Bạn không nhất thiết phải đi lần lượt từng bước trong 7 bước này. Hai bước đầu tiên không phải là một phần của việc xác định OKR, nhưng chúng giúp bạn thiết lập bối cảnh để phát triển OKR cho đội nhóm.
Bước 1: Xác định Sứ mệnh của đội nhóm
Hãy xem xét sứ mệnh của đội nhóm mỗi năm một lần; có sự tham gia của toàn đội. Dành khoảng 1 giờ mỗi năm cho bài tập nhóm này, như sau:
- Yêu cầu mỗi thành viên nhóm dành 2 phút để viết ra những gì họ cảm thấy là sứ mệnh của nhóm.
- Sau đó, mỗi người chia sẻ nó với đồng nghiệp kế bên và yêu cầu 2 người này lựa chọn và trình bày sứ mệnh tốt nhất của họ.
- Lắng nghe và ghi lại các từ khóa giống nhau hoặc cộng hưởng với nhau khi các cặp này trình bày.
Lưu ý rằng, nếu đội nhóm không hiểu được bối cảnh chiến lược dài hạn của công ty, thì kết quả thảo luận có thể đi lệch hướng (sứ mệnh của nhóm không đóng góp vào việc thực hiện chiến lược của công ty). Do đó, các trưởng nhóm cần chia sẻ với thành viên về bức tranh lớn hơn.
Câu hỏi thảo luận:
- Chúng ta phục vụ ai? Tại sao nhóm chúng ta được thành lập và tồn tại? Tác động lâu dài mà chúng ta tạo ra cho công ty là gì?
- Trong một câu, bạn sẽ mô tả mục đích của nhóm như thế nào?
- Nếu bạn gặp một nhân viên mới trong thang máy, chỉ trong một câu, bạn sẽ mô tả nhóm chúng ta làm việc gì như thế nào?
BƯỚC 2 – Suy nghĩ về sự phụ thuộc và mối liên kết
Hầu hết các đội nhóm trong công ty không hoạt động độc lập, chúng ta luôn phụ thuộc hoặc tác động đến kết quả của nhóm khác.
Hãy dành 5-10 phút trong mỗi chu kỳ OKR, để xác định đội nhóm của bạn phụ thuộc vào phòng/ban nào? Và tác động đến kết quả của phòng/ban nào khác?
Câu hỏi thảo luận:
- Chúng ta cộng tác với nhóm nào nhiều nhất trong công việc?
- Nhóm nào phụ thuộc vào công việc của chúng ta?
- Trong thời gian tới, có nhóm đặc biệt nào mà chúng ta phụ thuộc lớn vào họ?
BƯỚC 3 – Phát triển mục tiêu.
Bây giờ nhóm bạn đã sẵn sàng bắt đầu soạn thảo OKR. Hãy bắt đầu với mục tiêu. Suy cho cùng, chúng ta thực hiện “Mục tiêu và kết quả chính”. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng một số người bắt đầu với Kết quả chính và sau đó tập hợp những mục tiêu quan trọng nhất thành chủ để để tìm ra Mục tiêu.
Câu hỏi đặt ra:
- Khu vực quan trọng nhất cần tập trung nỗ lực để đạt được tiến bộ có thể đo lường được cho giai đoạn OKR sắp tới là gì? Tại sao?
- Các mục tiêu chính bạn cần tập trung để tiến tới sứ mệnh là gì?
- Bạn có muốn một mục tiêu giải quyết việc làm thế nào bạn công tác với một nhóm cụ thể không?
- Ví dụ Hỗ trợ bán hàng: Cung cấp hỗ trợ kỹ thuật cho nhóm bán hàng
Lời khuyên
- Trưởng nhóm nên phát triển các mục tiêu tổng thể và bao gồm 1-2 Kết quả chính, đảm bảo Mục tiêu được xác định một phần. Các thành viên trong nhóm phát triển Kết quả chính và thiết lập mục tiêu cụ thể.
- Bắt đầu với một động từ hành động mạnh mẽ như Phát triển, Trao quyền, Cung cấp,…
- Nếu bạn đang vật lộn để xác định mục tiêu, hãy xem lại sứ mệnh của nhóm bạn.
- Thêm “Mô tả mục tiêu” để trả lời cho câu hỏi “Tại sao hiện tại mục tiêu này quan trọng?” trong 2-4 câu.
- Tạo Mô tả cảm xúc. Sử dụng điều này như động lực truyền cảm hứng cho đội nhóm. Đề cập đến khả năng mất thị phần cho đối thủ cạnh tranh hoặc bất cứ điều gì khiến nhóm bạn bị sa thải.
BƯỚC 4 – Dự thảo kết quả chính.
