Đánh giá hiện trạng chiến lược là bước đầu tiên trong “9 bước xây dựng chiến lược với BSC” .Trước khi bắt đầu bất kỳ hành trình hoạch định chiến lược nào, điều quan trọng là phải đánh giá những gì đã có, tiến hành một số nghiên cứu thị trường và xem xét các điều kiện kinh tế hiện tại và phát triển hoặc tái phát triển nền tảng chiến lược cấp cao nhất.
“Đánh giá hiện trạng là một cách có cấu trúc để khám phá các lực lượng, xu hướng, cơ hội và các mối đe dọa trong môi trường bên ngoài và xem xét các sản phẩm và dịch vụ của tổ chức đáp ứng nhu cầu của khách hàng và các bên liên quan khác tốt như thế nào” The Institute way, Howard Rohm, et al.
Đánh giá hiện trạng chiến lược có thể được chia thành ba bước chính:
- Xem xét bất kỳ tài liệu chiến lược hiện có được tạo từ tất cả các nguồn.
- Tiến hành một số nghiên cứu thị trường và xem xét điều kiện thị trường/ kinh tế hiện tại/ tương lai.
- Phát triển hoặc tái phát triển nền tảng chiến lược cấp cao nhất.
1. Xem lại tài liệu hiện có
Đó là điều cần thiết để biết được công việc đã được thực hiện tốt thế nào trước đây. Nhiều người sẽ đầu tư thời gian và sức lực vào các chiến lược trước đây và thường được sở hữu. Để giữ cho những người này tham gia và có động lực, công việc của họ phải được công nhận là quan trọng. Hơn nữa, gần như chắc chắn sẽ có những chiến lược cần được tiếp tục, những mục tiêu chưa được hoàn thành và những sáng kiến cần phải hoàn thành. Tất cả những điều này cần được xem xét và cân nhắc khi khi xem lại một chiến lược. Bắt đầu từ vị trí hiện tại của bạn, không làm những việc dư thừa.
Nếu bạn có kỷ luật trong cách tiếp cận lập kế hoạch chiến lược, thì đây sẽ là một nhiệm vụ dễ dàng. Các công ty và tổ chức đã sử dụng phương pháp hoạch định chiến lược như Thẻ điểm cân bằng sẽ có tất cả các thông tin liên quan. Một trong những chìa khóa để hoạch định chiến lược tốt là giữ cho chiến lược tồn tại mặc dù hoạt động và giám sát liên tục.
Một phương pháp đơn giản thường được sử dụng nhằm đảm bảo tất cả các yếu tố đã được đề cập là tiến hành phân tích khoảng cách chiến lược. Đây là danh sách tất cả các đối tượng chiến lược thiết yếu, nó có thể như sau:
Bảng trên nên bao gồm tất cả các đối tượng thiết yếu liên quan tới quá trình hoạch định chiến lược. Nó đưa ra một bức ảnh chụp nhanh về vị trí hiện tại và có thể nhanh chóng thể hiện lượng công việc cần thiết để đạt đến một vị trí cơ bản.
2. Tiến hành nghiên cứu
Nghiên cứu nên được thực hiện cả bên ngoài và bên trong. Nghiên cứu bên ngoài nên bao gồm một cái nhìn cấp cao về những thứ như lực lượng kinh tế, chính trị, quy định và nhân khẩu học, những thay đổi cụ thể xảy ra trong các ngành và thị trường liên quan và tất nhiên là khách hàng và các bên liên quan. Nghiên cứu bên trong nên bao gồm năng lực cốt lõi và điểm mạnh điểm yếu, năng lực, văn hóa, nhu cầu của các bên liên quan nội bộ, khả năng truyền thông và hiệu suất.
Có nhiều cách để nghiên cứu, có thể tiến hành các cuộc phỏng vấn (rất được khuyến khích và không được sử dụng, nhiều giám đốc điều hành đã rất ngạc nhiên bởi kiến thức nhân viên họ có khi sử dụng phương pháp cấu trúc để trích xuất nó), khảo sát, phân tích SWOT, nghiên cứu thị trường/ đối thủ cạnh tranh, khảo sát khách hàng và nhà cung cấp. Dưới đây chúng ta sẽ tập trung vào hai quy trình tiêu chuẩn, SWOT và PESTLE làm ví dụ tiến hành phân tích bên trong và bên ngoài có thể được kết hợp thành một kết quả cuối cùng duy nhất.
SWOT (Điểm mạnh, Điểm yếu, Cơ hội, Mối đe dọa)
Phân tích SWOT có thể được tạo ra từ việc tiến hành nghiên cứu bên trong và bên ngoài như được mô tả ở trên hoặc từ một hội thảo liên quan đến đội nhóm lập kế hoạch chiến lược. Trong nhiều công ty, trí tuệ tập thể của nhóm hoạch định chiến lược có thể lớn hơn nhiều so với bất kỳ số lượng nghiên cứu nào được thực hiện từ bên ngoài. Mục đích của phân tích SWOT là tóm tắt vị trí tổng thể trong một biểu đồ duy nhất. Sau đây là một số điều cần xem xét với từng khu vực:
Điểm mạnh:
- Tổ chức có những lợi thế gì so với người khác?
