Với 3 câu hỏi sau, bạn có thể thu hẹp từ 50 xuống còn 5 thước đo KPI và kết thúc mớ hỗn độn một lần và mãi mãi.
Bạn có quá nhiều KPI vì một hoặc nhiều lý do sau:
- chúng ta có rất nhiều ưu tiên
- chúng ta có rất nhiều dữ liệu
- chúng ta được yêu cầu đo lường nhiều thứ
- chúng ta phải đo lường càng nhiều càng tốt, bởi chúng ta phải biết điều gì đang xảy ra
- chúng ta có một doanh nghiệp rất phức tạp và rất nhiều vấn đề
Đó không phải là lý do. Chúng là lời biện minh. Chúng ta có thể thận trọng hơn trong việc lựa chọn KPI và kết thúc mớ lộn xộn này.
Suy nghĩ cẩn thận hơn, chúng ta có thể nhanh chóng loại bỏ các KPI không thực sự là KPI. Nhưng chúng ta cũng có thể giải quyết vấn đề theo nguyên nhân của nó, khi thiết lập mục tiêu chiến lược và đầu ra để đo lường. Quá nhiều mục tiêu và kết quả không đáng đo lường và chúng ta cần lọc ra càng sớm càng tốt.
Bộ lọc này là sự kết hợp 3 câu hỏi dưới đây.
Câu hỏi 1: Chúng ta có nên cải thiện điều này?
KPI đo lường kết quả và kết quả thường ở dạng mục tiêu hoặc đầu ra. Vì vậy, với mỗi mục tiêu hay đầu ra, hãy hỏi xem liệu “chúng ta có nên cải thiện điều này?”
Cải thiện kết quả có nghĩa là bạn sẽ thay đổi một cái gì đó khiến kết quả tốt hơn. Và cải thiện nó bây giờ có nghĩa là trong phạm vi lập kế hoạch hiện tại (có thể là một quý hoặc một năm hoặc một vài năm).
Câu trả lời “không” cho hiện tại có thể là “có” trong tương lai. Nó là về việc những gì cần được cải thiện ngay bây giờ, là một ưu tiên so với những thứ khác.
Câu hỏi 2: Chúng ta có thể cải thiện điều này?
Đôi khi, khi thiết lập KPI, chúng ta đo lường những điều thú vị và không thực sự hữu ích. KPI nên đo lường kết quả mà chúng ta có thể làm một điều gì đó. Nếu bạn không thể cải thiện kết quả, bởi nó không thực sự là kết quả bị ảnh hưởng bởi quá trình hay hệ thống hay đội nhóm của bạn, thì việc đo lường nó sẽ không thực sự hữu ích.
Một mặt nào đó, rất nhiều người nghĩ rằng họ cần kiểm soát 100% kết quả trước khi có thể cải thiện nó. Không phải vậy. Bạn chỉ cần có một lượng ảnh hưởng lớn hơn kết quả đó. Khi bạn biết rằng quyết định và hành động của mình có thể thay đổi điều gì đó và cải thiện kết quả, câu trả lời của bạn cho câu hỏi này là “có”.
Câu hỏi 3: Chúng ta sẽ cải thiện điều này?
Nói bạn sẽ cải thiện kết quả này và thực sự cải thiện nó là một điều hoàn toàn khác. Có nhiều thứ có thể ngăn cản chúng ta cải thiện hoặc đạt được mục tiêu: không đủ thời gian, không đủ tài nguyên, không đủ kỹ năng. Sẽ không đáng để đo lường kết quả trừ khi chúng ta biết mình sẽ cải thiện nó.
Có nghĩa chúng ta phân bổ thời gian và nguồn lực và nhân sự có kỹ năng để thực hiện thay đổi. Nó có nghĩa chúng ta biết rõ bản thân có thể tiếp nhận nó. Câu trả lời cho câu hỏi này phải được xác định rõ ràng.
Bạn cần câu trả lời “Yes” cho 3 câu hỏi trên trước khi tiến hành đo lường.
Nếu câu trả lời cho một trong 3 câu hỏi trên là “No”, đừng đo lường nó. Chưa. Có lẽ trong tương lai câu trả lời sẽ là “có”. Khi đó, đo lường nó sau. Không phải bây giờ.
Và nếu bạn có một KPI mà câu trả lời cho 1 trong 3 câu hỏi trên là “No”, hãy dừng lại. Ngừng báo cáo nó, ngừng tranh luận về nó, ngừng đặt mục tiêu cho nó, ngừng cố gắng cải thiện nó. Nó không quan trọng ngay lúc này.
Ba câu hỏi này là một phần của kỹ thuật BSClead được gọi là Đo lường KPI thử nghiệm. Chúng là bộ lọc giữa thiết lập mục tiêu và lựa chọn thước đo KPI, nhằm đảm bảo thói quen thiết lập mục tiêu tồi tệ không phải là thủ phạm gây ra sự lộn xộn trong KPI.
Bỏ các KPI mà không có câu trả lời “YES” cho 3 câu hỏi này: Bạn có nên cải thiện nó không? Bạn có thể cải thiện nó không? Bạn sẽ cải thiện nó?
Thảo luận:
Bạn có bất kỳ ví dụ nào về mục tiêu hay đầu ra nào mà không có câu trả lời “yes” cho cả 3 câu hỏi?
