Andy Grove thường được ghi nhận là cha đẻ của phương pháp OKR, đã giúp biến đổi Intel, Google, LinkedIn và nhiều công ty khác. Tuy nhiên, có rất ít tài liệu bằng văn bản có sẵn cung cấp hướng dẫn từng bước để thiết lập OKR.
Vậy làm thế nào thiết lập OKR cho đội nhóm?
Lý thuyết đằng sau nó:
OKR được thiết lập mà không hiểu rõ về Tầm nhìn của công ty và các chiến lược tiếp theo của nó, sẽ không hiệu quả trong việc tạo ra tác động. Chắc chắn, nhóm có thể thành công trong việc đạt được mục tiêu của mình nhưng vì những mục tiêu này không liên kết với mục tiêu chung, nên nó đem lại rất ít ý nghĩa.
Ví dụ, nếu chuyên gia dinh dưỡng của Usain Bolt chuẩn bị bữa ăn để phù hợp với cuộc đua marathon nhưng huấn luyện viên trưởng muốn anh ấy tham gia cuộc đua nước rút 100 mét! Vậy thì chúng ta sẽ không bao giờ chứng kiến được những chiến thắng tuyệt vời của anh ấy. Tất nhiên đây chỉ là một ví dụ.
Bước đầu tiên:
Bước đầu tiên mà bất kỳ công ty nào cũng cần thực hiện là hình thành các chiến lược giúp đạt được Tầm nhìn. Phương pháp OKR gợi ý rằng các chiến lược này nên được chia thành 3-4 thành phần có thể đo lường được (đọc bài này để biết làm thế nào thực hiện), còn được gọi là Mục tiêu Công ty. Sau khi có mục tiêu chiến lược (cấp công ty), chúng cần được chuyển hóa thành các mục tiêu chiến thuật (cấp phòng/ban).
ACME Sports Co. là một trong những công ty quản lý vận động viên hàng đầu đại diện cho Jamaica. Mục tiêu của họ rất rõ ràng: Đảm bảo tất cả các vận động viên người Jamaica đều giành huy chương vàng trong tất cả các sự kiện mà họ tham gia. Ngoài ra, họ chia mục tiêu này thành các bước nhỏ hơn có thể đạt được.
Liên kết dọc của OKR nhóm với Mục tiêu công ty
Có nhiều đội nhóm tham gia vào việc khiến các vận động viên xứng đang với chiến thắng trong cuộc đua. Mỗi nhóm cần tập trung vào việc đạt được mục tiêu chung bằng cách đạt được mục tiêu trong khu vực trách nhiệm tương ứng của mình.
Đội ngũ dinh dưỡng:
Chuyên gia dinh dưỡng cần đảm bảo mỗi vận động viên đều nhận được dinh dưỡng phù hợp với sự kiện của mình. Với những người chạy cự ly, họ cần ăn những thực phẩm có thể giúp họ duy trì năng lượng trong suốt cuộc đua. Các vận động viên tham gia chạy nước rút 100m hoặc 200m cần phải ăn các loại thực phẩm giúp họ tăng sức mạnh khi họ dành hết năng lượng trong khoảng thời gian ngắn đó.
Mục tiêu: Tạo một kế hoạch ăn kiêng tùy chỉnh theo từng sự kiện của vận động viên
Kết quả chính:
- Tăng 10% sức chịu đựng cho người chạy đường dài
- Tăng 5% tốc độ cho người chạy nước rút
Đội ngũ chuyên gia thể hình
Mỗi vận động viên cần phải ở trạng thái thể lực tốt nhất khi thi đấu. Một nhóm các chuyên gia thể ình được giao nhiệm vụ tạo thói quen riêng biệt theo từng điểm mạnh của từng cá nhân và tìm cách khắc phục điểm yếu của họ.
Mục tiêu: Tạo thói quen tập thể dục cho mỗi vận động viên
Kết quả chính:
- Tăng 10% điểm mạnh cá nhân
- Giảm 70% điểm yếu
Nhóm Vật lý trị liệu
Trong khi các vận động viên tập luyện, đảm bảo họ không phải chịu bất kỳ chấn thương nào. Ngay cả một chấn thương nhẹ cũng có thể làm hỏng màn trình diễn của người tham gia và kéo họ khỏi bất kỳ cơ hội chiến thắng nào. Một nhóm các nhà vật lý trị liệu cần theo dõi nhất quán sức khỏe tổng thể của mọi người tham gia. Họ có thể đề xuất phương pháp phòng ngừa như kỹ thuật khởi động và kéo dài phù hợp để ngăn ngừa thương tích thông thường.
