Xem xét các thước đo KPI mà tổ chức bạn hiện đang sử dụng. Có bao nhiêu thước đo KPI được tính hàng năm? hay hàng quý? hay hàng tháng? hay hàng tuần? Lý do chọn lựa nhịp độ tính toán đó là gì? Một trong những thói quen xấu về đo lường hiệu suất là đo lường quá thường xuyên và điều này có nghĩa là chúng ta đã bỏ lỡ các tín hiệu quan trọng.
Nếu bạn đang cố gắng giảm cân, đo lường mỗi năm sẽ không nói lên điều gì với bạn. Cân nặng có thể thay đổi trong một vài ngày, đặc biệt nếu bạn đang thay đổi chế độ ăn uống và hoạt động. Đo lường hàng năm hoặc thậm chí hàng quý hoặc hàng tháng quá ít để đưa ra phản hồi mà bạn có thể sử dụng để tinh chỉnh chiến lược giảm cân của mình. Quá ít, quá muộn.
Nhưng đo lường cân nặng mỗi giờ cũng không nói lên điều gì. Cân nặng của bạn có thể thay đổi tùy theo thời gian vài giờ, nhưng nhưng biến đổi này là do lỗi quy mô, thời điểm và số lượng bạn đã tiêu thụ trong ngày. Bạn kết thúc với rất nhiều điểm dữ liệu mà chỉ đơn thuần là tiếng ồn, làm chết tín hiệu cho thấy sự thay đổi thực sự về cân nặng.
Đo lường cân nặng của bạn đâu đó giữa hàng ngày và hàng tuần là đúng, để tránh vấn đề phản hồi quá trễ và quá nhiều. Đó là nhịp điệu phù hợp với thứ gì đó như trọng lượng cơ thể, có tốc độ thay đổi tự nhiên của riêng nó.
Nhịp điệu nên phù hợp với nhịp điệu thay đổi.
Mỗi kết quả hiệu suất – hay mục tiêu – mà chúng ta đo lường trong doanh nghiệp cũng có nhịp điệu thay đổi tự nhiên của riêng nó. Giá trị vòng đời khách hàng và phục hồi môi trường khỏi ô nhiễm có thể mất hàng tháng hoặc hàng năm để thay đổi. Thời gian giao hàng, chi tiêu mua sắm và thời gian giải quyết khiếu nại của khách hàng chỉ mất vài tuần để thay đổi. Vì vậy, tần suất theo dõi những kết quả này phải phù hợp với nhịp điệu của chúng.
Quyết định về tần suất cho bất kỳ thước đo KPI nào không hẳn là khoa học. Chúng ta cần xem xét dữ liệu các thước đo ở các tần số khác nhau, tìm ra điều có ý nghĩa. Nếu nghi ngờ, tốt hơn nên chọn tần suất thường xuyên hơn thay vì ít thường xuyên hơn. Ví dụ: nếu chúng ta không chắc chắn liệu hàng tuần hay hàng tháng là tốt nhất với thước đo KPI, hãy mặc định là hàng tuần.
Đôi khi chúng ta phải thỏa hiệp thực tế.
Chúng ta có thể muốn đo lường chi tiêu mua sắm hàng tuần, nhưng dữ liệu tài chính đơn giản không có sẵn thường xuyên so với hàng tháng. Hoặc chúng ta muốn đo lường sự hài lòng của khách hàng hàng tháng, nhưng trước tiên chúng ta phải thiết kế lại quy trình lấy mẫu và bảng câu hỏi để chuyển đổi bản khảo sát hàng năm hiện tại thành bản khảo sát hàng tháng.
Nhịp độ nhanh hơn có nghĩa là cải thiện nhanh hơn.
Khi chúng ta đo lường thường xuyên nhất có thể và ở một nhịp phù hợp sát với nhịp độ thay đổi của kết quả hiệu suất, chúng ta có thể nhận thấy tín hiệu thay đổi sớm hơn. Và điều đó có nghĩa là chúng ta tăng tốc những cải tiến có thể thực hiện cho kết quả đó. Chúng ta tìm hiểu làm thế nào cải thiện kết quả nhanh hơn, chúng ta càng đạt được mục tiêu tốt hơn.
Thảo luận
Có bao nhiêu thước đo KPI của bạn tính theo năm? Chúng theo năm vì chúng luôn như vậy hay chỉ vì nó phù hợp với chu kỳ lập kế hoạch hàng năm của bạn?Thước đo này có hữu ích trong việc đưa ra quyết định suốt cả năm, để cải thiện kết quả của chúng?