Hầu hết thời gian dành cho việc phát triển OKR dùng cho việc soạn thảo và tinh chỉnh Kết quả chính của nhóm. Mục tiêu thường có xu hướng dễ xác định. Kết quả chính có xu hướng dễ brainstorming, nhưng khá khó để hoàn thiện như những tuyên bố chính xác, có thể đo lường được.
Câu hỏi đặt ra:
- Câu hỏi cơ bản về kết quả chính: Vào cuối giai đoạn, làm thế nào để chúng ta biết mục tiêu sẽ đạt được?
- Các KR được soạn thảo có phản ánh Mục tiêu không? Nếu không, hãy cân nhắc sửa đổi Mục tiêu hoặc chuyển KR sang Mục tiêu khác.
- Số liệu nào chúng ta có thể chỉ ra, cho biết chúng ta cần cải thiện trong lĩnh vực này?
- Hãy tưởng tượng cuối thời kỳ OKR, sẽ thật tuyệt vời thế nào? Làm thế nào chúng ta biết chúng ta đã đạt được một cái gì đó thực sự tuyệt vời?
BƯỚC 5 – Chuyển đổi nhiệm vụ thành kết quả chính.
Khi lần đầu tiên mô tả các kết quả chính cho một mục tiêu, mọi người thường tạo ra một danh sách các nhiệm vụ. Điều này khá tự nhiên và phản ánh cách làm việc của bộ não. Đi kèm với một danh sách việc cần làm là hoàn toàn tốt, nhưng hãy nhớ, Kết quả chính không phải là nhiệm vụ. Nhóm bạn sẽ cần chuyển đổi các nhiệm vụ này thành Kết quả chính hoặc đơn giản là loại bỏ nhiệm vụ khỏi danh sách Kết quả chính tiềm năng. Dưới đây là các câu hỏi mẫu bạn có thể đặt ra để chuyển đổi nhiệm vụ thành Kết quả chính.
Câu hỏi đặt ra:
- Câu hỏi cơ bản từ nhiệm vụ thành kết quả chính: Kết quả dự định của nhiệm vụ X là gì?
- Nếu bạn hoàn thành nhiệm vụ X, điều đó có nghĩa là chúng ta đã đạt được Mục tiêu?
- Có thể nhiệm vụ X đã hoàn thành, nhưng nó không giúp đạt được Mục tiêu?
- Kết quả tốt nhất bạn có thể tưởng tượng về kết quả của việc hoàn thành nhiệm vụ X là gì?
BƯỚC 6 – Rà soát bộ Kết quả chính.
Có nhiều KR chưa chắc tốt. Hãy rà soát xem có KR nào trùng lặp hoặc có ý nghĩa giống nhau không?
Các nhóm sử dụng OKR hiệu quả thường có KR phản ánh số lượng và KR khác về chất lượng. Ví dụ:
Bạn có thể thiết lập số lượng KR như “Tăng số người đăng ký theo dõi trên iOS từ 100 đến 200 vào cuối quý” và một KR chất lượng như “Tăng số người dùng kích hoạt trong 30 ngày từ 400 lên 600 vào cuối quý.”
Câu hỏi đặt ra:
- Làm thế nào chúng ta có thể giảm số lượng kết quả chính? Nếu chúng ta đạt được Kết quả chính 1, điều đó có nghĩa là chúng ta cũng đã đạt được Kết quả chính 2? (Để giảm và tập trung Kết quả chính)
- Chúng ta có sự cân bằng giữa KR về số lượng và KR về chất lượng không?
BƯỚC 7 – Tinh chỉnh kết quả chính. Hoàn thiện OKR cấp nhóm.
Trong nhiều trường hợp, Kết quả chính có thể được cải thiện. Sử dụng các đặc điểm của kết quả chính một cách hiệu quả để tạo câu hỏi. Nếu một kết quả chính ít nhất không “đáp ứng một phần” tất cả những tiêu chí này, thì chúng tôi cho rằng đó không phải là Kết quả chính. Dưới đây là các tiêu chí để tạo Kết quả chính sẽ giúp OKR cấp độ nhóm của bạn hiệu quả:
- Kết quả chứ không phải nhiệm vụ.
- Nhớ rằng “Kết quả chính” chứ không phải là tất cả các kết quả. – Liệu đó có phải là kết quả chính không?
- Rõ ràng – Mô tả rõ ràng tới mức đứa trẻ 5 tuổi cũng có thể hiểu được.
- Đo lường được bằng con số.
- Được sở hữu – Tất cả KR đều có người chủ sở hữu đồng ý cập nhật tiến độ và đảm bảo KR không bị bỏ sót.