Mục tiêu: Duy trì sức khỏe tốt nhất cho mọi vận động viên
Kết quả chính:
- 0 chấn thương trong 3 tháng trước sự kiện chính
- Tuân thủ 100% một thói quen khởi động và kéo dài nghiêm ngặt
Nhóm tạo động lực
Acme không chỉ tập trung vào thể lực mà còn là tinh thần của tất cả các vận động viên. Họ hiểu rằng để giành chiến thắng, cần phải có sự tích hợp sức mạnh thể chất cộng với ý chí để đẩy một vận động viên vượt quá giới hạn của mình và giành chiến thắng trong cuộc đua. Sự vắng mặt của một trong hai yếu tố có thể làm giảm cơ hội chiến thắng đến một mức độ lớn.
Mục tiêu: Giúp vận động viên duy trì sức khỏe tinh thần và tập trung vào chiến thắng
Kết quả chính:
- Giảm 80% mức độ căng thẳng
- Đô lệch chuẩn nhỏ hơn 5% trong tư thế ngủ
Nhóm trang thiết bị:
Sau tất cả những nỗ lực này, liệu các vận động viên vẫn chiến thắng nếu họ không được trang bị dụng cụ phù hợp? Các thiết bị là một phần mở rộng của cơ thể vận động viên. Nếu không có thiết bị phù hợp, họ sẽ có một nhược điểm khác biệt.
Mục tiêu: Cung cấp thiết bị phù hợp cho mọi sự kiện
Kết quả chính:
- Giảm 50% sức cản của gió
- Tăng độ bám của giày dép (gai) thêm 20%
- Áo thấm mồ hôi 100% nhằm giảm kích ứng
Liên kết ngang giữa OKR của các phòng/ ban chức năng
Tất cả các đội này không thể làm việc riêng rẽ. Mỗi nhóm cần cộng tác với các nhóm còn lại và kết hợp nỗ lực của họ, từ đó tất cả các vận động viên có được mức đầu vào cao nhất để thành công. Nếu những vận động viên này tập luyện rất chăm chỉ nhưng không có chế độ ăn uống phù hợp hoặc không thể hồi phục, thì chắc chắn họ không thể vượt qua đối thủ cạnh tranh. Mục tiêu của mỗi nhóm phụ thuộc lẫn nhau. Thành công hay thất bại của một nhóm duy nhất có thể ảnh hưởng đến toàn bộ mức hiệu suất của công ty.
Cuối cùng, Acme đã có thể tạo ra những người chiến thắng trong số tất cả các vận động viên người Jamaica, do đó đảm bảo cho mỗi người một huy chương vàng trong các sự kiện tương ứng của họ.
Tương tự, điều này áp dụng cho tất cả các tổ chức. Chúng ta có thể thay thế các nhóm giả định này bằng Tài chính, Marketing, Sản phẩm, Bán hàng và các nhóm khác. Khi bạn hiểu phương pháp luận, sắp xếp nỗ lực của các nhóm theo một hướng: Đạt được các Mục tiêu của Công ty. Nếu không làm vậy, nó sẽ chỉ cản trở sự trăng trưởng, mặc cho việc sử dụng một trong những khung thiết lập mục tiêu tốt nhất.
Ví dụ, bộ phận sản phẩm có thể tạo ra một trong những sản phẩm truyền cảm hứng nhất của họ. Nhưng nếu họ không quen thuộc với những gì thị trường mục tiêu mong muốn, sản phẩm sẽ không thể tạo ra bất kỳ tác động nào. Bộ phận sản phẩm cần hợp tác với đội ngũ bán hàng cũng như nhóm marketing để hiểu được nỗi đau của khách hàng và thiết kế sản phẩm phù hợp.
Lưu ý quan trọng: Quá trình thiết lập Nhóm OKR cũng quan trọng như đạt được chúng. Tuy nhiên, sẽ là quá nhiều nếu mong đợi tỷ lệ chấp nhận và thành công 100% trong lần đầu tiên. Nó có thể xảy ra. Không quan trọng về mặt lý thuyết bạn làm tốt thế nào, mọi thứ có xu hướng thay đổi trong thực tế. Nhớ luôn có chỗ có bản dùng thử, lỗi hỏng và cố gắng tránh những lỗi OKR phổ biến này. Khi nắm bắt được nó, bạn sẽ tự động tốt hơn khi thiết lập OKRs.
Những điểm chính
- Trình tự chính xác khi thiết lập mục tiêu là Chiến lược => Mục tiêu công ty => OKR nhóm => OKR cá nhân
- Luôn liên kết OKR nhóm với mục tiêu công ty
- Sự hợp tác giữa các nhóm khác nhau giúp tăng cơ hội tạo ra một sản phẩm tốt hơn
- OKRs cần một vài thử nghiệm và lỗi trước khi bạn hiểu đúng về chúng.
