Nếu bạn tìm tới bài viết này, có thể bạn được giao nhiệm vụ nghiên cứu tìm hiểu xem Thẻ điểm cân bằng (BSC) có phải là con đường phù hợp cho tổ chức bạn không. Cho dù bạn đã tạo thẻ điểm BSC trước đây nhưng lãnh đạo mới đang vật lộn để xem đó là một lựa chọn khả thi hay bạn chỉ đơn giản là cố gắng tìm một bố cục chiến lược vững chắc trong tương lai, biết các lợi ích của nó và cân nhắc chúng trước khi nhảy vào sẽ tốt hơn cho bạn.
Ưu điểm của Thẻ điểm cân bằng
1. Nó mang lại cấu trúc cho chiến lược của bạn.
Không giống như quản lý tài chính hoặc nhân sự, các tổ chức thường nói về hiệu suất tổ chức (và chiến lược) theo nhiều cách khác nhau. Vì vậy, có nhiều cách tiếp cận khác nhau để quản lý chiến lược. Thẻ điểm cân bằng là một cách hợp lý, có cấu trúc giúp các nhà lãnh đạo của tổ chức bạn đảm bảo tất cả các lĩnh vực của tổ chức được bao phủ một cách dễ hiểu. Nó giúp giữ mục tiêu của bạn ở trung tâm, sử dụng các đo lường cụ thể để theo dõi tiến trình và theo dõi các sáng kiến để theo dõi hành động – một cấu trúc mà những người sử dụng BSC biết và yêu thích.
2. Nó khiến cho việc truyền thông chiến lược dễ dàng
Một bản đồ chiến lược được thiết kế nhằm truyền thông kế hoạch chiến lược rõ ràng. Nó là công cụ hỗ trợ trực quan đơn giản và gọn gàng được sử dụng để liên kết mọi bộ phận với mục đích của việc đạt được các mục tiêu kinh doanh cấp cao. Khi được thực hiện chính xác, nó:
- Cung cấp cho nhân viên mục tiêu rõ ràng để ghi nhớ trong khi làm việc trên các KPI
- Giúp nhân viên xác định các mục tiêu chính.
- Cho phép nhân viên hiểu rõ hơn các yếu tố chiến lược cần làm
- Cho phép nhân viên thấy được các mục tiêu ảnh hưởng đến nhau như thế nào.
3. Nó liên kết các phòng ban và bộ phận
Khi được triển khai chính xác, tất cả các bộ phận và phòng ban phải phù hợp với một chiến lược chung và Thẻ điểm cân bằng tạo điều kiện cho quá trình này. Với cấu trúc BSC, bạn có thể liên kết các mục tiêu quan trọng của bộ phận với công ty, của công ty con với công ty mẹ. Ngoài ra, bạn có thể thấy được các mục tiêu và KPI liên kết với nhau như thế nào, làm thế nào các dự án liên kết với các dự án cấp doanh nghiệp và nhiều hơn nữa. BSC cũng cung cấp cấu trúc cần thiết khi các dự án lớn được chia sẻ trên nhiều bộ phận.
4. Nó giúp nhân viên nhận thấy được các mục tiêu cá nhân của họ liên kết với chiến lược tổ chức như thế nào.
Sử dụng khuôn khổ Tổ chức tập trung vào Chiến lược, BSC cho phép các cá nhân liên kết mục tiêu của họ trong toàn tổ chức. Ví dụ: một nhân viên thiết lập mục tiêu hiệu suất thường xuyên cho đánh giá cá nhân hàng năm có thể liên kết các mục tiêu của họ với các bộ phận (và từ bộ phận lên trên toàn bộ tổ chức). Do đó, BSC cho phép tất cả nhân viên kết nối những gì họ làm tới sự cải thiện của nhóm và toàn bộ công ty.
