Để tìm ra KPI phù hợp, chúng ta cần bắt đầu với một định nghĩa rõ ràng xem liệu thước đo hiệu suất KPI thực sự là gì?
Làm thế nào so sánh định nghĩa của bạn với người khác?
Đầu tiên, hãy quên từ viết tắt SMART.
SMART có nghĩa là cụ thể, đo lường được, có thể đạt được, có liên quan và có thời hạn. Nó có một khuôn khổ rất tốt để kiểm tra xem liệu mục tiêu chiến lược bạn viết có tốt. Nhưng, SMART không phải là khuôn khổ đo lường. Chỉ dựa vào SMART không giúp chúng ta tìm ra KPI phù hợp. Để làm điều đó, chúng ta cần một định nghĩa rõ ràng xem liệu thước đo hiệu suất KPI là gì.
KPI phù hợp là câu trả lời cho chữ cái viết tắt “M'” trong từ SMART. “M” là những điều khiến mục tiêu đo lường được. Bạn có thể xem xét một định nghĩa hiệu quả về KPI thực sự là gì:
Một thước đo hiệu suất là một lượng hóa cung cấp bằng chứng khách quan về mức độ mà một kết quả hiệu suất đang xảy ra theo thời gian.
Sẽ không có vấn đề gì nếu bạn gọi chúng là KPI, số liệu, chỉ số hiệu suất, thước đo hiệu suất hoặc bất kỳ thuật ngữ nào khác chúng ta có thể dùng. Khi đề cập tới định nghĩa thước đo hiệu suất, cũng có nghĩa là định nghĩa về KPI. Vì vậy, cho dù bạn hỏi là KPI, số liệu, chỉ số, lead, lag hay bất cứ điều gì, chúng ta cần hiểu định nghĩa trên nếu muốn thúc đẩy cải thiện hiệu suất.
Hãy xem xét kỹ hơn về các từ khóa trong định nghĩa này: thước đo hiệu suất thực sự là gì.
Một phương pháp SO SÁNH để biết khi hiệu suất có tốt hay không
Một con số không bao giờ có thể là thước đo hiệu suất bởi không có gì để so sánh với nó. Chúng ta cần một sự so sánh để quyết định xem hiệu suất này tốt hay xấu, hay nó thay đổi theo hướng nào. Chúng ta cần thực hiện hai so sánh cụ thể:
- hiệu suất thực tế hiện tại với mức hiệu suất lý tưởng hoặc mong muốn
- hiệu suất thực tế hiện tại với hiệu suất quá khứ
Mục tiêu khách quan đưa ra một bức tranh chính xác và hợp lý đáng tin cậy về hiệu suất hiện tại
Thường trong các cuộc họp đánh giá hiệu suất chỉ xoay quanh việc những người ra quyết định dành bao nhiêu thời gian để tranh luận về tính toàn vẹn dữ liệuI, trái ngược với việc sử dụng KPI thông báo cho họ. Các KPI không cần có tính toàn vẹn hoàn hảo. Chúng cần có đủ độ chính xác và độ tin cậy để tin tưởng khi mà thông tin sẽ dẫn tới một quyết định tốt hơn thay vì không đưa ra quyết định hoặc một quyết định không được thông báo.
Mức độ vừa đủ các chỉ tiết nhằm phát hiện những thay đổi nhỏ nhưng quan trọng trong hiệu suất, bạn nên phản hồi.
Cách chúng tôi thiết kế KPI có thể tác động đến độ chi tiết – hoặc độ nhạy cảm với thay đổi – mà các KPI có thể thể hiện. Đo lường mức độ có nghĩa là, ví dụ, sử dụng thang đánh giá 10 điểm thay vì thang đo có/ không. Đo lường mức độ có nghĩa là KPI có thể cần nhiều điểm điểm dữ liệu. Và điều này giúp chúng ta có được tín hiệu thay đổi và đưa ra hành động sớm hơn.
Có liên quan đến Kết quả hiệu suất quan trọng, liên quan tới các ưu tiên để cải tiến tổ chức.
Chúng ta đo lường nhiều thứ trong doanh nghiệp. Nhưng không phải tất cả các thước đo KPI đều là “thước đo hiệu suất”.
Mọi người thường quên chữ K (key), KPI là những thước đo then chốt nhất của doanh nghiệp, nhưng thước đo ít quan trọng hơn được gọi là PI (nó không còn chữ K).
Vì vậy hãy đảm bảo KPI của bạn là những thước đo kết quả quan trọng của tổ chức.
Thể hiện thay đổi Theo thời gian về mức độ hiệu suất đưa ra đủ bối cảnh tránh cái nhìn thiển cận
Trừ khi chúng ta thiết kế KPI cung cấp phản hồi thường xuyên theo thời gian, còn không chúng ta phải đối mặt với việc có quá ít thông tin, hoặc quá muộn. Chúng ta không có thông tin hữu ích để điều chỉnh chiến lược (những hoạt động, sáng kiến, dự án và những thứ được cho là làm cho hiệu suất tốt hơn) nhằm đảm bảo chúng thực sự tạo ra kết quả được cải thiện. Đo lường hiệu suất là một kế hoạch y tế.
Hành động
Vậy điều gì quan trọng hơn với bạn? Có được thuật ngữ quản lý hiệu suất hoàn hảo hay có một KPI tốt có ý nghĩa tập trung mọi người vào những gì cần được quản lý và cải thiện nhất?
