Về cơ bản tôi không đồng tình rằng chúng ta nên phấn đấu đạt mục tiêu KPI mỗi tháng (hoặc bất kỳ tần suất nào chúng ta đo lường). Chúng ta cần các mục tiêu có ý nghĩa hơn.
Việc theo đuổi mục tiêu KPI nhanh – những con số chúng ta cố gắng đạt được mỗi ngày, mỗi tuần hay mỗi tháng – giống như đi tàu lượn siêu tốc. Lên và xuống hầu như ngẫu nhiên. Mục tiêu như thế này không thúc đẩy cải tiến; chúng khiến chúng ta kiệt sức.
Thực tế mọi thứ đều có mô hình biến thiên tự nhiên riêng. Hiệu suất không bao giờ chính xác và rõ ràng. Nếu muốn cải thiện hiệu suất, chúng ta cần tính đến sự thay đổi xem làm thế nào diễn giải hiệu suất hiện tại và làm thế nào thiết lập mục tiêu hợp lý.
Đây là lý do tại sao tôi sử dụng biểu đồ XmR. Chúng kể một câu chuyện trung thực và hữu ích về hiệu suất so với mục tiêu. Và chúng khiến chúng khiến việc thiết lập 3 loại mục tiêu hữu ích cho cải tiến cuối cùng trở nên rõ ràng hơn.
1. Mục tiêu cho mức hiệu suất trung bình
Chúng ta quan tâm đến việc di chuyển hiệu suất theo một hướng cụ thể. Ví dụ:
- Tăng sự hài lòng của khách hàng hàng tháng trung bình từ 6,5 đến 8,0 trên thang điểm 10.
- Giảm số lượng làm lại trung bình từ 4h/ nhân viên xuống còn 2h/ nhân viên
Vì vậy, mục tiêu hợp lý cho tình huống này là đường trung bình (đại diện cho hiệu suất hiện tại) trong biểu đồ XmR.
2. Mục tiêu cho hiệu suất dự đoán
Chúng ta muốn cải thiện hiệu suất. Ví dụ:
- Giảm sự biến thiên trong chi tiêu liên quan đến ngân sách từ +\- $ 35K xuống còn +\- $ 10K.
- Giảm thời gian cần thiết để chuyển nhân viên sang công việc mới từ 5 đến 120 ngày, giảm xuống còn 2 đến 30 ngày.
Vì vậy, mục tiêu hợp lý cho tình huống này là mục tiêu gồm cả giới hạn trên và dưới (đại diện cho số biến thiên tự nhiên trong hiệu suất) trong biểu đố XmR dưới đây. Đó là mục tiêu về phạm vi và còn được gọi là dung sai hay giới hạn tiêu chuẩn kỹ thuật.
Ngẫu nhiên, khi chúng ta giảm sự thay đổi trong một thước đo, thường cũng thấy được mức hiệu suất trung bình được cải thiện.
3. Mục tiêu cho các ngưỡng hiệu suất
Chúng ta quan tâm tới việc di chuyển lên một cấp độ cụ thể hoặc dưới một cấp độ cụ thể. Ví dụ:
- Tăng thời gian hoạt động của hệ thống, không bao giờ thấp hơn mức trung bình hàng tuần là 98%.
- Giảm số lượng thương tích nơi làm việc, không bao giờ cao hơn 5 thương tích mỗi tháng.
Vì vậy, mục tiêu hợp lý cho tình huống này là giới hạn trên hoặc dưới trong biểu đồ XmR.
Thoát khỏi sự biến thiên như tàu lượn siêu tốc
Nếu đang đạt mục tiêu hàng tháng, thì bạn không thực sự có mục tiêu. Hiệu suất tốt hơn so với mục tiêu. Và nếu bạn liên tục đạt mục tiêu tháng hoặc không đạt nó, thì sự chú ý của bạn không phải là hiệu suất; nó là một trò chơi ngớ ngẩn.
Hãy nghĩ tới mục tiêu như một công cụ để cải thiện khả năng, không phải nỗ lực. Và thiết lập mục tiêu hữu ích để thúc đẩy hành vi cải thiện khả năng.
