Hầu hết mọi người cho rằng đo lường KPI phụ thuộc vào các hệ thống kỹ thuật, như BI (business intelligence) hoặc các ứng dụng công nghệ dashboard.
- Bạn có hệ thống BI. Quá nhiều kho dữ liệu cồng kềnh với hầu hết dữ liệu không được sử dụng tới.
- Hay quá nhiều dashboard được tạo ra và nhanh chóng bị lãng quên, vì chúng không cung cấp thông tin đủ chi tiết.
Những hệ thống kỹ thuật này chắc chắn giúp cho việc đo lường KPI hoạt động tốt hơn, nhưng chỉ khi các hệ thống phi-kỹ-thuật hoạt động tốt trước.
Cụ thể, chúng ta cần 6 hệ thống phi-kỹ-thuật như dưới đây:
1. Hệ thống lập kế hoạch.
Hệ thống lập kế hoạch là thiết lập mục đích và mục tiêu chiến lược cho tổ chức và tất cả các bộ phận. Đó là cách để thiết lập sự ưu tiên cho việc cải thiện hiệu suất.
Không có kế hoạch định hướng rõ ràng, thước đo KPI không có sự tập trung và không có ranh giới. Dàn trải. Lãng phí. Nhiễu thông tin.
2. Hệ thống niềm tin.
Niềm tin về hiệu suất được hình thành dựa trên việc xác định mục đích của KPI là gì?
- KPI để đánh giá nhân viên?
- Hay KPI để phân tích và cải thiện hiệu suất?
Mục đích là gì sẽ quyết định niềm tin của mọi người trong tổ chức.
Để làm tốt, hệ thống niềm tin cần tập trung vào việc phân tích KPI để cải tiến quy trình liên tục thay vì đánh giá, phán xét và kiểm soát nhân viên.
3. Hệ thống thiết kế thước đo KPI
Hệ thống xây dựng và lựa chọn các thước đo KPI là cách mà doanh nghiệp tìm ra bằng chứng tốt nhất về việc có đạt được các mục tiêu quan trọng hay là không?
Để hiệu quả, hệ thống thiết kế thước đo KPI phải là một quy trình có chủ ý, lựa chọn các thước đo KPI thực tế, để theo dõi chặt chẽ mục tiêu.
4. Hệ thống phân bổ mục tiêu chiến lược
Hệ thống phân bổ mục tiêu chiến lược là việc thu hút mọi người đóng góp vào mục tiêu chung của tổ chức và đo lường mức độ tác động của đóng góp đó.
Mỗi một đội nhóm, mỗi một nhân viên cần biết họ có vai trò gì (đóng góp như thế nào) trong việc thực thi chiến lược của tổ chức.
5. Hệ thống thực hiện chiến lược và cải thiện hiệu suất.
Thực hiện chiến lược và liên tục cải thiện hiệu suất là về việc tạo ra các thay đổi. Những thay đổi thực sự nâng cao hiệu suất và đạt được các mục tiêu quan trọng.
Để hiệu quả, hệ thống thực hiện chiến lược và cải thiện hiệu suất cần bắt đầu với các thước đo KPI quan trọng, nhờ đó năng lượng của tổ chức được tập trung vào các ưu tiên trọng điểm.
6. Hệ thống trách nhiệm
Trách nhiệm là việc có ai đó nắm quyền sở hữu mục tiêu và các thước đo KPI, bởi mục tiêu không tự đạt được và cải tiến không tự xảy ra một cách tự phát.
Để hiệu quả, hệ thống trách nhiệm cần tập trung vào người có vai trò phụ trách (sở hữu) các thước đo KPI. Lưu ý: Không nên tập trung trách nhiệm vào việc đạt mục tiêu. Nên tập trung vào việc “làm chủ” KPI, đó là khả năng đo lường, phân tích nguyên nhân và phát triển các sáng kiến để cải thiện hiệu suất.