- Điều gì có khả năng tạo ra lợi tức đầu tư lớn nhất?
- Tổ chức làm gì tốt?
- Điều gì sẽ là điều tốt nhất để thực hiện nhanh chóng?
- Chúng ta không xem xét một khu vực rõ ràng cụ thể, tại sao lại thế?
Điểm yếu
- Những lĩnh vực mà chúng ta nên và có thể làm tốt hơn là gì?
- Những lĩnh vực nào chúng ta nên tránh hoàn toàn?
- Khách hàng liên tục phàn nàn về điều gì?
- Nhân viên liên tục phàn nàn về điều gì?
- Chúng ta có bất kỳ quá trình nội bộ/ bên ngoài nào mà rõ ràng chậm?
Cơ hội
- Những cơ hội rõ ràng chúng ta có thể nhìn thấy là gì?
- Những xu hướng thú vị hiện nay trên thị trường là gì?
- Xu hướng dài hạn trên thị trường và công nghệ là gì?
- Có bất kỳ thay đổi xã hội, lối sống hoặc dân số chúng ta có thể khai thác?
- Điều gì đang xảy ra với các chương trình phát triển hiện tại của chúng ta?
Mối đe dọa
- Những trở ngại bên ngoài lớn nhất mà chúng ta phải đối mặt là gì?
- Đối thủ của chúng ta đang làm gì?
- Có bất kỳ thay đổi nào trong chính phủ/ pháp luật chúng ta cần lưu ý?
- Chúng ta có thể theo kịp sự thay đổi công nghệ?
- Mối quan hệ của chúng ta với các nhà cung cấp tốt như thế nào?
Kết quả của bài tập này là một bảng SWOT như sau:
Cần chú ý rằng đặt Điểm mạnh, Điểm yếu, Cơ hội và Thách thức vào các góc phần tư cũng làm tăng khả năng phân tích các nhóm theo những điều hữu ích hoặc hỗ trợ và những kẻ gây hại hoặc thách thức.
Phân tích PESTLE
PESTLE là một từ viết tắt đơn giản được sử dụng cho khuôn khổ nhằm phân tích các yếu tố bên ngoài có thể được thực hiện. PESTLE thường được sử dụng kết hợp với SWOT. Các câu hỏi cho mỗi yếu tố của từ viết tắt có thể là:
- Political – Chính trị – Vấn đề chính trị quan trọng nào liên quan? Các chính sách, thể chế Trên thế giới, khu vực và chính phủ, quốc gia và địa phương.
- Economic – Kinh tế – các yếu tố kinh tế quan trọng là gì? Cơ chế và dòng vốn, vốn tài trợ nội bộ, ngân sách hạn chế, mục tiêu tạo thu nhập.
- Social – Xã hội – các khía cạnh văn hóa xã hội chính là gì? Thái độ xã hội đối với giáo dục, đặc biệt liên quan đến các chỉ thị của chính phủ và cơ hội việc làm. Ngoài ra thay đổi lối sống chung, thay đổi trong dân số, nhân khẩu học và tác động của các nền văn hóa khác nhau.
- Technological – Công nghệ – Những thay đổi và đổi mới của công nghệ hiện tại là gì? Các công nghệ hiện tại và mới nổi liên quan đến giảng dạy, nghiên cứu, quản trị hoặc hoạt động.
- Legal – Pháp lý – Pháp luật hiện hành và sắp xảy ra nào liên quan đến một tổ chức? Trên toàn thế giới, trong nước,…
- Environmental – Môi trường – Những cân nhắc về môi trường, địa phương? Tác động môi trường địa phương, quốc gia và quốc tế, kết quả của các yếu tố chính trị và xã hội.
Mục đích của việc thực hiện phân tích PESTLE là khám phá các yếu tố bên ngoài hiện tại ảnh hưởng đến một tổ chức; xác định các yếu tố bên ngoài có thể thay đổi trong tương lai; khai thác các thay đổi hoặc bảo vệ chống lại chúng tốt hơn so với các đối thủ. Kết quả đem lại hiểu biết tốt hơn về bức tranh tổng thể xung quanh công ty hoặc tổ chức.
3. Phát triển hoặc tái phát triển nền tảng chiến lược cấp cao nhất.
Tại thời điểm này, việc đánh giá cần cung cấp đủ thông tin để đưa ra một số quyết định sáng suốt về một số nền tảng chiến lược cấp cao. Chúng sẽ tạo thành nền tảng mà chiến lược sẽ được xây dựng. Các thành phần của nền tảng chiến lược cấp cao nhất là: Sứ mệnh, Tầm nhìn và Giá trị cốt lõi.
