Làm thế nào tạo ra dashboard với tín hiệu đèn giao thông hay báo cáo đèn giao thông cho KPI, làm nổi bật tín hiệu theo cách rõ ràng, hợp lý và mang tính xây dựng và tránh 3 vấn đề lớn.
Dashboard hay báo cáo sử dụng icon màu đèn giao thông: màu đỏ, vàng và xanh lá cây (còn gọi là RAG – red, amber, green) cho mỗi KPI. Chúng cho biết loại chú ý nào cần có với các chỉ số này.
Chuyên gia phân tích thị giác Stephen Few nói khá nhiều về rủi ro khi sử dụng những màu sắc mặc định này.
Trong bài báo của mình Dashboard Design for Real-Time Situation Awareness, Stephen Few nhắc nhở chúng ta rủi ro đầu tiên khi sử dụng màu đỏ, vàng và xanh lá cây làm màu sắc cho bất kỳ báo cáo nào để ra quyết định là việc 10% dân số nam và 1% dân số nữ bị mù màu.
Vì vậy, họ không thể phân biệt giữa màu đỏ và xanh lá cây. Bạn có nghĩ rằng, chúng ta thường gán những màu sắc này với ý nghĩa ngược nhau và do đó sẽ yêu cầu các hành động hoàn toàn khác nhau?
Stephen cũng chỉ ra rằng sử dụng quá nhiều màu sắc khiến dashboard (hoặc bất kỳ báo cáo nào) trở nên quá áp đảo: chúng ta không thể phân biệt những điều quan trọng. Ông khuyên rằng việc sử dụng màu sắc tốt nhất là tạo ra những thứ cụ thể, ví dụ các thước đo cần được ưu tiên sự chú ý, đứng ngoài phần còn lại.
Vấn đề # 1: Quy tắc phân bổ màu sắc đèn giao thông cho các thước đo KPI được xác định và sử dụng không nhất quán.
Một số so sánh khác nhau được sử dụng làm cơ sở để phân bổ màu xanh lục, màu vàng hoặc màu đỏ cho các KPI trong dashboard và báo cáo sử dụng tín hiệu đèn giao thông.
Màu đỏ thường đại diện cho hiệu suất không thể chấp nhận hoặc xấu. Nhưng quy tắc để quyết định xem liệu thước đo KPI đó có là màu đỏ lại không rõ ràng.
- Có phải khi giai đoạn này tệ hơn giai đoạn kỳ trước hoặc cùng kỳ năm ngoái?
- Hay khi nó tệ hơn 10% hoặc nhiều hơn?
- Có phải là khi giai đoạn này dưới mức mục tiêu?
- Hay khi trung bình hàng năm quá xa so với mục tiêu hàng năm?
- Hay là khi hiệu suất có xu hướng vượt xa khỏi mục tiêu, theo hướng sai?
Màu xanh lá cây thường đại diện cho hiệu suất tốt hoặc hiệu suất chấp nhận được. Và các quy tắc để quyết định xem liệu thước đo này có là màu xanh lá cây cũng không rõ ràng.
- Liệu thời kỳ này tốt hơn kỳ trước hay cùng kỳ năm ngoái?
- Hay khi nó tốt hơn 10% trở lên?
- Có phải khi hiệu suất trong giai đoạn này đã đáp ứng hoặc vượt quá mục tiêu?
- Hay cái gì khác?
Màu hổ phách (hoặc vàng) đại diện cho điều khó hiểu hơn.
- Nó đại diện cho hiệu suất gần như chấp nhận được hay hiệu suất cho thấy đó là dấu hiệu sớm cho thấy điều gì đó xấu?
- Hay nó có nghĩa là hiệu suất gần như tốt?
- Hay nó nghĩa là không thay đổi?
Để bất kỳ báo nào sử dụng màu đèn giao thông hoạt động ổn định và giúp chúng ta đi đến với sự thật về hiệu suất hiện tại, chúng ta cần các quy tắc rất cụ thể để gán màu đèn giao thông (hoặc bôi màu đậm – nhạt) cho mỗi thước đo hiệu suất.
Vấn đề # 2: Giải thích theo tín hiệu đèn giao thông hiếm khi phù hợp với cải tiến hiệu suất.
Các thước đo KPI được cho là định hướng cho hành động của chúng ta nhằm cải thiện hiệu suất. Nhưng các hành động mà tín hiệu đèn giao thông truyền thống thể hiện hiếm có liên quan đến cải thiện hiệu suất cơ sở. Thay vào đó chúng kích hoạt phán xét.
Nhiều người “dị ứng” với màu đỏ trong biểu đồ hiệu suất, nó gây áp lực và sợ hãi. Những người có KPI màu xanh lá cây cảm thấy nhẹ nhõm khi được thưởng bằng tiền, vỗ nhẹ vào lưng hoặc đơn giản là cơ hội thoát khỏi sự chú ý.
Để tận dụng tối đa các thước đo hiệu suất, chủ sở hữu KPI cần cảm thấy tự tin, tò mò và cam kết liên tục cải tiến quy trình giám sát thước đo KPI. Phán xét không có chỗ cho những cảm xúc mang tính xây dựng, mà còn đẩy chúng ta vào nỗi sợ hãi, lo âu, thất vọng và bất lực.
