Công ty chỉ nhận ra toàn bộ giá trị OKR khi họ thực hiện cả hai điều này. Đầu tiên, họ cần tự hỏi bản thân một bộ câu hỏi nhất định giúp họ hiểu mục tiêu chính là gì, cái giúp họ đạt được sự tập trung và liên kết trong công ty. Họ cần tham gia vào khung tư duy phê phán này để thông báo lựa chọn mục tiêu. Thứ hai, liên quan đến kỷ luật liên tục, họ phải tiếp tục tự hỏi bản thân những câu hỏi này và cam kết đo lường và thảo luận về tiến trình hướng tới các mục tiêu. Khi chúng ta thực sự thừa nhận một cái gì đó quan trọng, chúng ta kiểm tra nó thường xuyên, không chỉ khi thời hạn đến gần.
Việc triển khai OKR với một số công ty đã kết tinh ba bước chính: 1) thiết lập mục tiêu và kết quả chính, 2) kiểm tra và đánh giá và 3) phản ánh về từng kết quả chính, nắm bắt các bài học kinh nghiệm khi chúng ta thiết lập lại mục tiêu và kết quả chính cho giai đoạn tiếp theo. Mỗi bước có một số yếu tố cần trông chừng. Dưới đây là một số khuyến nghị để tránh những cạm bẫy phổ biến ở mỗi bước.
Bước 1: Thiết lập OKR
Mỗi nhóm viết OKR cần chú ý đến kỷ luật tư duy phản biện, tìm kiếm nguyên nhân gốc rễ của những gì thực sự quan trọng với doanh nghiệp của họ.
Cạm bẫy
- Không cung cấp cho mỗi kết quả chính một cách đánh giá tiến độ
- Liệt kê nhiều kết quả chính làm giảm trọng tâm mục tiêu
- Cố gắng liệt kê tất cả công việc hướng tới mục tiêu trong danh sách việc cần làm khổng lồ
Các giải pháp
- Chỉ chọn 1 – 3 mục tiêu và đảm bảo mỗi kết quả chính đều có thể đo lường được
- Thảo luận về OKR với quản lý cấp cao, đảm bảo liên kết với các ưu tiên công ty trước khi đưa ra OKR
- Phân biệt giữa kết quả chính và số liệu sức khỏe
- Kết quả chính: những gì chúng ta muốn tập trung cải thiện trong thời gian tới
- Số liệu về sức khỏe: các số liệu khác mà chúng ta hiện đang theo dõi và rất quan trọng để theo dõi và duy trì, nhưng không phải là trọng tâm hiện tại để cải thiện
Có một quan điểm bên ngoài cuộc thảo luận về việc kết quả chính nào là biểu hiện rõ nhất cho sự tiến bộ trong việc đạt được mục tiêu, thường rất hữu ích. Đưa một đồng nghiệp từ một đội khác hoặc một huấn luyện viên bên ngoài hỗ trợ quá trình này có thể dẫn đến các số liệu tốt hơn và các mục tiêu đầy tham vọng hơn so với khi nhóm tự mình thiết lập.
Nhiều tổ chức làm OKR, nhưng thực tế họ chỉ hoàn thành bước 1. Hãy nhớ rằng, bạn không thực sự làm OKR nếu bạn chỉ đơn giản thiết lập nó và quên nó.
Bước 2: Check-in và đánh giá
Các nhóm nên thường xuyên xem xét OKR, nhưng đừng thêm các cuộc họp vào lịch trình dày đặc! Các nhóm nghiêm túc về kỷ luật liên tục sử dụng OKR để quản lý sẽ luôn bắt đầu các cuộc họp nhóm thường xuyên của họ bằng một bản cập nhật nhanh chóng OKR, vì OKR đại diện cho các lĩnh vực trọng tâm chính của họ. Một nhóm thảo luận nhanh về vị trí hiện tại, các vấn đề và rào cản cho từng OKR sẽ được hưởng lợi từ khả năng giải quyết vấn đề của các thành viên trong nhóm, tập trung vào các mục tiêu và duy trì liên kết với các ưu tiên.
Cạm bẫy
- Không thể xem xét OKR
- Thêm nhiều cuộc họp cụ thể về OKR vào lịch trình của các thành viên trong nhóm
Các giải pháp
- Lồng ghép các cuộc thảo luận về OKR vào các cuộc họp nhóm hiện có
- Tiến hành đánh giá giữa quý với nhóm mở rộng
Bước 3: Học hỏi và thiết lập lại
Một trong những điều tốt nhất khi sử dụng OKR là việc học hỏi xuất hiện từ việc đánh giá thường xuyên công việc của nhóm trong việc đạt được kết quả chính. Mỗi chu kỳ, nhóm có thể hiểu rõ hơn về điều gì đang đi chuyển và điều gì không bằng cách tổ chức một phiên để phản ánh về OKR quý trước và thiết lập lại chúng cho quý tới.
Kinh nghiệm đã chỉ ra rằng việc đem một ai đó từ bên ngoài vào nhóm tham gia cuộc họp và đặt ra những câu hỏi khó xử là vô cùng hữu ích. Có được quan điểm từ một ai đó bên ngoài giúp đội nhóm nhìn nhận các giả định bề mặt đã được ngầm định và xem xét chúng một cách rõ ràng. Ngoài ra, trong phạm vi OKR liên quan đến một nhóm khác, phiên Học hỏi và Thiết lập lại sẽ liên quan đến cả hai nhóm. Họ nên hợp tác trong việc xác định kết quả chính nào cần giữ, xóa hoặc sửa đổi cho quý tiếp theo.
Cạm bẫy
- Cho điểm kết quả chính mà không nắm bắt bài học kinh nghiệm
- Chơi trò chơi đổ lỗi trong việc đánh giá điểm số cho kết quả chính
- Chỉ nhìn lại; thất bại trong việc “thiết lập lại” bằng cách áp dụng các bài học để bắt đầu soạn thảo OKR cho chu kỳ sắp tới
Giải pháp
- Cấu trúc các cuộc họp Học hỏi và Thiết lập lại bao gồm đúng người
- Nắm bắt các bài học từ OKR quý trước
- Đảm bảo rằng cuộc họp kết thúc với một bộ OKR dự thảo vững chắc cho giai đoạn tới
Đây là một mẫu biểu được sử dụng trong phiên Học hỏi và Thiết lập lại:
| Mục tiêu chính | Điểm số cuối cùng | Bài học | Giải pháp cho chu kỳ OKR tiếp theo |
| Tăng số lượng đối tác loại F từ 100 lên 500 | Kết quả thực tế là 140; Điểm số OKR là 0 | Các đối tác loại F có khả năng tự bán hàng. Cái họ cần là nhiều quyền hơn trong việc quyết định chính sách giá. Bài học: Cần phân tích kỹ hơn nhu cầu của đối tác trước khi áp chỉ tiêu KPI cho họ. |
