OKR (Mục tiêu và kết quả chính) là gì?
Hệ thống OKR là một công cụ hiệu suất giúp thiết lập, truyền thông và giám sát các mục tiêu trong một tổ chức để tất cả nhân viên làm việc cùng nhau theo một hướng.
Vẻ đẹp của hệ thống là:
- OKR cung cấp một khuôn khổ đơn giản, thực tế và minh bạch nhằm theo dõi và đo lường các mục tiêu,
- Biến tất cả mục tiêu trở thành một điều gì đó để các thành viên khao khát đạt được và có thể đo lường.
Tại sao hệ thống OKR hữu ích?
Khi sử dụng hệ thống OKR, nó giúp bạn:
- Liên kết: OKR giúp tất cả các thành viên trong nhóm được kéo theo cùng một hướng và đóng góp vào những điều quan trọng nhất với kết quả.
- Sự tham gia: OKR mang lại cho đội nhóm ý thức về mục đích và ý nghĩa của mục tiêu và do đó làm tăng sự tham gia.
- Tập trung: OKR giúp cả nhóm tập trung nỗ lực với những điều quan trọng.
- Hiệu suất: OKR kích thích nhân viên vượt lên trên và ra ngoài vùng giới hạn, và họ thường thực hiện tốt hơn mức mong đợi.
- Tự chủ: OKR giúp các nhóm làm việc tự chủ, chắc chắn với kiến thức mà họ đóng góp cho mục tiêu tổng thể.
Trong số năm lợi ích trên, điều quan trọng nhất là sự liên kết, đây là một trong những thách thức lớn nhất mà các đội gặp phải khi phát triển. OKR cho phép liên kết trong khi đội nhóm vẫn giữ quyền tự chủ của họ.
Làm thế nào thiết lập OKR
Chúng ta thiết lập mục tiêu và kết quả chính như một phần trong quy trình lập kế hoạch.
Các cấp độ khác nhau của công ty đặt ra những mục tiêu khác nhau và đo lường các kết quả chính khác nhau.
- Cấp công ty: Đội ngũ quản lý cấp cao thiết lập các mục tiêu và kết quả chính (OKR) có thể đo lường được trong 1 – 3 năm tới.
- Cấp bộ phận: Người quản lý cùng đội nhóm thiết lập các mục tiêu và kết quả chính (OKR) cho bộ phận nhằm đóng góp vào việc hoàn thành mục tiêu cấp công ty.
- Cấp cá nhân: Tương tự, mỗi cá nhân có các mục tiêu và kết quả chính (OKR) của bản thân để đóng góp vào việc hoàn thành mục tiêu cấp bộ phận và cấp công ty.
Mối quan hệ phân cấp và sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các cấp mục tiêu và kết quả chính (OKR) giúp xác định rõ ràng mục đích của mỗi nhóm và liên kết nó với các mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp.
Chúng tôi nghĩ rằng đây là một công cụ quản lý rất mạnh mẽ, tạo ra sự rõ ràng trong toàn tổ chức.
Hệ thống phân cấp của OKR giúp tạo ra sự liên kết và đóng góp rõ ràng
Quá trình của chúng tôi
Bạn có thể tham khảo một chu trình thiết lập OKR (một nhánh) của chúng tôi:
- Trước khi bắt đầu mỗi quý, nhóm lãnh đạo tập hợp các OKR cấp công ty (về sản phẩm).
- Sau đó, các nhóm nhỏ hơn thiết lập OKR dựa trên OKR cấp công ty.
- Cuối cùng, nhóm lãnh đạo và các nhóm nhỏ cùng nhau rà soát OKR của nhóm. để cải thiện OKR dựa trên phản hồi nhận được.
Quy trình này giúp chúng tôi xác định các mối liên kết và phụ thuộc lẫn nhau giữa OKR của các nhóm với nhau và với OKR cấp công ty.
Chúng tôi đã thực hiện chu trình này mỗi quý kể từ đầu năm. Chất lượng của quy trình OKR đã được cải thiện hàng quý và có nhiều bài học được rút ra trong suốt tiến trình.
Ví dụ:
- Lần đầu tiên chúng tôi triển khai quy trình này, mỗi đội có khá nhiều mục tiêu được xác định từ trước, và rất khó để liên kết các nhóm với nhau. Mỗi nhóm đi một hướng, thậm chí các những mục tiêu xung đột nhau.
