Bắt đầu với một phương pháp đo lường KPI tinh gọn là cách đơn giản và thiết thực cho người mới bắt đầu, bận rộn và ngân sách eo hẹp, để đo lường những điều quan trọng với hiệu suất doanh nghiệp.
Suy cho cùng, làm chủ một phương pháp đo lường hiệu suất mạnh mẽ rất quan trọng với mọi tổ chức. Nếu không thể biết những chỉ số quan trọng đang hoạt động tốt ra sao, chúng ta không thể thực sự quản lý tốt mọi thứ.
Nhưng thực tế, không phải ai cũng có thể bắt đầu với một phương pháp đo lường hiệu suất tốt. Kỹ năng, kinh nghiệm, thời gian và tiền bạc – đặc biệt là trong các doanh nghiệp nhỏ và phi lợi nhuận, tất cả đều hạn chế khả năng bắt đầu với thứ gì đó khốc liệt như BSClead.
Bạn có thể thiết lập nền tảng đo lường KPI tốt với thời gian ít hơn và ít nỗ lực hơn.
Đo lường tốt có thể đơn giản là có mục tiêu rõ ràng, chọn một vài thước đo KPI có liên quan, theo dõi chúng qua thời gian và tìm kiếm các tín hiệu đáng giá.
Tốt nhất là bắt đầu chỉ với một hoặc hai mục tiêu, trước khi tiến hành đo lường một bộ mục tiêu của nhóm hay phòng ban và điều chỉnh chúng theo hướng chiến lược công ty.
Các tổ chức tiến bộ hơn sắp xếp và liên kết mục tiêu chiến lược và thước đo trong toàn tổ chức. Các chuyên gia về đo lường hiệu suất tham gia tự nhiên vào quy trình lập kế hoạch, báo cáo, ra quyết định và cải tiến hiệu suất thường lệ.
Nhưng đó là một hành trình di chuyển từ người mới đến chuyên gia.
Bắt đầu cuộc hành trình này có nghĩa là giữ cho nó đơn giản, có liên quan và tạo ra tác động.
Có 12 bước rất cụ thể nhưng rất đơn giản và dễ thực hiện để thiết lập thước đo KPI mạnh mẽ ngay từ đầu:
- Chọn một mục tiêu bạn thực sự muốn hoặc cần đạt được. (10 phút để quyết định hoặc chọn từ đây)
- Làm cho mục tiêu của bạn có thể đo lường bằng các kết quả hiệu suất (20 phút sử dụng bài test đo lường sau)
- Sử dụng ngôn ngữ truyền cảm hứng để mô tả kết quả của bạn. (15 phút thảo luận bước 2 trong kỹ thuật thiết kế thước đo)
- Chọn các thước đo KPI tiềm năng, cung cấp bằng chứng cho kết quả của bạn. (15 phút liệt kê các thước đo KPI tiềm năng trong bước 4 kỹ thuật thiết kế thước đo.)
- Đánh giá các thước đo KPI tiềm năng và chọn thước đo có ý nghĩa nhất. (10 phút cho điểm các thước đo KPI trong bước 4 kỹ thuật thiết kế thước đo)
- Đặt tên và mô tả thước đo đã chọn. (5 phút để áp dụng công thức thước đo cho các KPI bạn đã chọn)
- Xác định chính xác công thức tính toán thước đo KPI. (5 phút viết công thức – trợ giúp từ chuyên gia dữ liệu nếu bạn không tự tin).
- Lấy dữ liệu và chuẩn bị sẵn sàng phân tích. (Đây là thời điểm khó dự đoán, vì nó phụ thuộc vào việc bạn có dữ liệu hay không. Nếu thế, hãy nhờ chuyên gia dữ liệu trích xuất nó cho bạn. Nếu không, hãy bắt đầu thu thập dữ liệu cơ bản như tiến hành thử nghiệm.)
- Tính toán giá trị thước đo KPI. (10 phút thiết lập bảng tính trong Excel.)
- Chọn phương pháp trình bày làm nổi bật tốt nhất thông điệp của thước đo KPI. (10 phút tạo biểu đồ XmR.)
- Giải thích xem thước đo nói lên điều gì và hiểu tại sao nó lại nói lên điều đó. (5 phút tìm kiếm tín hiệu trong thước đo. 30 phút hoặc hơn thực hiện phân tích nguyên nhân cơ bản.)
- Đưa ra quyết định và hành động để tiến gần hơn đến mục tiêu. (15 phút thiết kế thử nghiệm cải thiện doanh nghiệp. Chỉ ra bao nhiêu thời gian cần thiết để thực hiện thử nghiệm.)
Chỉ cần vào và làm 12 bước này, hướng tới tính thực tiễn, không cần hoàn hảo.
Điều quan trọng hơn là tìm đúng cách và đừng quan trọng việc đo lường mọi thứ.
Khi mới bắt đầu với các thước đo hiệu suất, điều quan trọng là tìm hiểu cơ chế chính xác để đo lường những điều quan trọng và có được trải nghiệm về giá trị đo lường.
Không quan trọng lắm việc đo lường mọi thứ hay việc mọi người tham gia ngay từ đầu. Bạn chỉ nên đo lường những điều thực sự quan trọng, giúp bạn theo đuổi và đạt được mục tiêu hoặc kết quả bạn muốn trong doanh nghiệp.
Bắt đầu từ điều nhỏ và cụ thể, học hỏi nhanh chóng và đo lường nhiều hơn chỉ khi mức độ liên quan và sự tham gia bắt đầu phát triển.
Chúng ta thường nghĩ quá lên về việc đo lường hiệu suất và khiến nó trở nên phức tạp hơn mức cần thiết. Hãy thực tế, không cần hoàn hảo.
Thảo luận:
Quy trình đo lường hiệu suất hiện tại có bao gồm bất kỳ bước nào trong 12 bước này? Cái gì còn thiếu? Bạn có đang nghĩ quá điều gì? Làm thế nào bạn có thể sắp xếp và cải thiện cách tiếp cận KPI cùng một lúc?
