Căng thẳng trong công việc, dự án chậm tiến độ và năng suất thấp là tất cả các triệu chứng của vấn đề thay đổi khối lượng công việc. Bạn cảm thấy không thể làm được những điều quan trọng khi chỉ có vài tháng thậm chí là bắt đầu. Giải pháp nằm trong việc đo lường sự thay đổi khối lượng công việc và không chỉ là số lượng.
Dưới đây là ví dụ về một thước đo hiệu suất có nhiều biến đổi. Đó là thước đo số lượng chương trình thực hiện hàng tháng của một công ty đào tạo, được hiển thị trong biểu đồ XmR. Xem có bao nhiêu biến thiên/ sự thay đổi?
Khi có quá nhiều thay đổi, bạn sẽ bị tắc nghẽn. Khi bị tắc nghẽn, bạn mất năng lực.
Tất nhiên không ai trong chúng ta có thể vận hành cuộc sống đều đặn như một chiếc đồng hồ. Sẽ thật vô lý khi mong đợi khối lượng công việc giống hệt nhau mỗi tháng. Nhưng chúng ta có thể mong đợi giảm sự thay đổi từ điểm hiện tại, đến một điều gì đó thú vị hơn và có thể đoán trước được.
Trong năm 2015, công ty tập trung vào việc làm mịn biến thể này và nó đem lại một số lợi ích như:
- Giảm căng thẳng,
- Cải thiện khả năng dự đoán khối lượng công việc và
- Tăng khả năng phân phối chương trình.
Đó là bởi hiện tượng xảy ra khi bạn giảm sự biến thiên: mức hiệu suất được cải thiện như một hệ quả tự nhiên.
Ở phía trên bên phải của biểu đồ, bạn có thể thấy mục tiêu giảm sự thay đổi trong năm 2015. Đó chỉ là vấn đề cải thiện quy trình marketing và lên lịch trình. Mục tiêu có thể khá khiêm tốn, nhưng giám đốc công ty biết cần thiết lại bao nhiêu quá trình để đạt được chúng. Và khi làm được, họ sẽ rất vui mừng.
Bạn cũng có thể làm vậy. Sẽ có rất nhiều cơ hội trong tổ chức để giảm sự thay đổi kết quả hiệu suất mà có thể cải thiện khả năng của bạn. Dưới đây là một vài ý tưởng:
Thước đo năng lực số 1: Thời gian cho công việc ưu tiên
Dành thời gian cho danh mục ưu tiên là phần trăm số giờ làm việc của bạn (hoặc nhóm bạn) chi cho việc thực sự thực hiện các đầu ra ưu tiên. Vâng, bạn sẽ cần bắt đầu theo dõi thời gian của mình mỗi ngày!
Nếu bạn không dành phần lớn thời gian thực hiện kết quả cốt lõi trong vai trò của mình, chắc chắn bạn có vấn đề về năng lực. Một khách hàng của BSClead bắt đầu đo lường điều này cho một nhóm phát triển ứng dụng và nhận thấy rằng họ chỉ dành 30% thời gian của mình vào những ứng dụng kinh doanh cốt lõi.
Thước đo năng lực số 2:Thời gian trung bình thực hiện một nhiệm vụ
Thời gian trung bình thực hiện một nhiệm vụ là thời gian trung bình cần để hoàn thành một loại nhiệm vụ cụ thể. Nhóm nhiệm vụ thành các danh mục tương tự dựa trên thời gian chúng nên được thực hiện và sau đó xem xem liệu thời gian thực tế khác nhau bao nhiêu so với thời gian dự kiến.
Nếu bạn không biết mất bao nhiêu thời gian để hoàn thành công việc, gần như thực tế, mất nhiều thời gian hơn nó cần. Tìm kiếm từ phạm vi leo thang, phiền nhiễu, làm lại và dòng chảy công việc bị gián đoạn theo một cách ngớ ngẩn nào đó.
Thước đo năng lực số 3: Cycle time
Cycle time là thời gian trung bình từ khi khách hàng yêu cầu bạn cung cấp dịch vụ cho đến khi bạn phân phối dịch vụ đó. Cho dù chúng ta gọi họ là khách hàng hay không, tất cả chúng ta đều có những người tiêu thụ kết quả đầu ra công việc của mình và theo cách riêng của họ tạo ra nhu cầu cho nó.
Khi nhu cầu rời rạc và không được quản lý, nó tàn phá khối lượng công việc. Nhưng nhu cầu có thể được quản lý, từ đó sẽ dễ dàng hơn trong việc dự đoán và ổn định hơn theo thời gian. Câu trả lời nằm ở mức độ chủ động trong việc thiết lập mối quan hệ với khách hàng, hiểu nhu cầu của họ và thiết kế quy trình kinh doanh đáp ứng dễ dàng hơn và nhanh hơn.
Hành động
Bắt đầu theo dõi các thước đo đã chọn bằng cách sử dụng biểu đồ XmR và chú ý đến số lượng biến thiên tự nhiên trong các thước đo đó. Sau đó, xem xét giảm sự thay đổi đó bằng cách hợp lý hóa và đơn giản hóa và chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ cơ bản.
