Bạn đã tìm hiểu về OKR?
- Xem video Youtube về OKR
- Đọc các bài viết về OKR
Tất cả nghe có vẻ tuyệt vời, vì vậy bạn quyết định triển khai OKR cho công ty, hoặc ít nhất là với đội nhóm của bạn.
Sau sự phấn khích ban đầu, bạn nhận ra bạn vẫn chưa rõ làm thế nào để bắt đầu?
Bài viết này tóm tắt các bài học kinh nghiệm dựa trên một số cuộc phỏng vấn thực tế với các nhà lãnh đạo doanh nghiệp hiện đang triển khai OKR tại công ty của họ.
Người phụ trách triển khai OKR tại một công ty, đang trong giai đoạn đầu tiên sử dụng OKR, chia sẻ kinh nghiệm của anh như sau:
CEO của chúng tôi nói rằng: “Giữ chân khách hàng là ưu tiên hàng đầu của chúng ta”.
Lúc đầu, mọi người đều cho rằng việc giữ chân khách hàng là vấn đề của Phòng kinh doanh và nhóm dịch vụ khách hàng; bởi vì họ chính là những người tương tác trực tiếp với khách hàng.
Nhưng sau đó, khi sử dụng OKR, sự liên kết về mục tiêu khiến các Trưởng phòng khác bắt đầu hỏi: “Chúng tôi có thể làm gì để góp phần tăng tỷ lệ giữ chân khách hàng?”
Thật tuyệt vời, khi OKR gắn kết tất cả các Phòng/ban trong công ty hoạt động cùng nhau để cùng giữ chân khách hàng.
Anh tiếp tục đưa ra các ví dụ cụ thể về cách OKR nhanh chóng tạo ra văn hóa liên kết trong toàn công ty:
Nhóm Sản phẩm
Ban đầu, khi nghiên cứu phát triển sản phẩm, chúng tôi chỉ tập trung vào nhu cầu của khách hàng mới, để tạo ra tính năng khác biệt với đối thủ cạnh tranh, nhằm giành được khách hàng.
Nhưng bây giờ, nhóm sản phẩm của chúng tôi đặt câu hỏi tương tự là: “Làm thế nào để cải tiến sản phẩm nhằm giữ chân khách hàng cũ?”
Nhóm Marketing
Chúng tôi đang chuyển đổi phương pháp marketing truyền thống, từ tổ chức các sự kiện giới thiệu sản phẩm cho khách hàng mới; Chuyển sang tổ chức các hội nghị khách hàng – để phỏng vấn và thu thập nhu cầu của khách hàng cũ.
Nhóm Bán hàng
Ngay cả đội ngũ bán hàng của chúng tôi, hiện nay, cũng dành nhiều thời gian hơn cho việc liên hệ, gặp gỡ các khách hàng cũ và đặt câu hỏi mở xung quanh việc “Làm thế nào chúng tôi có thể cung cấp thêm nhiều giá trị hơn?”. Họ làm điều này chỉ đơn giản là để xây dựng mối quan hệ thân thiết với các khách hàng cũ.
Sau đây là 3 lợi ích của OKR mà anh tổng kết sau khi triển khai OKR cho công ty
- Tập trung là một chủ đề liên tục trong mỗi cuộc họp nhóm. Chúng tôi bắt đầu với OKR và giới hạn số lượng mục tiêu và kết quả chính – nhằm giảm các cuộc trò chuyện để đạt được tiến độ trong việc thực hiện các mục tiêu quan trọng nhất có thể đo lường được.
- Làm việc theo nhóm là cách tốt hơn! Tất cả mọi người trong nhóm và thậm chí trên các nhóm khác hiện đang làm việc hướng tới cùng một mục tiêu (ví dụ: giữ chân khách hàng), điều này rất đáng khích lệ với tất cả mọi người. Chúng tôi kỷ niệm và ăn mừng các kết quả khác, không chỉ là thành tích trong bộ phận của chúng tôi.
- Việc học hỏi mỗi quý không hiệu quả trừ khi bạn tập trung và dành thời gian phản ánh rõ ràng về những gì bạn học được. Để có thể làm tốt hơn những gì đang làm, bạn cần thường xuyên nhìn lại. OKR tạo ra một môi trường học tập liên tục.
