Trước khi bắt đầu quá trình triển khai OKR, chúng ta hãy lùi lại một bước và suy nghĩ toàn diện về quy trình thiết lập mục tiêu.
Ý định của bài viết này là đặt mọi thứ vào quan điểm. Thay vì chấp nhận OKRs chỉ vì chúng thịnh hành, chúng tôi muốn bạn hiểu trạng thái thiết lập mục tiêu hiện tại trong nhóm bạn và quan sát nếu nó thành công hay thất bại. Không có lý do để chuyển sang OKR trừ khi bạn thấy thiếu sót trong quy trình hiện tại.
Bài viết này giúp bạn hiểu được bức tranh lớn hơn, trước khi chúng ta đi sâu vào quá trình thực hiện OKR.
1. Tại sao phải thiết lập mục tiêu?
Bạn có bao giờ tự hỏi tại sao mỗi & mọi tổ chức gần như đều thiết lập mục tiêu?
Họ thành công thế nào trong việc đạt được những mục tiêu này hoặc thậm chí thực hiện toàn bộ quá trình, là một điều hoàn toàn khác. Nhưng họ mong muốn mục tiêu được thiết lập và đạt được.
Với các doanh nghiệp, mục đích của việc thiết lập mục tiêu chủ yếu là – để tăng động lực của nhân viên (hướng tới tương lai) & để đánh giá hiệu suất của họ (nhìn lại). Lý thuyết thiết lập mục tiêu chỉ ra một vài gợi ý nữa khi hỏi – tại sao thiết lập mục tiêu? Cụ thể là –
- Tăng sự tập trung của nhân viên
- Cung cấp cho nhân viên một định hướng
- Giúp họ thành công.
Tập trung
Với kiến thức không giới hạn trong tầm tay và cơ hội từ công nghệ, bạn có thể mất tập trung. Để đảm bảo chỉ những nhiệm vụ dẫn chúng ta đến với mục tiêu mới được thực hiện và những nhiệm vụ không liên quan bị loại bỏ, nhân viên cần tập trung. Và sự tập trung đó đến từ các mục tiêu dễ dàng tiếp cận và có tính tin cậy cao.
Định hướng
Hầu hết, lái máy bay tự động được ưa thích hơn là điều khiển bằng tay. Bởi – một khi các phi công lái nó với các hướng dẫn, phải quản lý khá nhiều các công cụ phức tạp. Tương tự như với hoàn thành công việc. Nếu bạn cố gắng quản lý vi mô, không những điều đó sẽ cản trở năng suất của bạn mà còn làm tăng thêm sự không hài lòng giữa các nhân viên. Thay vào đó, việc sử dụng tốt nhất thời gian của bạn và của họ là cung cấp cho họ một định hướng và cho phép họ sử dụng chuyên môn của mình điều khiển tổ chức đi đúng hướng.
Sự thành công
Bằng cách thiết lập mục tiêu với độ khó phù hợp, công ty mở ra cánh cửa cho nhân viên đổi mới. Một thực tế được chứng minh rõ ràng là các mục tiêu không thách thức cũng như các mục tiêu quá khó có xu hướng làm mất động lực làm việc của nhân viên. Để họ đạt được tiềm năng của bản thân, họ cần những mục tiêu chỉ ở độ khó phù hợp. Những mục tiêu như vậy truyền cảm hứng cho nhân viên tiếp tục bất chấp rào cản, dù lớn hay nhỏ. Tìm ra điểm ngọt này với tất cả nhân viên thực sự là một nhiệm vụ lớn.
2. Thiết lập mục tiêu truyền thống
Trước khi chúng ta bắt đầu nói về mô hình thiết lập mục tiêu mới, điều quan trọng là cần xem xét một vài đặc điểm của mô hình truyền thống.
Đặc điểm
Nếu bạn có thể quan sát ngay cả một trong những đặc điểm được đề cập dưới đây trong quy trình thiết lập mục tiêu của mình, hãy gắn nhãn đó là “mô hình truyền thống” mà không cần suy nghĩ thêm làm gì.
- Liên kết cùng mục tiêu với nhiều nhân viên, theo chức danh công việc của họ
- Thật thú vị, một số công ty nhầm lẫn thực tiễn này với phân bổ mục tiêu. Điều này có thể đã hiệu quả trong thời đại công nghiệp, nhưng trong nền kinh tế tri thức, điều này phản tác dụng. Chỉ cần tưởng tượng – nếu các mục tiêu tương tự được gán cho các nhân viên có cùng chức danh,liệu có thể gọi những mục tiêu này là mô tả công việc?
- Không có cuộc họp phản hồi, cập nhật tiến độ, check-in được lên kế hoạch trước.
