Liên kết KPI rất quan trọng để thực hiện chiến lược thành công và cải thiện hiệu suất lâu dài. Vậy liên kết KPI chính xác là gì và tại sao lại liên kết KPI?
Đối với việc phân bổ KPI, có nghĩa tất cả các KPI trong một tổ chức có liên quan chính xác với nhau.
Mối quan hệ giữa các KPI giúp mọi người có thể thấy được chúng đóng góp thế nào cho tổ chức theo cách tốt nhất để vượt trội. Và có 3 loại liên kết rất quan trọng bạn cần hiểu.
Loại liên kết đầu tiên là Định hướng chiến lược
Nếu bạn liên kết KPI với bất cứ điều gì, đó phải là định hướng chiến lược, ưu tiên tổ chức cải thiện năng lực nhằm thực hiện sứ mệnh và tầm nhìn.
Vì vậy, ở cấp độ chiến lược, điều này có nghĩa là KPI tồn tại để giám sát các kết quả hoạt động thiết yếu được ngụ ý bởi tầm nhìn và sứ mệnh, cũng như các mục tiêu chiến lược hiện tại (hay bất cứ điều gì bạn gọi).
Mẹo: Rất nhiều mục tiêu chiến lược không thể đo lường được, vì vậy hãy đảm bảo mục tiêu được viết theo ngôn ngữ có thể đo lường được bằng cách viết theo công thức này.
Loại liên kết thứ 2 là Quy trình kinh doanh
Khi bạn nói về việc liên kết KPI, bạn không thể nói về việc Khi nói việc liên kết KPI, bạn không thể đặt quá nặng vào việc phân bổ mục tiêu KPI từ trên xuống.
Cách mà mục tiêu chiến lược và sứ mệnh, tầm nhìn của công ty đạt được là thông qua các hoạt động của tổ chức. Và điều có có thể gây ngạc nhiên, các hoạt động không xảy ra thông qua cấu trúc tổ chức, nhưng thay vào đó là các quy trình kinh doanh từ đầu đến cuối. Một quy trình kinh doanh, như cung cấp dịch vụ cho khách hàng, có thể liên quan đến nhiều bộ phận hoặc đơn vị kinh doanh của tổ chức.
Liên kết thước đo KPI vào quy trình kinh doanh có nghĩa là 3 điều sau Thứ nhất, quy trình kinh doanh có các KPI theo dõi các đầu ra quan trọng nhất của nó. Thứ hai, quy trình kinh doanh có các KPI theo dõi ảnh hưởng lớn nhất của nó trong việc hỗ trợ các kết quả khác. Thứ ba, nó có các KPI theo dõi kết quả các bước cực kỳ quan trọng trong quy trình kinh doanh.
Nếu Dòng tiền là KPI chiến lược cho một tổ chức, thì quá trình lập hóa đơn có tác động lớn. Quá trình xuất hóa đơn có tác động đến Dòng tiền là thanh toán hóa đơn kịp thời, có thể được đo bằng Ngày Nợ hoặc % Hóa đơn được trả đúng hạn. Một bước quan trọng trong quy trình lập hóa đơn có tác động đến thanh toán đúng hạn là lập hóa đơn. Nếu điều đó không được thực hiện một cách chính xác, hóa đơn có thể không được thanh toán. Vì vậy, KPI trong quá trình có thể là Tỷ lệ phần trăm hóa đơn có lỗi.
Mẹo: Xem ví dụ về quy trình thanh toán của một công ty vận tải, với trọng tâm là khách hàng. Xem thước đo có ý nghĩa gì.
Loại liên kết thứ 3 là Đơn vị kinh doanh
Các tổ chức không hiểu về quy trình kinh doanh của nó chưa sẵn sàng cho việc liên kết KPI vào các quá tình. Vì vậy, thay vào đó, họ sẽ liên kết các thước đo KPI với các đơn vị kinh doanh hoặc các phòng ban.
Khi KPI được liên kết với các đơn vị kinh doanh, nó tương tự như liên kết chúng theo quy trình: đơn vị kinh doanh có các KPI theo dõi kết quả hoạt động quan trọng nhất của nó, cũng như KPI theo dõi ảnh hưởng lớn nhất của nó trong việc hỗ trợ đạt được các kết quả khác.
Nếu đó là bộ phận Nhân sự, kết quả hoạt động của họ có thể bao gồm tuyển dụng nhanh nhân viên vào các vị trí trống, nhân viên có tất cả các kỹ năng cần thiết cho vai trò của họ và – được ưu tiên chiến lược để cải thiện văn hóa tổ chức – nhân viên tham gia đầy đủ vào mục đích tổ chức. Nếu KPI của bộ phận nhân sự được thiết kế để giám sát các kết quả hiệu suất đó – và bất kỳ kết quả nào khác hỗ trợ các kết quả này – thì KPI của chúng được liên kết.
Mẹo: Điều quan trọng là xử lý các chức năng hỗ trợ khác một chút để tìm ra mối liên kết của chúng với mục đích và chiến lược của tổ chức.
Nhưng có một vài điều KHÔNG nên làm khi liên kết KPI
Mọi người thường tìm kiếm KPI trước khi biết kết quả hiệu suất là gì. Điều này lãng phí thời gian, nỗ lực và sự chú ý. Nếu lý do khi bạn quyết định đo lường một cái gì đó là vì bạn có sẵn một số dữ liệu hoặc báo cáo điểm chuẩn ngành hoặc danh sách KPI liên quan mà bạn đã dowload từ cơ sở dữ liệu KPI, hãy dừng lại.
Chủ đề cơ bản phổ biến với bất kỳ loại liên kết KPI nào là bạn liên kết KPI với kết quả hiệu suất được chọn có chủ ý. Dành thời gian tìm ra kết quả hiệu suất để liên kết KPI, trước khi lo lắng xem KPI sẽ là gì.
Sức mạnh của việc có KPI và sức mạnh của việc có KPI liên kết với định hướng chiến lược của tổ chức, là nó kéo mọi người và mọi quá trình trong tổ chức lại với nhau, từ đó bạn chỉ cần bỏ ra ít thời gian và nỗ lực nhất để đạt được mục tiêu và hoàn thành mục đích.
Công cụ BSClead sử dụng với khách hàng giúp họ dễ dàng liên kết KPI với ciến lược và với quá trình kinh doanh hay với đơn vị Kinh doanh là Bản đồ chiến lược của BSClead.
