Tinh giản Quy trình triển khai OKR
Mặc dù chúng tôi đã giải quyết hầu hết các khía cạnh quan trọng để áp dụng OKR suôn sẻ, nhưng chắc chắn có thể bạn cần phải điều chỉnh một vài bu lông ốc vít.
Nó luôn là vậy. Không có một khuôn khổ cố định nào dành cho tất cả.
Ngay cả khi đội nhóm thất bại trong chu kỳ mục tiêu OKR đầu tiên. Chúng ta cũng cần thực hiện một số thay đổi để quy trình OKR phù hợp với riêng bạn.
Bài viết này dành riêng cho việc giải quyết khía cạnh hợp lý hóa quy trình áp dụng OKR. Không có quy trình đúng hay sai, bạn sẽ cần thực hiện một vài điều chỉnh để có được một quy trình phù hợp nhất.
Các nhà vô địch và điều hành OKR trong tổ chức nên có một bộ hướng dẫn. Đó là nơi mà bạn đã tạo tài liệu theo bài viết “Quy trình Thiết lập mục tiêu“.
1. Chấm điểm OKR
Chấm điểm là một trong những khía cạnh được bàn tán nhiều nhất về OKR. Một cách phổ biến để chấm điểm OKR là:
- Từng “Kết quả chính (KR)” được chấm theo thang điểm từ 0 đến 1 (hoặc 0 đến 10).
- Sau đó, “Mục tiêu (O)” được tính theo điểm trung bình của các kết quả chính.
Lần đầu tiên bạn áp dụng, thì chấm điểm OKR sẽ là một thách thức lớn.
Thứ nhất, bạn sẽ chấm điểm theo cách “định tính”. Bởi vì, lần đầu, thường sẽ không biết 0 (điểm) là như thế nào? Và 1 (điểm) là như thế nào?
Thứ hai, nếu công ty bạn gán điểm đánh giá OKR với chế độ lương thưởng, thì có một số điểm quan trọng cần xem xét:
- Đặc sản của OKR là các “mục tiêu kéo dãn”. Đây là các mục tiêu rất thách thức và khó đạt được. Nhân viên của bạn có thể đã nỗ lực hết sức và năng lực cũng đã tiến bộ hơn rất nhiều, nhưng vẫn không thể hoàn thành 100% kết quả chính như mong đợi. Điểm OKR của anh ta có thể chỉ là 0,4 (điểm), mặc dù hiệu suất của anh ta đã cao hơn nhiều so với trước đây.
- Lúc này, nếu bạn gán chính sách lương thưởng với điểm OKR, thì mức lương của anh ta sẽ bị giảm. Trong khi hiệu suất đã tăng. Hệ lụy là gì? Trong kỳ thiết lập mục tiêu tiếp theo, anh ta sẽ đặt mục tiêu thấp, để có được điểm OKR cao (nhằm có được mức lương cao hơn).
Cuối cùng,
Nếu đây là lần đầu tiên bạn áp dụng thì việc chấm điểm OKR có thể sẽ gặp nhiều trục trặc, vì vậy đừng vội gán chính sách lương thưởng vào đây.
2. Lấy phản hồi sau mỗi chu kỳ OKR
Chu kỳ đầu tiên áp dụng OKR có thể không thành công như bạn mong đợi. Sẽ có nhiều vấn đề không lường trước xảy ra và bị bỏ sót. Vì vậy, tạo ra một môi trường nơi nhân viên có thể nói lên ý kiến và đưa ra phản hồi là rất quan trọng.
Chính những phản hồi đó giúp bạn cải thiện hệ thống OKR tốt hơn cho các chu kỳ tiếp theo.
Nếu cần thiết, bạn có thể tiến hành khảo sát ẩn danh nhằm đánh giá hiệu quả của OKR. Cuộc khảo sát không cần phải quá phức tạp, chỉ cần hỏi một vài câu đơn giản như:
- Trên thang điểm từ 1 đến 10, bạn nghĩ việc thiết lập OKR đã giúp bạn bao nhiêu trong quý vừa qua?
- Có lý do cụ thể nào về điểm số bạn đưa ra cho câu hỏi trước đó?
- Chúng tôi có thể cải thiện điều gì để OKR hữu ích hơn với bạn?
Không chỉ thu thập thông tin phản hồi, mà kết quả khảo sát còn dùng để thảo luận chi tiết trong các cuộc họp cải thiện.
3. Giám sát việc ứng dụng
Giám sát một số dữ liệu quan trọng giúp bạn theo dõi tiến trình áp dụng OKR. Một trong những số liệu dễ theo dõi nhất là tần suất cập nhật tiến độ. Nếu nhân viên thường xuyên cập nhật OKR của họ (ít nhất một lần trong vài tuần), thì bạn đã có một khởi đầu tốt.
Đối với những người không cập nhật thường xuyên, hãy cố gắng mở một cuộc đối thoại với họ, tìm hiểu xem trở ngại là gì?
Thông thường, đây là những vấn đề mang tính hệ thống/ thủ tục thay vì là động lực cho nhân viên.
Dưới đây là danh sách một số dữ liệu dễ theo dõi mà bạn có thể sử dụng:
- Không cập nhật tiến độ sau vài tuần
- Không có bình luận nào được tạo trên OKR
- Không có OKR liên kết chéo chức năng.
