Hỏi “làm thế nào đo lường tác động của một sáng kiến” có nghĩa bạn không biết thước đo đó là gì. Chắc chắn là vậy. Nhưng nó cũng có nghĩa bạn thậm chí không biết tác động là gì.
Và điều đó có nghĩa bạn chọn lựa sáng kiến trước khi thực sự hiểu bạn cần nó làm gì. Tiếp tục trên con đường này và cuối cùng bạn sẽ lãng phí rất nhiều thời gian, tiền bạc và sự tức giận.
Mục tiêu nào cần sáng kiến?
Chắc chắn, bạn có thể đã có một mục tiêu sáng kiến liên quan, Nhưng có thể nó là một mục tiêu mơ hồ. Nếu đó là một mục tiêu rõ ràng, thì rất dễ để tìm ra một thước đo KPI tốt cho nó. Và trong trường hợp đó, tác động của bất kỳ sáng kiến nào bạn chọn cho mục tiêu này đều được đo lường bởi thước đo KPI của mục tiêu.
Ví dụ, mục tiêu của bạn là “Giảm tổng số thời gian nhân viên dành cho việc làm lại”. Bạn thậm chí có thể tiến thêm một bước và xác định việc làm lại khi thời gian thay đổi hay làm lại một cái gì đó mà không làm đúng từ đầu. Sau đó, thật dễ dàng để thấy được điều này có thể được đo lường một cách có ý nghĩa bằng một cái gì đó như tỷ lệ % giờ làm việc của nhân viên dành cho việc làm lại.
Tiếp tục ví dụ, tác động của bất kỳ sáng kiến nào nhằm giảm việc làm lại sẽ được đo lường bằng tỷ lệ % số giờ làm việc của nhân viên dành cho việc làm lại. Tác động sẽ là sự khác biệt trong thước đo KPI này trước và sau khi sáng kiến được thực hiện.
Thước đo trước sáng kiến
Nếu bạn không biết làm thế nào đo lường tác động các sáng kiến, là do bạn đã chọn sáng kiến quá sớm.
Bạn đã thiết lập sáng kiến không theo thứ tự hợp lý. Và đây là điều khá phổ biến và bạn sẽ thấy điều đó xảy ra trong nhiều quy trình lập kế hoạch. Nó thường đi theo cách này:
- Thiết lập mục tiêu chiến lược (thường mơ hồ và không đo lường được]
- Chọn một sáng kiến để đạt được mục tiêu [mà không suy nghĩ trước về nguyên nhân hay đòn bẩy]
- Thiết lập mục tiêu KPI [thường là một cái gì đó vô nghĩa như cải thiện ‘10%]
- Chọn một thước đo KPI [ví dụ, suy nghĩ sau, nhiều tuần sau, đôi khi khi ngay cả sau khi sáng kiến đã được thực hiện]
Có một thứ tự hợp lý hơn để tiếp cận kế hoạch này, từ đó sáng kiến mới phù hợp và tạo ra tác động đúng (chi tiết hơn ở đây):
- Thiết lập một mục tiêu chiến lược và khiến nó dễ hiểu và có thể đo lường được
- Thiết kế một thước đo KPI có ý nghĩa làm bằng chứng về mức độ mục tiêu đang xảy ra
- Thiết lập mục tiêu hợp lý cho KPI để thể hiện mức độ cải thiện cho thấy mục tiêu đạt được.
- Phân tích quy trình kinh doanh tác động nhiều nhất đến thước đo KPI và tìm ra nguyên nhân lớn nhất khiến nó không hiệu quả ở cấp độ mục tiêu KPI.
- Thiết lập một sáng kiến nhằm giảm thiểu nguyên nhân này
- Thực hiện sáng kiến theo cách cô lập tác động của nó.
Thiết lập không phải là nhảy vội tới quy trình lập kế hoạch. Nó không phải về việc biện minh cho các dự án yêu thích của chúng ta. Nó là về việc dành bao nhiêu tài nguyên một cách khôn ngoan nhất có thể để đạt được mục tiêu chiến lược cụ thể.
Theo quy trình thứ hai, ở trên, để liên kết sáng kiến với thước đo KPI và mục tiêu hiệu suất thường tiết lộ một vài sáng kiến không liên quan hoặc khập khiễng và sẽ lãng phí rất nhiều thời gian và tiền bạc. Và cuối cùng không có sự khác biệt nào quan trọng.
Nếu bạn không biết làm thế nào đo lường một sáng kiến, là bởi bạn đã chọn sáng kiến quá sớm.
