Yếu tố thành công quan trọng (CSF – Critical Success Factors) là gì?
Đúng như tên gọi của nó, CSF là yếu tố quyết định đến thành công của doanh nghiệp trong một thời kỳ. Ví dụ:
- Tăng thị phần thông qua khách hàng hiện tại.
- Định hướng dịch vụ khi tư vấn khách hàng
- Vận hành xuất sắc thông qua việc online hóa các quy trình
CSF là mục tiêu cấp cao bắt buộc doanh nghiệp phải đáp ứng để có thể đạt được thành công.
Tiêu chí xác định CSF:
- Là yếu tố có ý nghĩa sống còn đối với sự thành công của tổ chức.
- Nó đồng nghĩa với một mục tiêu cấp cao.
- Liên kết trực tiếp đến chiến lược kinh doanh.
Xác định các yếu tố thành công quan trọng trong doanh nghiệp không phải là một dự án (một lần), nó là một quá trình liên tục để hoàn thiện.
Quy trình 5 bước để xác định các yếu tố thành công quan trọng
Bước 1: Hình thành nhóm (team) xây dựng CFS
Thành viên đầu tiên nên bắt đầu ở cấp cao nhất của tổ chức, điều này cực kỳ quan trọng. Ngoài ra, một số tổ chức tìm kiếm một nhà tư vấn nhằm điều phối quá trình xây dựng CSF, nếu không có điều kiện, bạn cũng có thể tự dẫn dắt cuộc thảo luận trong nội bộ.
Bước 2: Khích lệ cán bộ nhân viên tham gia đóng góp ý kiến và đưa ra phản hồi.
Đầu tiên, bạn có thể lấy ý kiến đầu vào từ các bộ phận và đội nhóm. Bằng cách giới thiệu với họ CSF là gì? Và theo họ, yếu tố thành công quan trọng của công ty là gì?
Tiếp theo,
Hãy tạo cơ hội để cán bộ nhân viên có thể đưa ra phản hồi sau khi bạn xác định 10-15 CSF cấp cao. Bước 2 này có thể thực hiện sau bước 3, tùy thuộc vào sở thích của bạn.
Bước 3: Sử dụng nhiều khuôn khổ kiểm tra các CSF trong mục tiêu dài hạn của bạn
Hiểu rõ hơn về các yếu tố chính trong mục tiêu của bạn – thông qua một trong những khuôn khổ này – sẽ mất một số thời gian. Nhưng, chúng cực kỳ quan trọng trong việc giúp bạn xác định các yếu tố thành công quan trọng của doanh nghiệp, vì vậy, đừng bỏ qua bước này:
- Tuyên bố OAS: OAS là từ viết tắt của “Objective, Advantage, Scope” tức là Mục tiêu, Lợi thế, Phạm vi. Phương thức này giúp bạn mô tả chiến lược của mình với sự tự tin hoàn toàn và đóng vai trò là điểm khởi đầu để bạn có thể đi sâu vào mục tiêu quan trọng mà doanh nghiệp bạn cần để thực hiện chiến lược này.
- Phân tích SWOT: Đánh giá Điểm mạnh, Điểm yếu, Cơ hội, Thách thức.
- Kế hoạch chiến lược
Bước 4: Xác định xem yếu tố nào là chìa khóa để đạt được mục tiêu dài hạn
Để đạt được một kế hoạch chiến lược và vượt qua các thách thức trong bất kỳ khuôn khổ nào đã nói ở trên, bạn cần hiểu các yếu tố chính trong việc đạt được một kế hoạch dài hạn. Về cơ bản, bạn sẽ kết hợp các yếu tố chính đã thu thập từ tuyên bố OAS, phân tích SWOT, kế hoạch chiến lược và change agenda, và sau đó xác định CSF hàng đầu của bạn là gì. (Hướng dẫn toàn diện này sẽ giúp bạn, bạn nên liên kết các yếu tố thành công quan trọng và các dự án)
Bạn có thể chỉ đơn giản gộp các mục tiêu tổ chức cấp cao lại với nhau và hy vọng rằng nó sẽ thành công. Bạn cần lấy tất cả các CSF và phân chia chúng theo cái mà khuôn khổ Thẻ điểm cân bằng gọi là “các quan điểm”. Các khuôn khổ chiến lược truyền thông sẽ chỉ xem xét quan điểm tài chính, nhưng đó là hệ thống thiếu sót. Có một số khía cạnh quan trọng hơn có thể tác động đến chiến lược mà không thể gộp vào danh mục tài chính. Bốn quan điểm chúng tôi đề xuất ở đây là: Tài chính, Khách hàng, Quy trình và Con người.
