Đo lường và Cải thiện hiệu suất doanh nghiệp?
Hiểu đúng về Chỉ số hiệu suất chính KPI
Một Key Performance Indicator (KPI) là một chỉ số hiệu suất chính của doanh nghiệp. KPI là bằng chứng thể hiện liệu chúng ta đã đạt được mục tiêu kinh doanh hay là chưa?
Các doanh nghiệp sử dụng chỉ số hiệu suất ở nhiều cấp để đánh giá mức độ thành công của họ trong việc đạt được mục tiêu. Ví dụ:
- KPI cấp công ty: tập trung vào hiệu suất chung của doanh nghiệp,
- KPI cấp phòng/ban: tập trung vào các quy trình hoặc các bộ phận như bán hàng, tiếp thị hoặc sản xuất…
Điều gì làm cho KPI hiệu quả?
Chúng ta đã biết KPI là viết tắt của “chỉ số hiệu suất chính“. Bây giờ, hãy nhìn sâu hơn!
Nhiều doanh nghiệp mù quáng sử dụng bộ KPI sẵn có trên thị trường và sau đó tự hỏi:
- “Tại sao KPI đó không phản ánh đúng và đầy đủ về doanh nghiệp của họ?” Và
- “Tại sao KPI đó không tạo ra bất kỳ sự thay đổi tích cực nào?“. Hoặc
- “Tại sao cán bộ nhân viên của tôi sợ hãi KPI? Dần dần họ chỉ trích nhau và đá quả bóng trách nhiệm?“
Một trong những lợi ích quan trọng nhất của KPI, nhưng thường bị bỏ qua, KPI là một hình thức giao tiếp. Thông tin KPI ngắn gọn, rõ ràng và có liên quan sẽ kích thích khả năng tiếp thu và thúc đẩy hành động. Đây chính là một công cụ hiệu quả để giúp các nhóm hoạt động hiệu quả hơn .
Để xây dựng KPI, bạn có thể bắt đầu từ những điều vô cùng căn bản, như:
- Mục tiêu quan trọng nhất của doanh nghiệp là gì?
- Chỉ số hiệu suất KPI – hay đơn giản hơn – con số nào chứng minh mục tiêu này đã được hoàn thành hay là chưa?
- Ai phụ trách việc đạt được mục tiêu này?
Đi vào chi tiết hơn nhé…
Bí mật nằm ở Cách xác định KPI có ý nghĩa
Xác định các chỉ số hiệu suất KPI có ý nghĩa là một công việc khó khăn (nếu không biết cách). Nhiều doanh nghiệp xây dựng KPI bằng cách mua tài liệu và áp dụng KPI sẵn có trên thị trường. Ồ, họ không hiểu rằng:
“KPI chỉ có ý nghĩa – khi nó được đặt trong một bối cảnh nhất định.” Bối cảnh của mỗi doanh nghiệp khác nhau, tại sao lại sử dụng cùng 1 KPI nhỉ? OMG!
KPI cần được xác định theo các mục tiêu kinh doanh quan trọng của doanh nghiệp. Bạn có thể thực hiện theo 6 câu hỏi dưới đây để xác định một KPI có ý nghĩa:
| Câu hỏi | Ví dụ câu trả lời | |
| 1 | Kết quả mong muốn của bạn là gì? | Kết quả mong muốn của tôi là: “Tăng doanh thu bán hàng” trong năm nay. |
| 2 | Tại sao kết quả này lại quan trọng với doanh nghiệp? | Nếu đạt được kết quả này, doanh nghiệp của tôi sẽ có lợi nhuận (lãi). |
| 3 | Kết quả này được thể hiện (được chứng minh) bởi con số nào? | Con số chứng minh việc doanh thu bán hàng có tăng hay không – chính là: % tăng trưởng doanh thu bán hàng của năm nay so với năm trước (KPI). |
| 4 | Con số chính xác bạn muốn cho kết quả này là bao nhiêu? | Con số chính xác tôi muốn là % tăng trưởng doanh thu năm nay là 50% (so với năm ngoái). |
| 5 | Ai chịu trách nhiệm cập nhật số liệu để đo lường? | Trưởng nhóm hỗ trợ kinh doanh là người cập nhật số liệu này. |
| 6 | Và ai chịu trách nhiệm về việc hoàn thành kết quả này? | Giám đốc kinh doanh là người chịu trách nhiệm về việc hoàn thành mục tiêu (50%) này. |
KPI đang gieo rắc nỗi sợ hãi trong doanh nghiệp?
KPI đem đến nỗi sợ hãi cho nhân viên? Thật không may, nhiều doanh nghiệp đang sử dụng KPI như một công cụ để kiểm soát và trả lương cho nhân viên… Nó khiến nhân viên sợ hãi vì luôn có một cái “roi” vô hình, ở sau lưng, sẵn sàng “quất” ngay khi mình không đạt KPI.
Tội nghiệp cho KPI. Nó trở thành “nạn nhân” thay vì là người hùng, chỉ bởi vì người sử dụng – dùng không đúng mục đích.
Chúng tôi sẽ viết một bài hướng dẫn khác, để giúp bạn xây dựng KPI có ý nghĩa hơn và sử dụng đúng mục đích của KPI để “Đo lường và Cải thiện hiệu suất doanh nghiệp”.
