Các KPI đưa ra lời khuyên cho bạn về những điều đang diễn ra trong doanh nghiệp, từ đó bạn có thể lựa chọn cách thích hợp nhất để quản lý hiệu suất của nó. Điều này có nghĩa bạn sẽ chọn các loại hành động khác nhau tùy thuộc vào loại lời khuyên mà thước đo KPI đưa ra, hoặc, tùy vào loại tín hiệu nó chỉ ra.
Có bảy tín hiệu hiệu suất quan trọng mà bạn sẽ muốn tìm kiếm và sẵn sàng phản hồi khi bạn nhìn thấy chúng:
Tín hiệu 1: Hiệu suất không thể đoán trước hoặc hỗn loạn
Khi hiệu suất không thể đoán trước, bạn sẽ thấy nó biến động mạnh với độ biến động rất lớn từ tuần này sang tuần khác hoặc tháng này sang tháng khác. Hành vi hỗn loạn này là triệu chứng của một quy trình ngoài tầm kiểm soát vì thiếu tiêu chuẩn hóa trong các bước quy trình hoặc đầu vào được sử dụng. Đừng cố gắng cải thiện hiệu suất. Bạn cần phải kiểm soát nó trước.
Tín hiệu 2: Hiệu suất đang xấu đi
Tùy thuộc vào thước đo KPI, hiệu suất xấu đi có thể được chứng minh bằng xu hướng tăng hoặc thay đổi, như trong trường hợp KPI Chi tiêu hoặc Giờ làm lại, hoặc theo xu hướng giảm hoặc thay đổi, như trong trường hợp KPI Sự hài lòng khách hàng hoặc Lợi nhuận. Nếu bạn có thể xác định chính xác khi khi nào hiệu suất bắt đầu xấu đi, bạn sẽ có cơ hội tốt hơn tìm ra lý do tại sao và thực hiện hành động để xoay chuyển xu hướng.
Tín hiệu 3: Hiệu suất ổn định và không thay đổi
Giá trị KPI sẽ luôn thay đổi ở một mức độ nào đó và sự thay đổi không nhất thiết có nghĩa là thay đổi. Nếu các giá trị KPI thay đổi nhất quán trong cùng một dải hoặc phạm vi và bạn không thấy bất kỳ giá trị nào tách khỏi mẫu nhất quán nhưng ngẫu nhiên này theo thời gian, thì KPI đó báo hiệu không có gì thay đổi. Đôi khi điều đó tốt, nhưng nó không tốt nếu bạn mong đợi thấy được cải thiện xảy ra.
Tín hiệu 4: Hiệu suất đang được cải thiện, nhưng không đủ nhanh để đạt được mục tiêu
Tất cả sự cải thiện hiệu suất đều tốt, khi được lên kế hoạch, nhưng đôi khi cải tiến không đủ lớn hoặc đủ nhanh để đạt được các mục tiêu đã hoạch định. Nếu các mục tiêu vẫn còn quan trọng và KPI của bạn báo hiệu rằng tốc độ cải thiện không đủ nhanh để đạt được mục tiêu kịp thời, bạn cần phải can thiệp.
Tín hiệu 5: Hiệu suất được cải thiện với tốc độ đủ nhanh mà có thể đáp ứng mục tiêu
Đây là một tín hiệu tốt! Rằng KPI của bạn thực sự hướng tới mục tiêu, cho thấy các chiến lược và dự án cải tiến của bạn nhằm đạt được mục tiêu đang hiệu quả. Nhưng những tín hiệu như vậy không phải là một dấu hiệu chắc chắn, vì cũng giống như các yếu tố ngoại lai có thể gây ra hiệu suất suy giảm ngoài tầm kiểm soát của bạn, chúng cũng có thể gây ra sự cải thiện hiệu suất ngoài tầm kiểm soát của bạn. Hãy kiểm tra trước khi bạn ăn mừng.
Tín hiệu 6: Hiệu suất đã đạt được mục tiêu
Tín hiệu tốt nhất có được từ KPI của bạn là mục tiêu đã đạt được. Như với tín hiệu khi theo dõi KPI tiến tới mục tiêu, đây là một dấu hiệu tuyệt vời cho thấy các chiến lược và dự án cải tiến của bạn đã hiệu quả. Nhưng một lần nữa, những tín hiệu như vậy không phải là một dấu hiệu chắc chắn, bởi vì những yếu tố bên ngoài nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn. Kiểm tra trước khi ăn mừng.
Tín hiệu 7: Hiệu suất đã vượt quá mục tiêu
Trái với những gì bạn có thể nghĩ, vượt quá mục tiêu không tốt hơn so với đạt được mục tiêu. Đó là một sự lãng phí tài nguyên và thời gian, mà có thể đã được chi tiêu tốt hơn để khắc phục những thiếu sót hiệu suất quan trọng hơn.
Cách tốt nhất để chắc chắn rằng bạn có thể thấy các tín hiệu này trong KPI của mình là trình bày chúng theo chuỗi thời gian, sử dụng biểu đồ đường, với ít nhất 20 giá trị lịch sử và thêm mục tiêu vào như một điểm nên đạt được trong tương lai. Sau đó, bạn sẽ có một cái nhìn rõ ràng về những gì thực sự xảy ra với hiệu suất và sẽ không đưa ra những quyết định vội vàng và lãng phí từ những kết luận vội vàng dựa trên cơ sở so sánh “tháng này so với tháng trước”.
Hành động:
KPI của bạn có thể hiện bằng đồ họa theo cách có thể làm nổi bật 7 tín hiệu hiệu suất quan trọng này không?
Nếu không, hãy thể hiện các số đo theo biểu đồ đường theo dòng thời gian, với ít nhất 20 giá trị lịch sử và thêm mục tiêu vào như một điểm dữ liệu đạt được trong tương lai.