- “Thiết lập và quên đi” là chuẩn mực. Khi các mục tiêu được đặt ra, cả nhân viên và người quản lý trực tiếp đều không muốn kết nối với nhau về tiến trình đã thực hiện. Người quản lý không đưa ra bất kỳ phản hồi mang tính xây dựng cũng như nhân viên không nghiêm túc về việc cố gắng đạt được mục tiêu.
- Không có định nghĩa rõ ràng về thành công và thất bại gắn liền với mục tiêu
- Chất lượng của sản phẩm được tuân thủ, Nhân viên duy trì các giá trị của công ty – đây là một số mục tiêu phổ biến nhất được tìm thấy trong thiết lập mục tiêu truyền thống. Nếu xem xét kỹ, những điều này là vô nghĩa. Vì không có thước đo khách quan, chúng được hiểu theo các cách hiểu khác nhau.
- Mục tiêu chỉ được đánh giá tại thời điểm đánh giá hàng năm
- Điều này có thể hơi giống với ý thứ 2, nhưng vẫn rất quan trọng. Các mục tiêu, ít nhiều, được coi là một phương tiện để thực hiện đánh giá hiệu suất. Trong thiết lập mục tiêu hiện đại, chúng là một công cụ hướng tới và tìm kiếm sự phát triển.
Hãy nhớ rằng chính những đặc điểm này không phải là nguyên nhân dẫn đến sự thất bại khi thiết lập mục tiêu truyền thống. Thay vào đó, một số trong số này là một phần của quá trình thiết lập mục tiêu thành công trong 2-3 thập kỷ qua. Sự khác biệt chính đến từ sự thay đổi trong động lực tại nơi làm việc do hiện đại hóa kinh tế xã hội-công nghệ.
Trong phần dưới đây, chúng ta sẽ xem xét một bảng câu hỏi hữu ích mà bạn có thể sử dụng để đánh giá trạng thái thiết lập mục tiêu trong công ty. Thu thập các câu trả lời & bạn chắc chắn sẽ có điểm bắt đầu cho các thay đổi.
3. Đánh giá hiện trạng
Trước cả khi nghĩ về việc áp dụng OKR, hãy giải quyết một vài câu hỏi. Những câu hỏi này có vẻ rất cơ bản nhưng quan trọng sống còn vì chúng sẽ tiết lộ một số sự kiện cơ bản. Những thực tế này sẽ đóng một vai trò quan trọng trong việc thông báo cho quá trình thiết lập mục tiêu của bạn.
Chủ sở hữu quá trình thiết lập mục tiêu
Về cơ bản, bất cứ ai sở hữu quá trình thiết lập mục tiêu nên ghi lại câu trả lời cho các câu hỏi sau đây.
- Chúng ta đang thiết lập mục tiêu ngay lúc này? (câu trả lời có thể – có, không)
- Nếu có, mục đích chính của việc thiết lập mục tiêu là gì?
- Nếu không, tại sao không?
- Chúng ta có hài lòng với hiện trạng không? Chúng ta có muốn giới thiệu thiết lập mục tiêu (nếu chưa có) hay chúng ta muốn cải thiện điều gì đó (trong quy trình thiết lập mục tiêu hiện tại)?
Nhân viên
Các câu hỏi sau đây cần được tất cả nhân viên trả lời (ưu tiên ẩn danh).
- Bạn có hài lòng với hiện trạng? Bạn có muốn công ty giới thiệu thiết lập mục tiêu (nếu không có sẵn) hay bạn muốn công ty cải thiện điều gì đó (trong quy trình thiết lập mục tiêu hiện tại)?
- Tần suất bạn cập nhật mục tiêu là bao lâu?
- Tần suất người quản lý chia sẻ phản hồi với bạn về tiến trình của bạn là bao lâu?
- Bạn có cảm thấy thành tích/ thất bại trong mục tiêu có thể được đo lường một cách khách quan không?
- Bạn có nhận thấy mối liên hệ giữa các nhiệm vụ hàng ngày và mục tiêu của bạn không?
- Bạn có cảm thấy mình có tiếng nói trong việc thiết lập mục tiêu của riêng bạn?
- Bạn có cảm thấy rằng bạn có tiếng nói trong việc thiết lập mục tiêu của nhóm?
- Bạn có cảm thấy rằng bạn có tiếng nói trong việc thiết lập các mục tiêu của công ty?
- Bạn có cảm thấy được truyền cảm hứng bởi mục tiêu của bạn?
- Nếu chúng tôi thực hiện/ cải thiện quy trình thiết lập mục tiêu, bạn có đề xuất gì để nó có ý nghĩa hơn không?
Sử dụng các công cụ khảo sát/ biểu mẫu google để thu thập phản hồi và làm tham khảo trong tương lai.