Thành thật mà nói: bạn có thấy việc bào chữa, chỉ trỏ ngón tay và điều trị triệu chứng nhiều hơn là việc thiết kế lại quy trình kinh doanh cơ bản, để phản hồi với tín hiệu màu đỏ?
Vấn đề # 3: Quy tắc đèn giao thông là những đánh giá thống kê không hợp lệ về hiệu suất hiện tại.
Tín hiệu đèn giao thông truyền thống dẫn chúng ta vô tình lạc lối bởi quy tắc sử dụng dữ liệu theo cách rút ra kết luận không phù hợp về hiệu suất. Tháng này tốt hơn tháng trước, thậm chí là hơn 10%, không có nghĩa là hiệu suất tốt hơn. Không có nghĩa là thước đo KPI đó cần màu xanh. Nếu giá trị thước đo KPI thường thay đổi trong khoảng 50 – 70 từ tháng này sang tháng khác, chênh lệch 10% chỉ là một phần của dữ liệu biến thiên tự nhiên.
Một nhà thống kê chuyên nghiệp sẽ không bao giờ phân tích dữ liệu theo cách này. Vậy tại sao ai khác lại làm điều đó và cho rằng nó phù hợp? Các nhà thống kê nghiên cứu hiện tượng biến đổi, bởi vì mọi thứ chúng ta đo lường đều có sự thay đổi. Sự thay đổi này được gây ra bởi một loạt các yếu tố khác nhau, nhỏ bé và to lớn, tương tác trong thế giới phức tạp để kiểm soát hoàn toàn hiệu suất khỏi tay chúng ta. Chúng ta có thể mong đợi không có gì là chính xác và đó là những thứ có thể dự đoán được và trong tầm kiểm soát.
Biến thể tự nhiên này cần được hiểu trước khi chúng ta xem xét liệu một tập hợp dữ liệu có bất kỳ tín hiệu nào cho thấy sự thay đổi không. Hơn nữa, mọi thứ đều có mô hình riêng và số lượng biến thể riêng, đặc biệt là các thước đo hiệu suất. Đó là điều mà phần lớn quy tắc đèn giao thông đã bỏ qua và cuối cùng nó yêu cầu chúng ta hành động khi không cần hành động, nó cho thấy dấu hiệu tốt trong khi thực tế có vấn đề thực sự đang nổi lên.
Liệu có bất kỳ báo cáo nào sử dụng tín hiệu đèn giao hợp lý?
Đừng hiểu lầm: Chúng tôi không nói rằng bạn phải chấp nhận số lượng biến đổi tự nhiên hiện tại trong các thước đo hiệu suất. Trong thực tế, cải thiện hiệu suất là tất cả về việc cố gắng hiểu điều gì góp phần vào sự thay đổi đó và tìm cách giảm thiểu nó. Chúng ta càng kiểm soát hoặc quản lý được nhiều sự thay đổi, hiệu suất sẽ trở nên tốt hơn. Khi đó, chúng ta không thể bỏ qua hay giờ vờ rằng nó không nên ở đó. Và các phương pháp báo cáo thước đo KPI cũng không thể (nếu chúng ta trung thực về việc sử dụng các thước đo KPI để cải thiện hiệu suất).
Đây là lý do tại sao chúng tôi luôn khuyến khích bạn sử dụng biểu đồ XmR. Chúng báo cáo sự thay đổi của thước đo KPI một đầy đủ và phù hợp. Trên thực tế, biểu đồ này định lượng mô hình biến đổi đó cho chúng ta. Biểu đồ XmR cũng đi kèm với các quy tắc rõ ràng và không rõ ràng để phát hiện tín hiệu, vì vậy chúng ta biết chính xác khi nào hiệu suất thay đổi và liệu thay đổi đó có tốt hay không hay khi nào một thay đổi không thể chấp nhận.
Vì vậy, khi chúng ta sử dụng biểu đồ XmR làm cơ sở để giải thích cho thước đo hiệu suất, chúng ta tìm ra ý nghĩa hợp lý hơn và phù hợp hơn về tín hiệu đèn giao thông. Kết hợp các quy tắc nhận biết tín hiệu trong biểu đồ XmR với việc phân bổ sự chú ý dựa trên mức độ ưu tiên và sử dụng các sắc thái của một màu duy nhất để làm nổi bật trực quan các ưu tiên, chúng ta có ba đèn giao thông mới:
- Ưu tiên 1 (mức độ màu đậm nhất): biểu đồ XmR cho thấy hiệu suất hỗn loạn hoặc sự dịch chuyển sai hướng
- Ưu tiên 2 (mức độ màu trung bình): biểu đồ XmR cho thấy không có sự dịch chuyển đúng hướng – hiệu suất tĩnh và không thay đổi
- Ưu tiên 3 (mức độ màu mờ nhất): biểu đồ XmR cho thấy tín hiệu hiệu suất di chuyển theo hướng mong muốn
Ba quy tắc mới này được thể hiện trong dashboard đèn giao thông dưới đây:
Thước đo quan nhất nhất cần thảo luận và phân tích, trong ví dụ trên, là % Từ chối – Rejects (nó có đèn giao thông màu tối hoặc cờ ưu tiên). Đó là bởi vì nó đã di chuyển ra khỏi mục tiêu (các chấm nhỏ màu xanh là mục tiêu chúng ta muốn đạt được). Nó trở nên đơn giản và nhất quán khi giải thích các thước đo theo cách này!.