4 điều chỉnh linh hoạt theo đặc thù của công ty
- Nhịp OKR: Mặc dù rất tốt để điều chỉnh chu kỳ OKR theo Quý và rà soát tiến độ hàng tuần, với đặc thù kinh doanh riêng, chúng tôi thấy rằng sẽ hiệu quả hơn cho công ty khi thiết lập OKR hai tuần một lần.
- Quyền sở hữu: Mỗi một kết quả chính có một người phụ trách, nhưng trong trường hợp của chúng tôi, việc dành thời gian để phân chia kết quả chính thành các kết quả chính nhỏ hơn và gán cho từng người sẽ mất nhiều thời gian (vì nhịp OKR của chúng tôi ngắn hơn – chỉ có 2 tuần). Do đó, chúng tôi giao kết quả chính cho một nhóm phụ trách. Mỗi nhóm sẽ trải nghiệm thành công hoặc thất bại cùng nhau.
- Thích nghi với sự thay đổi nhanh: Khi thiết lập OKR hàng quý, ví dụ với mục tiêu là “Giữ chân khách hàng”, chúng tôi lập ra 4 dự án thực hiện. Cuối cùng, 2 dự án đầu tiên được hoàn thành, nhưng chúng tôi chưa bao giờ động tới 2 dự án còn lại. Đây là vấn đề về sự Ưu tiên. Điều quan trọng là sẵn sàng và liên tục thích nghi với sự thay đổi trọng tâm trong suốt quý và chủ động đặt câu hỏi tại sao bạn lại làm những điều bạn đang làm (ưu tiên)?
- Các cuộc họp nhóm: Chúng tôi bắt đầu tất cả các cuộc họp nhóm bằng OKR. Đây là một yêu cầu quan trọng về sự tập trung. Nếu bắt đầu một cuộc họp nhóm bằng bất cứ nội dung gì khác, không phải OKR, có nghĩa là chúng tôi đang mất tập trung. Sau đó, chúng tôi thảo luận xem đã đạt được kết quả đến đâu và khu vực nào cần cải thiện? Mỗi cuộc họp nhóm có kết thúc khác nhau, nhưng luôn bắt đầu bằng OKR và OKR sẽ tiếp tục định hướng cho các bước tiếp theo.
Triển khai OKR sẽ tạo ra nền văn hóa làm việc dựa trên số liệu và tập trung vào kết quả. Điều này nghe có vẻ tuyệt vời, nhưng nó không hề dễ dàng.
Dưới đây là một số cạm bẫy phổ biến bạn cần tránh:
- Cạm bẫy 1:
Nhiều thành viên trong nhóm không cập nhật tiến độ OKR mỗi tuần. Đây là vấn đề của nhiều người (Ghi chú: 30-50% không thường xuyên cập nhật tiến độ, dựa trên các cuộc phỏng vấn của tôi cho đến nay).
- Cạm bẫy 2:
Thiết lập OKR hàng tuần bắt đầu giống như một danh sách nhiệm vụ. Ví dụ như: “Gửi email cho khách hàng” hoặc “gặp gỡ phó giám đốc”… Đây là nhiệm vụ, không phải kết quả.
Chúng tôi đã lơ là việc hướng dẫn các thành viên xem xét sự khác biệt giữa nhiệm vụ và kết quả. Điều này nên được các thành viên hiểu rõ ngay từ đầu khi bạn triển khai OKR cho tổ chức.
- Cạm bẫy 3:
Không thể thỏa thuận OKR với bộ phận khác để tạo ra liên kết ngang. Trong giai đoạn đầu, khi phòng kinh doanh thiết lập OKR quý II với kết quả là “Tăng doanh thu từ 4,3 tỷ lên 5,6 tỷ”, để thực hiện, họ cần sự tham gia của nhóm sản phẩm phát triển thêm 3 tính năng mới cho khách hàng cũ. Tuy nhiên, nhóm sản phẩm đã từ chối vì OKR của họ đang tập trung phát triển tính năng khác biệt để chinh phục thị trường mới, khách hàng mới. Đây là cạm bẫy thì thiếu sự liên kết OKR dọc giữa các cấp và liên kết ngang giữa các bộ phận.
