Cũng giống như tất cả những điều quan trọng nhưng không cấp bách, mà chúng ta biết mình nên làm, nhưng dường như không bao giờ làm. Đo lường KPI là một hoạt động mà nhiều người đấu tranh để có thời gian cho nó.
Không phải vì họ không đánh giá cao KPI. Thực sự là vì một vài lý do mà bất kỳ ai cũng khó vượt qua:
- Tính cấp bách: “Tôi còn nhiều việc phải làm”. Nhưng họ không biết rằng chính KPI sẽ giúp họ tập trung vào những việc quan trọng. Những việc đúng đắn sẽ giúp họ làm việc việc hiệu quả hơn.
- Sự phức tạp: khi không có kinh nghiệm về đo lường KPI, việc tìm ra thước đo KPI phù hợp, dữ liệu đúng và biểu đồ phù hợp để trình bày chúng có vẻ rất khó khăn.
- Quy mô nhiệm vụ: thường mọi người có hàng tá thứ muốn đo lường và họ cho rằng mình cần đo lường tất cả chúng. Quá tải.
- Nỗi sợ tìm ra sự thật: khi bạn đo lường một thứ gì đó, cuối cùng bạn BIẾT điều gì xảy ra và điều đó sẽ cực kỳ khó chịu khi bạn chỉ quen với việc lảng tránh vấn đề.
Nhưng có vẻ những điều quan trọng này không khẩn cấp, đo lường hiệu suất rất có thể là hoạt động đòn bẩy cao nhất bạn có thể làm cho nhóm hoặc tổ chức. Nó giúp bạn tập trung vào những thứ quan trọng nhất, và giúp bạn phân bổ đúng thời gian và năng lượng và tài nguyên cho những gì quan trọng nhất.
BƯỚC 1: Bắt đầu từ 1 giờ mỗi tuần.
Thời gian nào trong tuần thường yên tĩnh nhất đối với bạn? Thời gian nào trong tuần bạn có thể dành ra một giờ, khi bạn không bị gián đoạn, mất tập trung hoặc bị cám dỗ làm một cái gì đó khác? Đây là một giờ bạn dành cho đo lường và cải thiện những gì quan trọng!
BƯỚC 2: Khiến thời gian đo lường của bạn trở nên linh thiêng
Bạn phải đắt mọi thứ bảo vệ xung quanh thời gian đo lường. Đóng cửa, đi đến một công viên, tắt điện thoại di động và email, nói với các đồng nghiệp bạn một mình và CỰ TUYỆT bất kỳ cuộc hẹn hoặc nhiệm vụ nào khác khỏi một giờ đó.
Làm cho nó trở nên thiêng liêng hơn bằng cách thiết lập môi trường, khiến bạn mong đợi để làm nó. Ví dụ: Hãy cho nó một cái tên (như “Khoảng thời gian sử dụng Sức mạnh của KPI”).
BƯỚC 3: Thu hẹp trọng tâm vào chỉ một thước đo KPI
Thật điên rồ khi chần chừ việc đo lường cho tới khi có thời gian đủ để đo lường tất cả 27 mục tiêu. Hãy bắt đầu với việc chỉ đo lường một thứ đã có sẽ tốt hơn là không bắt đầu chút nào!
BƯỚC 4: Chọn 1 điểm nóng để bắt đầu
Một thước đo KPI khi muốn bắt đầu – phải là một thước đo – cho kết quả rất tuyệt vời để cải thiện hiệu suất. Nếu bạn không cảm thấy đam mê (hay tuyệt vọng), bạn khó có thể giữ được động lực để đo lường. Đặc biệt là khi bắt đầu.
Giống như một chiếc máy bay, hầu hết các thước đo KPI tập trung vào thời điểm cất cánh. Đây là thời điểm quan trọng, quyết định đến chất lượng dịch vụ, có đúng giờ hay là không?
BƯỚC 5: Xem điểm kết thúc ngay lúc này
Một nguồn nhiên liệu khác để tạo thời gian cho đo lường là tình yêu với điểm đến của nó. Nó là nơi bạn biết thay vì đoán, là nơi bạn cảm thấy có thể kiểm soát thay vì sự hỗn loạn, là nơi bạn tạo kết quả thay vì hy vọng. Bạn phải yêu một nơi như thế.
BƯỚC 6: Luôn biến hành động tiếp theo đơn giản và có thể thực hiện được.
Mỗi khi tới giờ đo lường, bạn muốn làm rõ điều gì xảy ra với nó. Trước khi nó tới.
Chần chừ là sản phẩm của các hành động tiếp theo không rõ ràng. Vì vậy, hãy thật rõ ràng những gì bạn sẽ làm trong giờ đo lường tiếp theo của mình: chọn mục tiêu để đo lường, hoặc thiết kế một thước đo mới hoặc liệt kê các hướng dẫn để tìm nguồn dữ liệu cho một thước đo KPI hay tạo bảng tính và biểu đồ cho một thước đo KPI mới hoặc tìm kiếm xu hướng hoặc thiết lập mục tiêu hay xem xét 3 yes tưởng xem làm thế nào cải thiện hiệu suất?
BƯỚC 7: Bắt đầu ngay bây giờ. Theo nghĩa đen, ngay bây giờ.
Ngay bây giờ, khi bạn đọc xong đoạn này, hãy lên lịch trình cho giờ đo lường KPI và quyết định xem hành động đầu tiên bạn sẽ làm khi thời gian đến là gì. Thiết lập bảo vệ cho giờ đo lường đó, thiết kế môi trường và đặt nó vào lịch trình của bạn cùng với một tuyên bố rõ ràng về hành động đầu tiên mà bạn sẽ thực hiện để việc đo lường xảy ra.
