Chúng ta sử dụng kỹ thuật brainstorming (kích thích sáng tạo) để xây dựng KPI, bởi vì nó có vẻ dễ dàng và nhanh chóng.
Tại sao? Lại phải thay đổi sang một phương pháp xây dựng KPI khác? Bởi brainstorming không dễ dàng và nhanh chóng như chúng ta nghĩ.
Chi phí xây dựng KPI, bằng kỹ thuật Brainstorming, bị ẩn giấu như những tảng đá sắc nhọn nằm dưới lớp bùn đất lỏng.
Để nâng cao nhận thức về sự lãng phí này, chúng ta cần bằng chứng cho thấy điều đó. Bằng chứng này có thể nhận thấy ngay trong phiên brainstorming, nhưng cũng phải tìm nó kể cả khi brainstorming đã kết thúc.
Bạn chỉ cần tìm ra các loại bằng chứng này:
- Trong phiên brainstorming, tính lượng thời gian mọi người tranh luận hay bàn cãi xem liệu thước KPI nào tốt hơn hay khi ai đó thúc đẩy KPI yêu thích của họ để giành chiến thắng.
- Số ngày nỗ lực và số ngày trôi qua giữa phiên brainstorming và thời điểm mà tại đó đủ các bên liên quan đồng ý sử dụng KPI. Đôi khi nó là không bao giờ (đạt được sự đồng thuận)!
- Số lần tiến hành đo lường và báo cáo sai KPI bởi brainstorming không đủ cụ thể cho các nhà phân tích dữ liệu biết chính xác điều gì là cần thiết.
- Cơ hội để cải thiện hiệu suất mất đi, đó là số ngày từ lúc brainstorm KPI cho tới ngày mà nó cho thấy có sự dịch chuyển gần hơn tới mục tiêu.
Một số lý do rất tốt cho thấy tại sao brainstorming KPI lại gây ra lãng phí:
- Brainstorming tạo ra KPI không phải là thước đo thực tế (là cột mốc hay hành động hay khái niệm mơ hồ) – và điều này có nghĩa là chúng ta lãng phí thời gian thiết kế, lập hồ sơ và tiến hành đo lường KPI không giúp ích gì cho việc hiểu và cải thiện hiệu suất.
- Brainstorming bắt đầu với câu hỏi “làm thế nào chúng ta có thể đo lường mục tiêu này?” – và hầu như không bao giờ dành thời gian kiểm tra xem mục tiêu có thể đo lường được hay không.
- Brainstorming thường là cuộc tranh luận về KPI phổ biến thay vì chọn ra những KPI có ý nghĩa nhất. Thước đo cần phù hợp và khả thi nhất có thể – không chỉ phổ biến.
- Các thước đo được Brainstorm thường quá mơ hồ để triển khai – chúng chỉ là một cái tên và không đủ mô tả hoặc chi tiết để thực hiện nhanh chóng và dễ dàng.
Brainstorming được thiết kế như một công cụ sáng tạo, mở rộng tâm trí xem xét tất cả các khả năng. Lựa chọn KPI không phải là một bài tập sáng tạo. Chúng ta muốn thu hẹp bằng chứng tốt nhất về mục tiêu và đó là một bài tập logic.
Phải làm gì thay vì brainstorming KPI
Trong BSClead có một kỹ thuật gọi là Thiết kế KPI:
- Nó bắt đầu với một mục tiêu đã được thử nghiệm và cải tiến về khả năng đo lường.
- Sau đó, chúng ta mô tả bằng chứng (chưa phải là thước đo) đã quan sát thấy, xem liệu mục tiêu có đã xảy ra trong thực tế.
- Sau đó chuyển đổi bằng chứng đó thành một danh sách các thước đo KPI tiềm năng đáp ứng định nghĩa KPI thực sự là gì và theo công thức viết ra thước đo KPI tốt).
- Tiếp tục đánh giá sự liên quan và tính khả thi của từng thước đo KPI tiềm năng
- Điểm số liên quan và tính khả thi cao nhất cho thấy thước đo KPI tốt nhất
Đây là các bước được suy xét, sử dụng logic để tìm ra KPI tốt nhất cho mục tiêu. Và nó hiệu quả mọi lúc.Vì:
- Thiết kế thước đo KPI đưa ra một quy trình hợp lý để chọn lựa KPI, trong khi brainstorming là ngẫu nhiên và không có cấu trúc.
- Thiết kế thước đo KPI là cộng tác một cách tập trung và cho phép mọi người đóng góp thích hợp, vào những thời điểm thích hợp trong quá trình, xây dựng nhiều sự tham gia từ rất sớm.
- Thiết kế thước đo KPI được chọn từ danh sách ngắn các phương án KPI để chọn bằng chứng tốt nhất cho mục tiêu, chứ không phải là một cuộc tranh cãi phổ biến dựa trên chương trình nghị sự cá nhân
- Thiết kế thước đo KPI không lãng phí bất kỳ lúc nào – mất khoảng 30 phút để thiết kế một KPI cho một mục tiêu và với kỹ thuật “phòng tranh KPI“ mất nửa ngày để các bên liên quan rộng hơn tham gia vào, KPI hầu như luôn sẵn sàng để được triển khai ngay lập tức.
Cuối buổi Thiết kế thước đo KPI, ít nhất một người trong nhóm nói to: “Tôi thực sự vui mừng với thước đo này!” Sự tham gia, rõ ràng và năng lượng đem thước đo KPI mới vào cuộc sống. Brainstorming không bao giờ có thể đạt được chiều sâu ý nghĩa và sự tham gia vào các thước đo KPI, nhanh như vậy. Và đó là lý do tại sao nó lãng phí quá nhiều thời gian hơn chúng ta biết.
Brainstorming không bao giờ có thể đạt được chiều sâu ý nghĩa và sự tham gia trong KPI một cách nhanh chóng và dễ dàng như kỹ thuật Thiết kế thước đo KPI của BSClead.
Thảo luận
Đội nào trong tổ chức bạn hiện không thể tìm ra mối liên kết của họ với chiến lược?
