Thực hành tốt KPI – và làm chủ nghệ thuật và khoa học đo lường những điều quan trọng để đạt được điều tốt hơn – không phải là một nhiệm vụ tầm thường. Phải mất thời gian di chuyển từ sự đấu tranh tiến tới thành công, bởi cần thời gian để thành thạo.
Mọi người thường đánh giá thấp thời gian cần để nắm vững đo lường hiệu suất và các KPI quan trọng. Tìm kiếm một KPI tốt không giống như việc mua sắm ở cửa hàng tạp hóa. Đó không phải là một chuyến đi tới cửa hàng KPI, lấy những thứ bạn cần và kết thúc.
Việc tìm kiếm một KPI tốt giống như một chế độ sức khỏe và thể lực hoàn chỉnh – nó bao gồm một triết lý bao quát, một tập hợp các nguyên tắc và ý định, một phương pháp tiếp cận có cấu trúc và thực hiện kỷ luật.
Và điều đó thực sự mất thời gian. Cần có thời gian để tìm hiểu và thử nghiệm, để thực hành và triển khai, để tích hợp và làm chủ. Có nghĩa chúng ta có ba giai đoạn để đưa ra phương pháp tiếp cận KPI: Thí điểm, Thực hành và Thực hiện.
Ba giai đoạn này rất cần thiết nếu bạn muốn thành công; nếu bạn muốn có được KPI đáng tin cậy và thường xuyên thúc đẩy cải thiện hiệu suất. Không có lối tắt nào khác cho bạn đâu.
Giai đoạn 1: Thí điểm (Pilot)
Bước đầu tiên để kết thúc cuộc đấu tranh với KPI là chọn lựa phương pháp đo lường KPI thực sự. Tìm hiểu nó và thử nghiệm nó trên phạm vi nhỏ.
Chìa khóa thành công ở giai đoạn thử nghiệm là:
- Làm theo phương pháp tiếp cận, không sửa đổi nó
- học hỏi phương pháp tiếp cận, đừng làm chủ nó
- mời các tình nguyện viên tham gia, không ủy thác nó
- test phương pháp tiếp cận này
Giai đoạn thí điểm sẽ là 6 tháng đầu tiên. Bạn có thể thu được lợi tức đầu tư lớn từ phương pháp tiếp cận KPI của mình, ngay cả trong giai đoạn thử nghiệm này. Nó sẽ tạo ra một vài gợn sóng đầu tiên về nhận thức mới và sự quan tâm tới đo lường hiệu suất.
Giai đoạn 2: Thực hành (Practice)
Sau giai đoạn thử nghiệm, bạn bắt đầu một vài triển khai đầy đủ với phương pháp KPI. Bạn có thể bắt đầu ở cấp độ chiến lược và xếp nó vào một vài đơn vị kinh doanh. Bạn thực hiện đủ tại đây để mọi người xem đây là phương pháp tiếp cận mà họ nên sử dụng.
Chìa khóa thành công ở giai đoạn thực hành là:
- liên kết phương pháp tiếp cận KPI với các phương pháp tiếp cận thiết kế chiến lược, thực hiện, báo cáo, quản lý dự án và cải tiến
- tham gia và huấn luyện mọi người về phương pháp tiếp cận KPI trước khi họ triển khai
- một lần nữa, hãy làm theo phương pháp tiếp cận, không sửa đổi nó
Giai đoạn thực hành sẽ là 1 hoặc 2 năm. Trong thời gian này, bạn sẽ nhận thấy sự chuyển dịch trong văn hóa hiệu suất, bạn sẽ thấy đạt được thêm một vài mục tiêu và sẽ nhiều người hỏi xem làm thế nào áp dụng phương pháp tiếp cận KPI mới.
Giai đoạn 3: Thực hiện (Perform)
Khi phương pháp tiếp cận KPI đã thực hành đủ để có thể thoải mái và thực tế nó đủ với tổ chức bạn, đã đến lúc nhúng nó. Nó sẽ được tích hợp và chấp nhận mà không có bất kỳ câu hỏi nào. Và khi được làm chủ, nó được thiết kế phù hợp với tổ chức bạn một cách chặt chẽ hơn.
Chìa khóa để thành công ở giai đoạn thực hiện là:
- chính thức hóa phương pháp tiếp cận KPI, tích hợp vào các quy trình và hệ thống quản lý của bạn
- chú ý đến tính hiệu quả của phương pháp tiếp cận KPI, ví dụ: mục tiêu nào đạt được sớm hơn và ít nỗ lực hơn?
- bất kỳ điều chỉnh nào bạn thực hiện với phương pháp tiếp cận cần được kiểm tra trước, đảm bảo nó cải thiện kết quả
Giai đoạn Thực hiện sẽ là 3 – 5 năm. Trong thời gian này, bạn sẽ thấy cải tiến hiệu suất và mục tiêu đạt được. Tất cả mọi thứ sẽ dễ dàng hơn và mượt mà hơn và sẽ tạo ra kết quả tốt hơn.
5 năm?! Chúng tôi không có đủ thời gian cho điều đó!
Chắc chắn bạn có.
Hãy suy nghĩ về thời gian tổ chức bạn đã cố gắng đấu tranh với KPI, đi vòng quanh cố gắng tìm ra điều phù hợp, thất bại lần này tới lần khác để có được sự tham gia vào đo lường hiệu suất, thu thập quá nhiều dữ liệu không cần thiết.
Tất cả thời gian lãng phí đó sẽ chỉ tiếp tục nếu vẫn nghĩ rằng bạn không có đủ thời gian cho một phương pháp tiếp cận KPI đúng cách. Vì vậy, tất nhiên bạn có thời gian – bạn đã lãng phí nhiều hơn số thời gian bạn cần.
Sự thật là để làm chủ KPI bạn phải mất vài năm.
Thảo luận:
Tổ chức bạn đã đấu tranh với KPI trong bao lâu? Bạn nghĩ còn bao lâu nữa cho việc tiếp tục đấu tranh?