5. BSC đưa chiến lược trở thành trung tâm trong quy trình báo cáo của doanh nghiệp
Rất nhiều tổ chức xây dựng kế hoạch chiến lược và đưa chúng lên kệ, không bao giờ nhìn ngó nữa. Việc tạo ra BSC được xác định dựa trên việc xem xét chiến lược trên cơ sở thường xuyên và bạn chỉ có thể làm điều này nếu chiến lược của bạn có sắp xếp, tổ chức. Các cuộc họp đánh giá chiến lược thường xuyên hàng tháng hoặc hàng quý, kết hợp với làm mới chiến lược hàng năm, sẽ đảm bảo bạn tham khảo chiến lược của mình thường xuyên và giữ nó ở trung tâm của quy trình báo cáo quản lý. Đánh giá chiến lược sẽ mang nó vào cuộc sống và biến nó thành một phần trong cách bạn quản lý tổ chức. Hơn nữa, bạn sẽ biết bạn đang ở đâu trong mọi lúc để đạt được mục tiêu của mình.
Nhược điểm của Thẻ điểm cân bằng
1. Nó có thể là một khuôn khổ áp đảo.
Rất nhiều sách và bài viết về Thẻ điểm cân bằng. Trên thực tế, đây là chủ đề lớn nhất trên trang web Harvard Business Review và nếu bạn cố đọc mọi nghiên cứu trường hợp, bạn sẽ bị sa lầy một cách nhanh chóng. Ngoài ra, nếu bạn cố gắng nhảy vào với cuốn sách thứ năm của Norton và Kaplan, bạn có thể bị choáng ngợp với việc làm thế nào di chuyển về phía trước.
2. Nó không thể được sao chép chính xác từ các ví dụ.
Theo những gì bạn vừa đọc, chiến lược của bạn và ví dụ về chiến lược mà bạn đã đọc sẽ khác nhau. Bạn sẽ bị cám dỗ sao chép một bản đồ mẫu, nhưng hãy nhớ rằng chiến lược của bạn hoàn toàn độc nhất với bạn. Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng các mẫu BSC để lấy ý tưởng về những gì các tổ chức khác sử dụng BSC đã làm, nhưng sau đó bỏ đi và xây dựng một cái gì đó độc đáo cho bạn.
3. Nó đòi hỏi sự hỗ trợ mạnh mẽ từ lãnh đạo để thành công.
Bạn có thể gặp rắc rối với thẻ điểm BSC nếu ban lãnh đạo mới không tin rằng BSC là một lựa chọn khả thi hoặc lãnh đạo hiện tại đơn giản có thể không thích hoặc không hiểu cấu trúc. Điều quan trọng cần nhớ là BSC yêu cầumột quá trình liên tục; nó không phải là một dự án với ngày kết thúc được xác định. Nếu bạn yêu cầu xây dựng thẻ điểm BSC và sau đó quay lại công việc thường ngày, đảm bảo quy trình thẻ điểm của bạn không hoạt động.
4. Vấn đề khi quản lý thủ công
Nhiều tổ chức cố gắng quản lý thẻ điểm trong Excel hoặc PowerPoint và cuối cùng ném nó đi. Chúng ta không thể đổ lỗi cho họ. Việc quản lý BSC trong Excel có thể dẫn đến các vấn đề về độ chính xác, vấn đề kiểm soát phiên bản và các vấn đề phức tạp và định dạng khác nhau. Hơn nữa, trong khi Excel là một công cụ miễn phí, có một số chi phí ẩn (như chi phí của quy trình xem xét thủ công hoặc chi phí liên quan đến lỗi nhập dữ liệu). Khi những điều này xảy ra, các nhà lãnh đạo có thể sẽ xem Thẻ điểm cân bằng là vấn đề thay vì công cụ được sử dụng để quản lý nó.
5. BSC có vẻ quá cứng nhắc đối với cách bạn quản lý.
Đôi khi, việc chuyển sang quy trình Thẻ điểm cân bằng có thể gây nhầm lẫn trong một tổ chức. Thay vì dành thời gian để thích nghi, một số nhà lãnh đạo nhanh chóng quyết định vứt bỏ BSC và trở lại con đường cũ.
