Bạn có thể tìm kiếm KPI ở đâu để quản lý thương hiệu? KPI phù hợp cho độ tin cậy của máy là cái gì? Một số thước đo quản trị tốt là gì? Nếu bạn mua sắm KPI như đi siêu thị, từ thư viện KPI hay danh sách các KPI, có nhiều nguy hiểm trong cách tiếp cận này mà KPI được thiết kế có chủ ý không có.
“Sử dụng KPI sẵn có trên mạng (internet) giống như hái hoa từ một cánh đồng. Bạn có thể sử dụng tất cả chúng. Nhưng, bạn cũng có thể quyết định kết hợp đúng cách và số lượng giới hạn để tạo ra một bó hoa cân đối đẹp mắt.”
Bạn có đồng ý với điều này?
Việc chọn KPI cần phải được cân nhắc và thiết kế nhiều hơn là việc chỉ giới hạn bản thân về loại và số lượng hoa bạn chọn từ một cánh đồng rộng lớn. Hiện bạn có KPI phù hợp không? Có lý do nào khác bạn sử dụng nó?
Đừng hiểu sai ý đoạn trên – Chúng tôi ủng hộ ý tưởng về ngân hàng KPI, chúng là một nguồn “KPI tiềm năng”. Nhưng chúng không phải là một quá trình để đưa ra lựa chọn cuối cùng. Nếu bạn đối xử với chúng như vậy, hãy lưu ý:
Nguy hiểm số 1: Bạn sẽ thu thập nhiều dữ liệu hơn mức cần thiết
Cám dỗ khi sử dụng thư viện KPI là bạn mất nhiều thời gian hơn cần thiết. Với suy nghĩ, bạn không muốn bỏ lỡ bất cứ điều gì quan trọng.
Vì vậy, cuối cùng bạn đo lường nhiều thứ hơn mức bạn cần và bạn sẽ phải gánh chịu chi phí khi thu thập, đối chiếu, phân tích và báo cáo dữ liệu đó, bất kể giá trị kết quả là gì.
Nguy hiểm số 2: Bạn sẽ tập trung vào những thứ không phải là ưu tiên (và không tập trung vào những thứ đang có).
Với rất nhiều KPI liên quan đến ngành hay bộ phận của bạn (trái ngược với một số ít liên quan đến mục tiêu hay ưu tiên của bạn), bạn sẽ nhìn chằm chằm vào một báo cáo đang cuốn vào chi tiết.
Mắt bạn nhìn vào điều gì trước tiên? Không nghi ngờ gì nữa, đó là các KPI cho thấy kết quả xấu. Kết quả xấu phải được sửa chữa. Nhưng bạn có nên sửa chữa một kết quả xấu không quan trọng không? Hay một kết quả tầm thường mà lại rất quan trọng? Làm thế nào bạn nói lên được sự khác biệt?
Nguy hiểm thứ 3: Bạn sẽ kết thúc với quá nhiều KPI và bị choáng ngợp.
Có lẽ bạn sẽ có rất nhiều KPI … Nhưng chờ đã, chắc gì nó đã thực sự là KPI. Nhưng “K” là viết tắt của “Key”. Điều gì “quan trọng” khi mà một tá các thước đo đó bạn không bao giờ có thời gian quản lý và cải thiện một cách xuất sắc?
Chuyến đi mua sắm KPI đó cho bạn quá nhiều thước đo KPI mà não bạn không thể tiêu hóa. Nếu không thể suy nghĩ rõ ràng, bạn không thể hành động quyết đoán. Vì vậy, bạn chần chừ và không làm gì đáng kể nhằm thực sự nâng cao hiệu suất.
Nguy hiểm thứ 4: Bạn không để mọi người sở hữu KPI
Khi ai đó nói “Đây là KPI của bạn. Bây giờ bắt đầu đi”. Thật khó khăn. Liệu có ai có thể thực sự sở hữu một thước đo hiệu suất mà họ không có trong tay quyền lựa chọn.
Hơn nữa, bộ sưu tập KPI luôn sẵn sàng mà không có bất kỳ mục đích hay kết quả bao quát nào đạt được. Rất khó để “bắt đầu” khi bạn không biết vì sao nó quan trọng hay rõ ràng tại sao nó không quan trọng.
Nguy hiểm số 5: Bạn sẽ củng cố thói quen KPI xấu và hiểu lầm về quản lý hiệu suất.
Tại sao nhiều người cho rằng kết quả của đo lường hiệu suất là một dashboard? Có KPI không phải là có một chiếc chén thánh. Đạt được mục tiêu sớm hơn và với ít nỗ lực hơn mới là chiếc chén thánh của đo lường hiệu suất.
Bạn sẽ chọn lựa KPI tốt hơn khi bạn có thể dự đoán lợi tức nhận được khi đầu từ thời gian vào đo lường: cải tiến lớn hơn với đầu ra bạn mong muốn nhất.
Làm gì thay thế
Việc lựa chọn KPI cần được cân nhắc và thiết kế hơn nhiều so với việc giới hạn bản thân về loại và số lượng hoa bạn chọn từ một cánh đồng rộng lớn. Đây là lý do tại sao một cách tiếp cận như BSClead rất quan trọng. Nó đưa ra một cách tiếp cận có chủ ý hơn bạn mong đợi, giúp bạn tránh lãng phí thời gian với KPI.
Bài viết về 5 bước hướng dẫn bạn chọn KPI phù hợp chứng minh trực tiếp cho mục tiêu hoặc kết quả bạn muốn theo dõi. Bước 3 trong kỹ thuật này là nơi bạn có thể bắt đầu với thư viện KPI nhằm tìm ra thước đo tiềm năng.
Bước 1 và 2 đảm bảo bạn xác định rõ bằng chứng thước đo cần đưa ra để thuyết phục mọi người về kết quả đang xảy ra. Và bước 4 và 5 đảm bảo bạn chọn thước đo KPI tốt nhất trong các KPI tiềm năng/
