Thẻ điểm cân bằng (BSC) là một trong những khung quản lý hàng đầu thế giới kể từ khi được giới thiệu vào đầu những năm 1990. Nó sử dụng một định dạng trực quan, súc tích, giúp các tổ chức thực hiện chiến lược của họ. BSC không tạo ra một chiến lược, nhưng thay vào đó, nắm giữ tổ chức và tổ chức nó.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu xem làm thế nào xử lý dữ liệu. Tiếp theo, chúng ta sẽ xem xét một hệ thống cho phép bạn tự động đánh giá các KPI và tại sao điều này quan trọng
Cuối cùng, chúng tôi sẽ đưa ra 10 dấu hiệu cho thấy chiến lược BSC của bạn không hoạt động như bình thường (và làm thế nào khắc phục nó!)
Bước # 1: Nắm bắt dữ liệu thẻ điểm cân bằng BSC
Một số công ty không xác định rõ ràng điều gì quan trọng trong tổ chức họ từ góc độ chiến lược, vì vậy họ cố gắng đo lường mọi thứ. Tuy nhiên, điều này tạo ra hàng giờ lãng phí thời gian và công sức và nếu bạn mắc lỗi này khi bắt đầu quá trình chiến lược, nó có thể quay lại ám ảnh bạn.
Vì vậy, nếu tổ chức bạn đang phải đối mặt với loại quá tải dữ liệu này, bước đầu tiên là xác định rõ chiến lược và đặt nó lên một tờ giấy. Từ đó, bạn có thể xác định một tập hợp các thước đo KPI cho những người liên quan biết họ làm thế nào để chống lại chiến lược này.
Tuy nhiên, khi nền tảng này đã được đưa ra, bạn có thể bắt đầu làm việc với quy trình quản lý chiến lược và đặt dữ liệu theo ngữ cảnh. Bối cảnh là những gì chuyển đổi biển dữ liệu thành kiến thức có thể hành động, có thể được sử dụng để thúc đẩy quá trình ra quyết định.
Đặt dữ liệu này vào bối cảnh không khó:
- Giới hạn số lượng các thước đo KPI Thẻ điểm cân bằng sẽ được thảo luận tới một số ít có thể quản lý được. Chúng tôi thường đề xuất không quá 10-15 KPI chiến lược. Nhiều hơn bạn có thể mất tập trung vào yếu tố chính trong chiến lược.
- Chuẩn bị tài liệu trước mỗi cuộc họp. Ví dụ: nếu số lượt xem trang web trung bình đang giảm, đó là điều tốt hay điều xấu? Tại sao? Điều gì đang được thực hiện?
- Gửi một tài liệu với dữ liệu và bình luận 1-2 ngày trước mỗi cuộc họp và nhấn mạnh rằng mọi người cần đọc và hiểu nó trước khi tham gia cuộc họp. Đặt câu hỏi làm rõ hoặc đặt câu hỏi cho dữ liệu chuẩn bị trước.
- Sử dụng cuộc họp đánh giá chiến lược để đưa ra quyết định. Ghi lại những quyết định này và để mọi người phải chịu trách nhiệm với những quyết định đã được đưa ra. Theo dõi các mục hành động và các mốc quan trọng của dự án.
Các tổ chức thực hiện theo các bước đơn giản này có cơ hội tập trung vào các yếu tố chính và đặt dữ liệu theo ngữ cảnh tốt hơn để thúc đẩy quá trình ra quyết định. Vì vậy, một bước tiến quan trọng là giới hạn các KPI Thẻ điểm cân bằng xuống còn 10 hoặc 15 và theo dõi mọi thứ giúp bạn đạt được những con số đó và bỏ qua phần còn lại.
Bước # 2: Giải quyết vấn đề về Thẻ điểm cân bằng và các vấn đề về mục tiêu thông qua đánh giá tự động.
Các chỉ số trạng thái RAG (đỏ, vàng, xanh lục) thường được sử dụng trong thẻ điểm để giúp một tổ chức hiểu được tiến trình hướng tới KPI và mục tiêu của nó.
- Màu đỏ có nghĩa là KPI hoặc mục tiêu cần trợ giúp thêm hoặc một số tài nguyên bên ngoài được phân bổ để đưa mọi thứ trở lại đúng hướng.
- Màu vàng có nghĩa là KPI hoặc mục tiêu gần với việc đi đúng hướng hoặc có thể tự điều chỉnh.
- Màu xanh lá cây có nghĩa là tất cả mọi thứ đang đi đúng hướng.