- Trong chu kỳ gần đây nhất, chúng tôi đã cải thiện việc này, các đội đưa ra OKR dựa trên tiêu chí đóng góp vào các mục tiêu cấp công ty. Đồng thời, liên kết với OKR của các nhóm khác (nhằm tạo sự cộng hưởng).
Là một nhóm, chúng tôi có thói quen liên tục học hỏi nhằm cải thiện bản thân và quá trình OKR không phải là ngoại lệ, cũng cần được cải tiến liên tục.
Điều gì đã diễn ra tốt đẹp?
Từ khi bắt đầu sử dụng hệ thống OKR, chúng tôi nhận thấy được lợi ích trong các lĩnh vực sau:
1. Ưu tiên và tập trung
OKR giúp làm rõ các ưu tiên và tập trung toàn bộ nỗ lực của nhóm vào đó.
2. Liên kết và truyền thông
Vì các nhóm tham gia vào quá trình xác định OKR, nên có sự liên kết tốt hơn giữa các nhóm; Đồng thời dễ dàng hơn trong việc truyền thông cho nhân viên hiểu về các mục tiêu ưu tiên và đóng góp của họ trong bức tranh toàn cảnh.
3. Đo lường và trách nhiệm
OKR xác định rõ các kết quả chính cần đạt được bằng các con số, điều này giúp mục tiêu có thể đo lường. Cũng như gán trách nhiệm, cao hơn là quyền sở hữu, cho từng thành viên với OKR.
OKR giúp đội nhóm thế nào
Những vấp ngã chúng tôi gặp phải
Tuy nhiên, quá trình thiết lập mục tiêu và làm việc hướng tới các kết quả chính có thể đo lường được không phải là không có cạm bẫy.
1. Kế hoạch hàng quý gây ra mâu thuẫn
Lập kế hoạch cho 3 tháng có thể khó khăn. Tồi tệ nhất, nó làm suy yếu sự nhanh nhẹn. Đôi khi thực tế thay đổi, và kết quả quan trọng ban đầu chúng tôi đã xác định không còn phù hợp nữa.
2. Chúng tôi không làm đủ cụ thể lúc đầu
Một số mục tiêu và kết quả chính không thể đo lường được theo quý. Và chúng tôi đã không lường trước được điều đó.
3. Chúng tôi đặt quá nhiều OKR
Có một điểm ngọt giữa mức quá nhiều OKR và không đủ (quá ít); chúng tôi vẫn đang tìm điểm cân bằng đó. Dù sao, một bài học đã được rút ra rằng có quá nhiều kết quả chính có thể làm giảm sự tập trung.
Thực tiễn tốt nhất – Chúng ta nên tiếp tục làm gì?
Chỉ sau 9 tháng, chúng tôi có một ý tưởng tốt về những gì đạt hiệu quả. Dưới đây là một hướng dẫn khi bạn thiết lập hệ thống OKR:
- Đầu tư nhiều thời gian hơn, ngay từ đầu, để đưa ra các OKR tốt hơn.
- Không sử dụng quy trình phân bổ mục tiêu từ trên xuống, thay vào đó, là quy trình liên kết mục tiêu.
- Thiết kế OKR để thúc đẩy quyền tự chủ của các thành viên và đội nhóm.
- Tránh có quá nhiều OKR. Càng đơn giản càng tốt. Theo kinh nghiệm của chúng tôi, không nên có nhiều hơn 3 mục tiêu và 3-5 kết quả chính cho mỗi mục tiêu.
- Làm rõ mối liên kết của OKR đội nhóm với OKR cấp công ty. Điều này giúp các thành viên hiểu rõ lý do tại sao họ đang làm việc.
- Khiến mỗi OKR có thể đo lường được, dễ dàng theo dõi và cập nhật số liệu thường xuyên.
- Tích cực sử dụng OKR trong các phiên họp lập kế hoạch và đánh giá hiệu quả.
- Loại bỏ hoặc điều chỉnh một số kết quả chính khi thực tế thay đổi. Không cần phải tiếp tục đo lường một cái gì đó mà bạn biết sẽ không xảy ra hoặc không có ý nghĩa.
- Không chỉ theo OKR của nhóm mình, mà còn theo dõi OKR của các đội khác có liên kết (tác động) tới OKR của nhóm mình.