Ví dụ, cố gắng sử dụng tên theo các quan điểm mà Norton và Kaplan sử dụng trong khi mọi người trong tổ chức bạn không phản ứng với những thuật ngữ đó – bạn có thể thấy cấu trúc BSC cồng kềnh hơn là đáng giá. Nhiều tổ chức bị mắc kẹt trong cách xử lý BSC theo quy định dựa trên cuốn sách họ đã đọc hoặc chứng nhận mà họ đã đạt được có thể gặp phải những vấn đề này.
Giải pháp Thẻ điểm cân bằng
1. Bắt đầu đơn giản và từ từ xây dựng một khuôn khổ cấp cao
Nếu bạn kỳ vọng quá mức về quy trình thẻ điểm, hãy tạm dừng lại. Bắt đầu bằng cách đơn giản là xây dựng bản đồ chiến lược. Sau đó, bạn có thể xem bản đồ đó có làm tốt công việc truyền thông chiến lược trong toàn tổ chức hay không. Nhiều tổ chức đã bày tỏ rằng họ nhận thấy được giá trị khi có bản đồ chiến lược mô tả chính xác tổ chức của họ. Cuối cùng, khi bạn thiết lập mục tiêu cao nhất cho tổ chức đặt chúng vào đúng quan điểm và thể hiện các mối liên kết nhân quả quan trọng.
2. Bắt đầu một cuộc thảo luận với quản lý cấp trên.
Nếu bạn gặp vấn đề với sự tham gia, rà soát xem tổ chức bạn khác biệt thế nào và ngôn ngữ quản trị bạn đang sử dụng là gì? Làm thế nào so sánh với ngôn ngữ Thẻ điểm cân bằng. Mặt khác, hãy nói chuyện với Giám đốc điều hành về lý do tại sao bạn tin rằng BSC có thể là khuôn khổ chiến lược phù hợp với tổ chức và lắng nghe những mối quan tâm của họ.
3. Sử dụng phần mềm để giúp quản lý quy trình.
Nếu bạn thấy quản lý thủ công, excel hoặc PowerPoint, gặp nhiều trở ngại; thì sử dụng phần mềm BSC là một phương án nên được xem xét. Phần mềm giúp mọi người tham gia vào chiến lược trên cùng một trung tâm thông tin được cập nhật mới nhất. Chúng ta có thể phân vân về các phần mềm BSC, nhưng đừng nghi ngờ, phần mềm sẽ giúp bạn trích xuất dữ liệu từ chiến lược và thẻ điểm.
4. Hãy linh hoạt với thẻ điểm
Nếu sử dụng các tên các quan điểm hay sáng kiến khác với tên được quy định trong biệt ngữ Norton & Kaplan, điều đó ổn. Trên thực tế, nếu bạn cần thay đổi tên quan điểm hay chiến lược trở nên không liên quan, bạn có thể thay đổi toàn bộ bản đồ chiến lược và thẻ điểm giữa năm để phản ánh thực tế mới về doanh nghiệp.
Kết luận
Nếu đã có Thẻ điểm cân bằng và bạn không nhận được giá trị bạn muốn, hãy bắt đầu suy nghĩ xem lý do tại sao. Chúng có thể hoặc không nằm trong số 5 vấn đề được liệt kê ở trên – nhưng bất kể là gì, hãy xem liệu có cách nào bạn có thể linh hoạt hơn với khuôn khổ giải quyết vấn đề và tiến về phía trước.
Ngoài ra, nếu bạn đang xem Thẻ điểm cân bằng là giải pháp cho tất cả các vấn đề của mình, lưu ý rằng các tổ chức triển khai BSC theo các cách khác nhau. Hãy cẩn thận xem xét các đội ngũ lãnh đạo hoạt động, đảm bảo bạn sử dụng BSC với một tốc độ thích hợp.