Sứ mệnh và tầm nhìn
Cần hiểu rõ về tuyên bố về Sứ mệnh và Tầm nhìn. Thứ nhất, chúng là những thứ khác nhau và phục vụ các mục đích khác nhau. Thường, chúng bị lẫn lộn, quá dài, sử dụng từ ngữ mơ hồ và hoàn toàn không tạo cảm hứng. Tuyên bố sứ mệnh và tầm nhìn nên là những tuyên bố mạnh mẽ đưa ra định hướng rõ ràng và cô đọng về mục đích và nguyện vọng của một công ty hoặc tổ chức. Các định nghĩa của chúng là:
Một tuyên bố sứ mệnh nêu rõ mục đích của công ty hoặc tổ chức, tại sao nó tồn tại, nó làm gì và cho ai. Nó sẽ phục vụ như một hướng dẫn liên tụ, nói rõ tất cả những gì về công ty hay tổ chức. Sứ mệnh nên tập trung tại đây và ngay lúc này.
Một tuyên bố Tầm nhìn phác thảo các mục tiêu và khát vọng tương lai. Nó tạo ra một bức tranh về một mục tiêu trung dài hạn cụ thể và là nguồn cảm hứng.
Dưới đây là một số ví dụ hay về tuyên bố Sứ mệnh:
- Google: “Sắp xếp thông tin của thế giới và giúp thông tin trở nên hữu ích và có thể truy cập được trên toàn cầu”
- eBay: “Nhiệm vụ của eBay là cung cấp một nền tảng kinh doanh toàn cầu, nơi mà hầu như bất cứ ai có thể kinh doanh bất cứ thứ gì”
- Walt Disney: “Chúng tôi tạo ra hạnh phúc bằng cách cung cấp giải trí tốt nhất cho mọi người ở mọi lứa tuổi, mọi nơi.”
- Amazon: “”Xây dựng một nơi mà mọi người có thể đến để tìm và khám phá bất cứ thứ gì họ muốn mua trực tuyến.”
Và đây là một số ví dụ hay về tuyên bố Tầm nhìn được thiết kế để truyền cảm hứng:
- Save the Children: “Tầm nhìn của chúng tôi là một thế giới nơi mọi trẻ em đều có quyền sinh tồn, bảo vệ, phát triển và tham gia.”
- Salesforce.com: “Kết thúc của phần mềm”
- Susan G. Komen for the Cure: “Một thế giới không bị ung thư vú.”
- Microsoft (cũ) “Một máy tính trên mỗi bàn làm việc ở mọi nhà.”
Một cách tốt để bắt đầu quá trình tạo ra tuyên bố về tầm nhìn và sứ mệnh là bằng cách hỏi nhóm hoạch định chiến lược như sau:
- Đối với Sứ mệnh: Mục đích cốt lõi của tổ chức là gì? Chúng ta làm gì và cho ai?
- Đối với Tầm nhìn: Chúng ta muốn ở đâu trong 5 hoặc 10 năm nữa? Khát vọng của chúng ta là gì?
Những giá trị cốt lõi
Giai đoạn cuối cùng của Bước 1 – Đánh giá hiện trạng là xác định Giá trị cốt lõi của công ty hoặc tổ chức. Đây là những niềm tin tạo thành cơ sở cho việc ra quyết định và các hoạt động xảy ra trong các tình huống hàng ngày. Không có gì lạ khi thấy những từ như Liêm chính, Cam kết, Sự hài lòng của Khách hàng, Xuất sắc, Làm việc theo nhóm, Trách nhiệm hoặc Hợp tác trong phần này. Điều quan trọng là:
- Đảm bảo mỗi từ có một mô tả, để nó cụ thể với tổ chức
- Không có xung đột trong các từ được sử dụng.
Cũng cần lưu ý rằng sẽ không nhất quán khi có các từ như ‘Lợi nhuận trong phần này. Rõ ràng là lợi nhuận là cần thiết để tạo ra sự tăng trưởng, cơ hội, bảo đảm công việc và nhiều thứ khác. Có lợi nhuận là một giá trị cốt lõi không phải là điều xấu, miễn nó được tôi luyện bởi các giá trị cốt lõi khác giải thích tại sao nó quan trọng.
Tóm lại, một đánh giá hiện trạng chiến lược không nên là một quá trình dài. Nó sẽ được xem xét lại và tinh chỉnh nhiều lần trong các bước tiếp theo của quy trình hoạch định chiến lược. Nó chỉ quan trọng để đạt được 80% đúng. Đừng dành nhiều tuần cố gắng để có được 85% hoặc 87% đúng.
Đánh giá hiện trạng là bước đầu tiên trong hành trình hoạch định chiến lược, hành trình không bao giờ dừng lại. Tuy nhiên, nó đặt nền tảng cho sự thành công của phần còn lại của chu kỳ.
Bạn có tìm hiểu thêm về chuỗi bài viết về trong quy trình 9 bước xây dựng chiến lược với BSC dưới đây:
