nghị bạn hãy hạn chế sử dụng dạng này.
2. Nhịp OKR
Nhịp là tần suất mà các OKR được thiết lập. Thông thường, OKR được thiếp lập theo nhịp hàng quý.
Bởi vì, độ dài một quý dường như là khung thời gian thích hợp để các đội nhóm thực hiện OKR. Với khung thời gian 1 quý, không quá ngắn để khiến mục tiêu không quan trọng, cũng không quá dài khiến nó không liên quan.
Chủ yếu, khi bạn thiết lập nhịp OKR sẽ phụ thuộc vào các biến sau:
- Giai đoạn phát triển của doanh nghiệp
- Công ty đã thành lập lâu năm, hoặc đang mở rộng, hay startup… Ví dụ, nếu là startup vẫn đang tìm kiếm sự phù hợp giữa sản phẩm với thị trường, thì nhịp OKR có xu hướng tần suất cao (thời gian ngắn). Trong khi một doanh nghiệp đã được thành lập lâu năm, tất cả các quy trình đã được chuẩn hóa, thì nhịp OKR có thể theo chu kỳ hàng quý (thậm chí dài hơn).
- Đặc thù của ngành
- Nếu kinh doanh trong một thị trường thay đổi thường xuyên (ví dụ: ngành công nghệ), tốc độ cao, thì nhịp OKR nên nhanh hơn. Ngược lại, nếu thị trường ít thay đổi (ví dụ: nông nghiệp), thì nhịp OKR có xu hướng chậm hơn.
- Kinh nghiệp với OKR
- Nếu doanh nghiệp mới áp dụng OKR, có thể sử dụng các nhịp nhanh hơn, để cải thiện nhanh. Nhưng nếu doanh nghiệp đã quen với OKR thì có thể xem xét nhịp chậm hơn.
Mặc dù có thể nhịp OKR của các phòng ban khác nhau sẽ khác nhau, ví dụ kinh doanh nhịp nhanh hơn kế toán, chúng tôi khuyến nghị bạn nên hạn chế việc thiết lập như vậy ít nhất là trong giai đoạn đầu của việc áp dụng. Bởi vì, tần suất khác nhau có thể tạo ra trở ngại trong việc hợp tác giữa các bộ phận và tăng thêm chi phí hoạt động.
3. OKR cá nhân
Đương nhiên khi xây dựng OKR, bạn cần thiết lập OKR cho cấp công ty và cấp đội nhóm. Thế còn OKR cấp cá nhân thì sao?
Có nhiều quan điểm khác nhau khi nói đến OKR cá nhân. Một số chuyên gia khuyên bạn không nên có cấp độ OKR cá nhân, trong khi những người khác cho rằng OKR cá nhân rất có lợi.
Không có sự đúng sai ở đây.
Các công ty nên thực hiện theo cách riêng của mình, dựa trên văn hóa làm việc, sự năng động của nhóm và cải tiến liên tục.
Còn theo kinh nghiệm triển khai của chúng tôi, bạn vui lòng bỏ qua việc tạo OKR cấp độ cá nhân trong vài chu kỳ đầu tiên.
Không có gì phải vội vàng cả.
Sau khi bạn triển khai OKR cấp công ty và cấp đội nhóm thành công, bạn sẽ có nhiều cơ hội để triển khai OKR tới cấp cá nhân.
