Trừ khi báo cáo hiệu suất của bạn tập trung vào việc trả lời ba câu hỏi quan trọng, nếu không chúng có thể khiến bạn buồn ngủ, khiến bạn lạc lối hoặc nhầm lẫn.
Câu hỏi 1: Hiệu suất đang ra sao?
Điều này không có nghĩa là hiệu suất thế nào hôm nay hay nó thế nào tuần trước? Điều đó có nghĩa liệu hiệu suất có thể tiếp tục nếu nó chỉ còn lại một mình? Để trả lời câu hỏi này, các thước đo KPI của bạn cần được thể hiện trong biểu đồ, để thấy được sự thay đổi tự nhiên về hiệu suất theo thời gian. Đó là một khái niệm mới đối với nhiều người, nó rất đơn giản để thực hiện nó.
Trong các báo cáo hiệu suất của bạn, biểu đồ XmR là cách tốt nhất thể hiện thước đo hiệu suất. Những biểu đồ này thể hiện trực quan các tín hiệu về sự thay đổi thực sự trong hiệu suất: sự thay đổi đột ngột, xu hướng dần dần, thay đổi tự nhiên.
Câu 2: Tại sao nó diễn biến như vậy?
Khi nhận thấy tín hiệu trong thước đo KPI, giống như một sự thay đổi đột ngột sai hướng, bạn sẽ bị cám dỗ nhảy thẳng vào các giải pháp. Đào tạo nhân viên … Thuê tư ấn … đầu tư vào công nghệ … đào tạo khách hàng. Nhưng thông thường, các bản sửa lỗi này không thành công, bạn không thấy được sự thay đổi hiệu suất tốt.
Sửa lỗi thất bại khi chúng không được thiết kế nhằm vào nguyên nhân thực sự ẩn chứa dưới các tín hiệu chúng ta thấy được. Vì vậy, trước khi nghĩ tới một giải pháp, bạn nên thẩm vấn thước đo của mình và các dữ liệu liên quan khác để tìm ra nguyên nhân đằng sau tín hiệu. Điều này có nghĩa là phân tích quy trình đang được đo lường, nhằm xác định nguyên nhân tiềm ẩn, sử dụng dữ liệu để xác minh nguyên nhân nào tương quan với tín hiệu trong thước đo của bạn và thêm cả bản tóm tắt phân tích nguyên nhân này trong báo cáo hiệu suất của bạn.
Câu 3: Chúng ta nên phản ứng thế nào?
Khi bạn biết nguyên nhân gây nên tín hiệu trong KPI, bạn sẽ tìm kiếm được các giải pháp phù hợp. Nhưng có nhiều cách để giải quyết hầu hết các vấn đề, vì vậy, báo cáo hiệu suất hữu ích nhất bao gồm một số tùy chọn về giải pháp, cùng với những ưu và nhược điểm mỗi giải pháp, từ đó đối tượng đọc báo cáo có thể đưa ra quyết định sáng suốt về cách tốt nhất để phản ứng với thước đo KPI.
Hành động:
Có lẽ đã đến lúc lấy các báo cáo hiệu suất của bạn và xem liệu chúng trả lời 3 câu hỏi này tốt như thế nào. Trong khi bạn sử dụng nó, tìm hiểu mức độ hữu ích và mức độ sử dụng từ phía người dùng. Sau đó thiết kế một mẫu báo cáo hiệu suất mới dựa trên 3 câu hỏi này.
