Không có thời gian để đo lường KPI?
Giống như chạy xung quanh làm quá nhiều việc – hơn là – tìm ra những việc quan trọng nhất để làm.
Không có thời gian là một cái cớ, không phải là một lý do, khi không đo lường hiệu suất. Bạn không thể quá bận rộn khi lái xe mà không theo dõi điều hướng, tốc độ và an toàn của bạn.
Nếu không theo dõi chúng, bạn biết điều gì sẽ xảy ra: cuối cùng bạn sẽ mất nhiều thời gian hơn để đến nơi bạn muốn đến.
Lý do thực sự chúng ta không dành thời gian để đo lường những thứ quan trọng là vì chúng ta thừa nhận lãng phí trong cách chúng ta hoàn thành công việc Lãng phí sinh sản như loài thỏ nếu không được kiểm soát.
Có bốn cách để giảm lãng phí, khi muốn bắt đầu đo lường một thứ quan trọng:
Xóa bỏ những nhiệm vụ thực sự không quan trọng hoặc không cần thiết.
Hãy trung thực và tàn nhẫn. Chắc chắn sẽ có những việc bạn làm chỉ là không cần thực hiện nữa:
- Đọc những thứ thú vị nhưng không hữu ích (bao gồm email).
- Tham dự mọi cuộc họp được mời hay ở lại lâu hơn cần thiết.
- Bất kỳ nhiệm vụ nào mà bạn không thể mô tả một mục đích hấp dẫn liên kết đến các ưu tiên công việc của bạn hay hậu quả không thể chấp nhận được khi không làm nó.
Thực hành nói “không” và thấy điều gì xảy ra. Nó sẽ không tệ như bạn nghĩ đâu.
Giao việc cho ai đó.
Chắc chắn, không ai có thể làm việc đó giống như bạn. Nhưng chỉ vì bạn giỏi về một thứ không có nghĩa là bạn phải làm điều đó. Có rất nhiều thứ bạn có thể ủy thác cho người khác:
- Sắp xếp lịch công tác.
- Nghiên cứu (hoặc ít nhất là giai đoạn đầu tiên của việc thu thập dữ liệu).
- Quản lý email và trả lời những email mà có thể sử dụng phản hồi mẫu.
THU NHỎ các nhiệm vụ dư thừa hoặc tránh làm quá phức tạp ngay từ đầu.
Mọi người thường làm nhiều hơn mức cần thiết. Bạn có biết khái niệm Sản phẩm khả dụng tối thiểu (MVP), khi nói tới Phát triển phần mềm. Bạn làm lượng công việc ít nhất có thể, để tạo ra sản lượng nhỏ nhất sẽ đáp ứng nhu cầu cấp thiết nhất của người dùng. Nó vẫn phải có chất lượng tuyệt vời, nhưng chỉ có ít tính năng nhất.
Hãy nghĩ về MVP khi bạn:
- Thiết kế một cuộc họp, hội thảo hoặc buổi thuyết trình.
- Viết một email hoặc báo cáo hoặc đề xuất.
TRÌ HOÃN nhiệm vụ không thực sự khẩn cấp
Khi không thể gỡ bỏ, ủy thác hay thu nhỏ một nhiệm vụ, hãy kiểm tra xem trên thực tế bạn có thể trì hoãn nó không. Có bất kỳ hậu quả ghê gớm nào nếu bạn dời nó sang tháng tới?
- Triển khai một dự án mới (đừng làm thế, nếu bạn đã có đủ số dự án đang thực hiện)
- Tham gia một nhóm cộng đồng mới.
- Gặp gỡ cafe với mọi người.
PHÂN ĐỊNH thời gian rõ ràng cho từng nhiệm vụ
Bạn có thể mất rất nhiều thời gian để chuyển đổi từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác. Phải mất vài phút để tâm trí bạn chuyển từ một cuộc trò chuyện sang viết email báo cáo và quay lại một email khác sau đó bị gián đoạn bởi một cuộc trò chuyện khác. Phân định thời gian cho từng nhiệm vụ có thể thực sự giải phóng thời gian và giúp bạn làm việc hiệu quả hơn:
- Kiểm tra email chỉ một hoặc hai lần một ngày, vào cùng một thời điểm trong ngày và làm trống hộp thư đến
- Dành một vài khối thời gian trong tuần chỉ dành cho các cuộc gặp mặt trực tiếp.
- Khóa bản thân khỏi sự gián đoạn (con người, điện thoại, thực phẩm) để làm việc với một nhiệm vụ duy nhất như viết báo cáo hoặc nghiên cứu.
Hãy nhớ rằng: không ai đạt năng suất hoàn hảo. Chắc chắn 100% rằng có sự lãng phí trong quy trình làm việc của bạn. Chọn lựa việc dễ dàng và sau đó đo lường những điều quan trọng để chọn phần còn lại.
