“Đánh giá hoàn thiện quá trình kinh doanh vào tháng 6 năm 2010” và “Triển khai hệ thống quản lý quan hệ khách hàng vào tháng 12 năm 2009” đều KHÔNG phải là thước đo hiệu suất KPI, mặc cho tần suất chúng xuất hiện nhiều trong các kế hoạch kinh doanh và chiến lược và bất chấp lời khuyên từ các chuyên gia đo lường hiệu suất nói.
Chúng không phải các KPI bởi chúng thất bại trong một vài thử nghiệm thiết yếu về những gì tạo nên một thước đo KPI có ý nghĩa.
1. Các cột mốc là về hành động, nhưng KPI là về các kết quả
Thước đo KPI có ý nghĩa theo dõi kết quả kinh doanh, bởi vì thành tích của kết quả kinh doanh là những gì xác định hiệu suất. Hoàn thành một nhiệm vụ hay một hoạt động, chẳng hạn như đạt được một cột mốc, không xác định hiệu suất. Chỉ cần tới tất cả các ví dụ trong doanh nghiệp hoặc tổ chức bạn, nơi các dự án hoặc sáng kiến hoặc hành động đã thực sự làm giảm hiệu suất! Đó là lý do tại sao các cột mốc không phải là thước đo KPI có ý nghĩa.
2. Các cột mốc là giả thuyết, không phải bằng chứng.
Một cột mốc quan trọng là thời điểm khi một dự án cụ thể đã đạt đến một giai đoạn quan trọng cho thấy nó đang tiến triển theo kế hoạch. Các dự án và các mốc quan trọng của chúng, là những dự đoán tốt nhất của chúng ta về điều sẽ cải thiện hiệu suất doanh nghiệp. Không phải tất cả các dự án đều thành công trong nhiệm vụ này và bởi chúng ta không biết điều gì sẽ hiệu quả cho tới khi thử và học hỏi từ nó. Các cột mốc cần các thước đo KPI để kiểm tra xem liệu chúng có hiệu quả hay không. Đó là lý do tại sao các cột mốc không thể tự bản thân nó là thước đo KPI có ý nghĩa.
3. Các cột mốc quá ít, quá muộn.
Bạn đạt được một cột mốc hoặc không. Nó là điều bình thường. Nếu bạn sử dụng các mốc quan trọng như là KPI, bạn thực sự cho rằng nếu không đạt được nó, bạn sẽ thất bại. Nhưng điều đó quá tầm thường và nó cũng dẫn tới hành vi sai trái (mọi người loay hoay với lịch trình hoặc phạm vi dự án, thay vì đảm bảo dự án đang thực hiện cải tiến hiệu suất doanh nghiệp mà nó được thiết kế để làm). Với phản hồi liên tục mà các KPI có ý nghĩa đem lại cho chúng ta theo thời gian, chúng ta có thể dễ dàng điều chỉnh các dự án và hoạt động của mình và khi đó học hỏi được điều gì hiệu quả, điều gì không. Đó là lý do tại sao các cột mốc không phải KPI có ý nghĩa.
Bạn có tin rằng các cột mốc không phải là KPI?
Bất cứ khi nào bạn có các mốc quan trọng thay cho thước đo KPI, có thể bạn cần quay lại kết quả dự định của mình. Những cải thiện nào bạn đang cố gắng đạt được? Bạn đang cố gắng tạo ra sự khác biệt nào? Tại sao đạt cột mốc quan trọng này? Sau đó, tập trung vào việc tìm kiếm các KPi nhằm theo dõi các kết quả đó, qua thời gian, như phản hồi về mức độ các dự án (và các mốc quan trọng của chúng) có đang hiệu quả nhằm biến kết quả thành thực tế hay không.
Hành động.
Xem xét kế hoạch kinh doanh hoặc chiến lược của riêng bạn và kiểm tra xem bạn có đang sử dụng các mốc quan trọng không. Nếu có, một cách tuyệt vời để tìm ra KPI có ý nghĩa là hỏi xem “Kết quả nào chúng ta muốn khi đạt được cột mốc này?” Và sau đó phát triển một KPI cho kết quả đó.
