Trong quá trình tìm hiểu xem làm thế nào chọn mục tiêu có ý nghĩa cho KPI và các thước đo hiệu suất, chúng ta thường tìm kiếm một quy trình hoặc công thức để thiết lập KPI phù hợp. Nhưng điều chúng ta nên làm trước đó, là kiểm tra xem các điều kiện có phù hợp với bất kỳ KPI nào hay không.
Ba điều kiện ảnh hưởng đến sự khao khát của một nhóm với mục tiêu KPI là: sự hỗ trợ, tham gia và tin tưởng. Nếu không được đáp ứng, mục tiêu sẽ bị thiệt hại nhiều hơn là có lợi.
Điều kiện số 1: Hỗ trợ.
Nó là về mức độ rõ ràng, tích cực và thường xuyên các nhà lãnh đạo cung cấp những gì đội nhóm cần để theo đuổi mục tiêu. Những nhu cầu này có thể bao gồm nguồn cảm hứng, sự khuyến khích, sự cho phép hoặc thẩm quyền, tiền bạc, tiếp cận với sự giúp đỡ, không gian và thời gian.
Điều kiện số 2: Tham gia
Tham gia ở đây là việc đội nhóm có có bao nhiêu quyền sở hữu với thước đo và mục tiêu. Mức độ sở hữu thường đến từ tổng số tham gia và tổng số ảnh hưởng của nhóm đã có trong việc thiết kế chỉ số và chọn lựa mục tiêu.
Điều kiện số 3: Niềm tin.
Điều kiện niềm tin là việc đội nhóm nhận thức được khả năng đạt được mục tiêu ở mức nào. Đây có thể là cấp độ kỹ năng trong nhiệm vụ cải thiện hiệu suất. Hay có thể là mức độ hiểu biết về nguyên nhân hạn chế hiệu suất hiện tại. Hay nó có thể là mức độ kiểm soát hoặc ảnh hưởng tới quá trình hoặc hệ thống cần cải thiện.
Khi nào thiết lập mục tiêu kéo dãn
Một mục tiêu kéo dãn là một cải tiến lớn, thường chỉ có thể đạt được thông qua đổi mới hoặc thiết kế lại quy trình cấp tiến. Điều này đòi hỏi rất nhiều sự tham gia của các thành viên trong nhóm và một sự hiểu biết rất cao về quy trình. Bởi nỗ lực cần thiết để đạt được mục tiêu kéo dãn là không thể biết trước, nó cũng đòi hỏi sự hỗ trợ cao từ các nhà lãnh đạo.
Chỉ thiết lập mục tiêu kéo dãn khi cả ba điều kiện – hỗ trợ, tham gia và niềm tin – đều cao.
Khi nào thiết lập mục tiêu có thể đạt được
Đây là một mục tiêu có thể đạt được với một lượng nỗ lực dự đoán được. Khả năng dự đoán này đến từ việc đội nhóm có niềm tin cao về khả năng tạo ra cải thiện. Và niềm tin cao đó có thể xuất phát từ việc có những cải tiến trong quá khứ. Nhưng để cải tiến xảy ra, họ cần nhiều hơn một chút so với niềm tin; họ cần sự hỗ trợ từ các nhà lãnh đạo hoặc ý thức sở hữu cao (sự tham gia) với kết quả.
Chỉ thiết lập mục tiêu có thể đạt được khi bạn có niềm tin cao và cũng có hỗ trợ hoặc sự tham gia.
Khi nào nên tránh mục tiêu tập thể
Một số lượng lớn hỗ trợ để theo đuổi mục tiêu sẽ không nhượng bộ một nhóm không tham gia vào mục tiêu đó, cũng như không có niềm tin rằng họ có khả năng thực hiện thay đổi.
Mức độ tham gia cao để theo đuổi mục tiêu không đủ nhiên liệu cho một nhóm không có hỗ trợ và không có niềm tin vào khả năng thực hiện thay đổi.
Và một lượng lớn niềm tin vào chính nó sẽ không dẫn đến bất kỳ thay đổi nào trừ khi nhóm cảm thấy được hỗ trợ và thực sự quan tâm đến sự thay đổi.
Tránh mục tiêu tập thể khi 2 trong 3 điều kiện ở mức thấp.
