Đo lường hiệu suất dành cho mọi tổ chức, không có nghĩa là bất kỳ lúc nào cũng được. Đôi khi tốt hơn là từ bỏ nó trước khi bắt đầu, tránh gây ra một mớ hỗn độn lớn.
Mớ hỗn độn đó có thể là một đống hoài nghi, sợ hãi, hiểu lầm và là lựa chọn tồi tệ, làm sai và sử dụng sai các thước đo KPI.
Trước khi bắt đầu bất kỳ đo lường hiệu suất nào, kiểm tra các dấu hiệu dưới đây xem liệu bạn có sắp đụng phải một mớ hỗn độn lớn.
Dấu hiệu #1: Thước đo KPI được sử dụng để đánh giá hiệu suất nhân viên – thay vì để cải thiện hiệu suất quy trình.
Nếu bạn chắc chắn rằng thước đo KPI sẽ được sử dụng làm công cụ đánh giá mọi người, đừng bận tâm đến việc bắt đầu. Bạn sẽ khiến tình huống xấu trở nên tồi tệ hơn.
Khi mọi người cảm thấy thước đo KPI như cái roi sau lưng họ, bạn sẽ chỉ tạo nên một nền văn hóa sợ hãi và phòng thủ.
Cải thiện hiệu suất chỉ hiệu quả khi mọi người tin tưởng, cởi mở, trải nghiệm và học hỏi – hoàn toàn ngược lại với sự sợ hãi và phòng thủ. Với nền văn hóa tin tưởng, mắc sai lầm sẽ ổn nếu chúng ta biết học hỏi, khuyến khích tinh thần đồng đội và giải quyết vấn đề, đi sâu vào nguyên nhân gốc rễ thay vì đổ lỗi.
Dấu hiệu #2: Mọi người không hiểu sự khác biệt giữa “cải thiện hiệu suất bằng sáng kiến” và “cải thiện hiệu suất bằng nguồn lực”.
Tương tự, nếu mọi người không hiểu khái niệm về cải thiện hiệu suất, cải thiện bằng nguồn lực và không phải bằng sáng kiến, đó là một dấu hiệu khác cho thấy còn quá sớm cho thước đo hiệu suất.
Một số tổ chức hoặc doanh nghiệp có một nền văn hóa – tại đó mọi người quay lại làm việc mỗi ngày, làm theo giờ và sau đó được trả lương (cho thời gian, chứ không phải cho sáng kiến). Họ chỉ đơn giản là bán thời gian cho tổ chức. Họ không cảm thấy có bất kỳ trách nhiệm nào trong việc cải thiện thành công hay kết quả của tổ chức. Chỉ đơn giản là đánh dấu hoàn thành nhiệm vụ.
Dấu hiệu #3: Mọi người sẽ không dành thời gian làm điều đó đúng cách.
Một dấu hiệu khác mà bạn nên từ bỏ trước khi bắt đầu một chiến dịch đo lường hiệu suất là khi mọi người nhấn mạnh rằng họ không thể dành thời gian cho nó. Họ có thể nói, “Chúng ta sẽ phải phù hợp với nó … Bằng cách nào đó …” Điều họ thực sự nghĩ là “Tôi thực sự có việc cần làm …”
Chỉ cần lắp nó vào là không đủ. Mọi người sẽ không tham gia họp, cuộc họp sẽ dời lại, họ sẽ cắt bỏ các góc để rút ngắn quá trình, năng lượng sẽ ở mức thấp, sự phẫn nộ xuất hiện, động lực thấp và bạn sẽ chỉ tạo ra nỗ lực thất bại.
Bạn cần tự tin rằng mọi người sẽ dành thời gian đo lường hiệu suất, ngay cả khi nó là một cái gì đó ít quan trọng hơn thay vì bị trì hoãn hay hủy bỏ. Và sẽ luôn có điều gì đó kèm quan trọng hơn đo lường hiệu suất! (Tại sao? Bởi nếu bạn không đo lường hiệu suất, bạn không quản lý nó và nếu không quản lý nó, sẽ có rất nhiều thứ bạn đang làm tương đương với việc lãng phí hoặc mất công làm lại.)
Dấu hiệu #4: Bạn làm theo cách mà người khác làm.
Mọi người thường cho rằng công ty khác làm được, thì mình cũng làm được. Chỉ cần brainstorm một số thước đo KPI. Sau đó, nhờ ai đó báo cáo. Sau đó, trở nên hoảng sợ khi thấy tháng này tồi tệ hơn so với tháng trước.
Hầu hết thực tiễn tạo ra, triển khai và sử dụng thước đo KPI thực sự chỉ là những thói quen xấu.
- Bạn không nên đấu tranh để đo lường mục tiêu vô hình.
- Bạn không nên đấu tranh để tìm ra thước đo KPI có ý nghĩa hơn các cột mốc hoạt động tầm thường.
- Bạn không nên đấu tranh để báo cáo thước đo KPI theo cách truyền cảm hứng cho hành động.
- Bạn không nên đấu tranh để diễn giải tín hiệu từ thước đo KPI và chọn ra sáng kiến cải tiến thực sự hiệu quả.
Bạn cần một phương pháp KPI phù hợp nếu nó hiệu quả. Nếu bạn bắt đầu một chiến dịch đo lường giả định rằng “cuộc trò chuyện” hay “brainstorming” hay “SMART” hay “thư viện KPI” là tất cả những gì bạn cần, bạn sẽ chỉ tạo ra một mớ hỗn độn lớn.
Trước khi bắt đầu bất kỳ đo lường KPI nào, hãy kiểm tra các dấu hiệu xem liệu bạn có sắp gặp phải một mớ hỗn độn lớn.
Bắt đầu suy nghĩ
Bạn có đang thúc đẩy đo lường hiệu suất quá sớm? Nếu gặp phải bất kỳ dấu hiệu nào cần loại bỏ trước khi bắt đầu đo lường hiệu suất, hãy thay đổi sự chú ý của bạn.