Nhưng các chỉ số trạng thái RAG đến từ đâu? Xác định trạng thái RAG là một quá trình liên quan nhiều hơn nhiều so với tưởng tượng và quá trình cơ học để thiết lập các đánh giá đó là rất quan trọng.
Trước khi chúng tôi giải thích làm thế nào bạn có thể tự động hóa quá trình xác định các trạng thái này và tại sao nó lại rất quan trọng, hãy xem qua một vài tình huống có thể xảy ra nếu bạn cập nhật trạng thái thủ công.
Các vấn đề về Thẻ điểm cân bằng
Bạn có thể hạ thấp mục tiêu để đáp ứng hiệu suất
Khi thực hiện cập nhật thủ công các trạng thái của mình, bạn có hai tùy chọn để đáp ứng mục tiêu: cải thiện hiệu suất hoặc giảm mục tiêu. Cái sau gần như không bao giờ là một lựa chọn tốt, trừ khi mục tiêu được thiết lập không chính xác từ đầu. Tự động hóa quá trình này giúp loại bỏ phỏng đoán.
Bạn có thể che giấu những thiếu sót của mình
Ngay cả khi dữ liệu của bạn là chính xác, cập nhật trạng thái thủ công có thể cho phép bạn che giấu những thiếu sót của mình bằng cách gán một màu không chính xác. Điều quan trọng cần lưu ý là điều này sai, nhưng nó có thể có mục đích. Bất kể, gán trạng thái màu không chính xác là một cách tốt để gây bất ngờ cho chính bạn (và tổ chức) vào cuối năm khi các KPI của bạn chưa được đáp ứng. Đánh giá tự động sẽ giúp bạn loại bỏ khả năng của vấn đề này.
Vấn đề với mục tiêu thẻ điểm cân bằng
Bạn có thể sử dụng bản năng để thiết lập các đánh giá ngay cả khi nó không chính xác.
Bạn hay một ai đó trong tổ chức có thể sai khi nghĩ rằng không thể tự động đánh giá các mục tiêu. Điều này dẫn đến việc thiết lập các đánh giá khiến bạn cảm thấy thoải mái hơn, ngay cả khi những đánh giá đó không phản ánh chính xác sự thật. Suy nghĩ về các quy tắc đánh giá mục tiêu theo đội nhóm có thể giúp bạn có một cuộc trò chuyện trung thực hơn xung quanh các mục tiêu của tổ chức.
Bạn có thể không ràng buộc KPI với mục tiêu của mình
Để đánh giá đúng mục tiêu, bạn sẽ cần gán một số thước đo KPI Thẻ điểm cân bằng cho chúng và sau đó cân nhắc chúng theo mức độ quan trọng. Đây là một bước quan trọng trong quy trình và mang lại cho bạn sự tự tin cao độ trong các đánh giá – đăc biệt khi chúng không được đánh giá chủ quan. Không làm như vậy có thể là một vấn đề toàn tổ chức.
Sau khi đọc qua những lỗi phổ biến này, bạn nên tự hỏi làm thế nào dành nhiều thời gian hơn để quản lý và phân tích kết quả và ít thời gian hơn để cố gắng xác định những kết quả đó là gì. Đó là một câu hỏi tuyệt vời.
Bước # 3: Theo dõi bất kỳ dấu hiệu nào trong số 10 dấu hiệu này, cho thấy chiến lược Thẻ điểm cân bằng của bạn đang thất bại.
Ngay cả khi bạn chỉ mới bắt đầu với BSC, nhận biết các dấu hiệu cho thấy chiến lược của bạn đang trên đường đi tới thất bại rất quan trọng. Hãy ghi nhớ 10 dấu hiệu sau đây, từ đó bạn có thể dừng mọi vấn đề trước khi chúng trở nên rắc rối hơn!
1. Nhân viên không nhận ra (hoặc sử dụng) thẻ điểm
Thẻ điểm cân bằng phải là một tài liệu sống liên kết tất cả các hành động của nhân viên với chiến lược tổ chức. Nếu nhân viên không nhận ra sự tồn tại của nó (hoặc sự hữu ích của nó trong tổ chức), thì đó là một vấn đề lớn và bạn nên giải quyết nó ngay lập tức.
2. Ban lãnh đạo không nghĩ rằng BSC phản ánh chính xác chiến lược Thẻ điểm cân bằng
Nếu đội ngũ lãnh đạo thừa nhận rằng thẻ điểm đại diện cho công ty 5 năm trước, nhưng giờ không còn nữa, đó là thời gian để làm mới. Bạn nên ưu tiên hiện tại ghi vào thẻ điểm, từ đó nó phản ánh chiến lược cập nhật của bạn.
3. Bạn không họp thường xuyên về thẻ điểm
Có Thẻ điểm cân bằng là việc đặt chiến lược vào trung tâm của quy trình quản lý. Nếu thẻ điểm không được sử dụng làm khuôn khổ tổ chức cho các cuộc họp quan trọng ở cấp điều hành, thì rõ ràng nó không phải là trung tâm của quy trình của bạn. Đây là một dấu hiệu cho thấy bạn đang quản lý xung quanh thẻ điểm chứ không phải với thẻ điểm.
4. Gán tiền lương với KPI mà không có sự kiểm soát
Bạn có từng nghe tới việc nhân viên ngân hàng tạo ra các tài khoản ngân hàng và thẻ tín dụng mà không có sự đồng ý hay hiểu biết của khách hàng. Thực tế rất nhiều nhân viên đã bị sa thải vì vụ việc này. Họ đã tạo ra những tài khoản giả mạo này nhằm đạt mục tiêu doanh số và nhận thưởng.
Điều này cho thấy rằng việc liên kết tiền lương tới bất cứ điều gì có thể gây ra nhiều vấn đề nếu bạn không có các KPI kiểm soát phù hợp. Nếu bạn liên kết tiền lương với KPI không phải là một phần của chiến lược Thẻ điểm cân bằng, thì đây là một dấu hiệu chắc chắn rằng thẻ điểm của bạn không thành công. Và ngay cả khi KPI là một phần trong chiến lược, bạn cần đảm bảo đang thúc đẩy đúng hành vi trong tổ chức.
5. Không có sự cân bằng trong thẻ điểm
Sự cân bằng trong Thẻ điểm cân bằng đến từ việc có các KPI trong cả 4 quan điểm (không chỉ là quan điểm tài chính), theo dõi các ưu tiên dài hạn và ngắn hạn và có chỉ số lead KPI và Lag KPI. Nếu thẻ điểm của bạn tất cả đều là các số liệu tài chính, giờ là lúc để thay đổi.
7. Thiếu quyền sở hữu và trách nhiệm
Nếu bạn có một người chịu trách nhiệm chạy thẻ điểm cân bằng tạo tất cả các báo cáo và thể hiện tiến trình cho đội ngũ lãnh đạo ít nhất mỗi quý một lần. Đây không phải là một dấu hiệu tốt. Có một người điều phối Thẻ điểm cân bằng sẽ tốt, nhưng các nhân viên khác trong toàn tổ chức nên tham gia và chịu trách nhiệm về kết quả thẻ điểm.
7. Không có sự liên kết giữa các phòng ban
Nếu bạn có chương trình thẻ điểm doanh nghiệp, bạn có thể nhận thấy chiến lược liên kết với các phòng ban, với bộ phận, với doanh nghiệp như thế nào. Nếu không có các mối liên kết này, bạn chỉ thực hiện một phần chiến lược chứ không phải toàn bộ chiến lược.
8. Bạn cần tạo một bản đồ chiến lược.
Nó không phải là một yêu cầu để có một bản đồ chiến lược Thẻ điểm cân bằng nhưng chúng tôi rất khuyến khích điều đó. Bản đồ chiến lược là một nhà truyền thông chiến lược trực quan tuyệt vời và nó giúp có được sự tham gia trong toàn tổ chức.
9. BSC của bạn được tích hợp với các công cụ báo cáo khác.
Thẻ điểm cân bằng của bạn cần được liên kết rõ ràng với hệ thống ngân sách và quy trình quản lý dự án chiến lược. Nếu các hoạt động này hoạt động độc lập, hãy coi đó là dấu hiệu cảnh báo rằng BSC đang gặp vấn đề.
10. Mất quá nhiều thời gian và công sức cho việc báo cáo
Bạn nên dành phần lớn thời gian để quản lý chiến lược – không quản lý quy trình báo cáo. Nếu bạn thấy rằng nhân viên và lãnh đạo chỉ đơn giản là trải qua các hoạt động điền vào các báo cáo (và bây giờ bạn có một văn phòng báo cáo chứ không phải một văn phòng chiến lược), điều này thật nguy hiểm. Bạn nên xem xét các lợi thế khi có một phần mềm báo cáo, tạo báo cáo dễ dàng và nhất quán và đưa cuộc thảo luận chiến lược trở lại trọng tâm chương trình.
Hầu hết các dấu hiệu được liệt kê ở trên chỉ ra rằng quy trình BSC rất phức tạp.. Nếu bạn gặp phải một (hoặc tất cả 10) vấn đề này, hãy quay lại những điều cơ bản. Xác định xem điều gì hiệu quả, tập trung vào chiến lược Thẻ điểm cân bằng và đào sâu vào các phần bị hỏng.