Khi bạn nhóm từng mục tiêu trong số 10-15 mục tiêu cấp cao theo một trong bốn quan điểm này, bạn đang thiết lập cho mình thành công lớn hơn và khả năng đo lường tốt hơn.
Bước 5: Thực hiện kế hoạch chiến lược toàn công ty với các yếu tố thành công quan trọng
Đừng nghĩ rằng việc xác định các yếu tố thành công quan trọng , nhóm chúng vào một quan điểm và sau đó để chúng trên kệ với bụi bẩn, sẽ giúp bạn thành công. Bạn cần hành động để thực hiện các CSF trong toàn tổ chức.
Một trong những cách tốt nhất để thực hiện điều này là tạo Thẻ điểm cân bằng (BSC), khung quản lý chiến lược cho phép bạn đạt được các yếu tố thành công quan trọng theo cách hiệu quả hơn. Thẻ điểm cho phép bạn lấy các yếu tố thành công quan trọng (thường được gọi là mục tiêu khi được sử dụng để thảo luận về BSC) và sử dụng các KPI giúp bạn hiểu khi đạt được chúng. Các sáng kiến cho phép bạn hiểu nếu bạn thực hiện các hành động đúng để hoàn thành các CSF và và các mục hành động là các nhiệm vụ nhỏ (nhưng quan trọng) được ủy quyền, giúp nhóm bạn hoàn thành các sáng kiến.
Truyền thông các yếu tố thành công quan trọng
Bạn đã thực hiện kế hoạch chiến lược của mình với các yếu tố thành công quan trọng … bây giờ thì sao? Các nhóm nội bộ có biết chiến lược đã được thực hiện và sẵn sàng để thực hiện không? Mọi người có hiểu CSF của bạn là gì không? Sau bao hối hả tạo và đưa ra một chiến lược, có thể dễ dàng bỏ qua một kế hoạch truyền thông. Nhưng điều đó dẫn đến vấn đề thực thi và có thể làm suy yếu tất cả các công việc bạn đã thực hiện dẫn đến thời điểm này.
Truyền thông được liên kết chặt chẽ với thực thi thành công vì bạn cần toàn bộ tổ chức tham gia vào chiến lược. Ngoài ra, khi bạn đã thu thập ý kiến của nhân viên (như ở bước hai ở trên), điều quan trọng là chia sẻ những gì nhóm lãnh đạo đã làm với thông tin đó vì nó thúc đẩy mọi người đóng góp lần nữa trong tương lai.
Kế hoạch truyền thông của bạn nên được hình thành xung quanh hai giai đoạn chính này:
Truyền thông khởi chạy CSF
Lần đầu tiên bạn giới thiệu về CSF sẽ là một vấn đề lớn. Bởi vì CSF chỉ là một phần của chiến lược kinh doanh tổng thể trong vòng 3-5 năm tới, vì vậy hãy đảm bảo mọi người đều hiểu các yếu tố trong chiến lược.
Dưới đây là các ví dụ sáng tạo trong việc truyền thông các yếu tố và chiến lược thành công quan trọng từ một số khách hàng của chúng tôi:
- Tổ chức một bữa tiệc ra mắt toàn công ty và đặt hàng một chiếc bánh ngọt được thiết kế theo bản đồ chiến lược.
- Tạo và treo áp phích bản đồ chiến lược xung quanh văn phòng.
- Đặt bản đồ chiến lược vào placemats và sổ ghi chép trong phòng họp.
- Tổ chức các cuộc thảo luận, giải thích về việc “làm thế nào bạn phù hợp với chiến lược” (Bạn có thể là một nhân viên).
Chiến lược và các yếu tố thành công quan trọng là những thứ mà nhóm nòng cốt của bạn đã làm việc chăm chỉ, kéo lại với nhau – và một cái gì đó bạn sẽ yêu cầu toàn bộ tổ chức làm việc chăm chỉ để đạt được trong vài năm tới.
Truyền thông liên tục
Trong suốt nhiệm kỳ kế hoạch chiến lược, bạn cần truyền thông tiến trình về các CSF của mình. Đối với thông tin cấp cao này, các tổ chức thường chia sẻ cập nhật trên cơ sở hàng quý hoặc sáu tháng (hàng tháng thường là quá thường xuyên), đồng thời cung cấp cho nhân viên khả năng truy cập các báo cáo hiện trạng theo nhu cầu. Ví dụ: gửi bản tin báo cáo hiệu suất hàng quý và liên kết đến dashboard thời gian thực trên mạng nội bộ, nơi nhân viên có thể xem bất cứ lúc nào. Sau đó, tổ chức một cuộc họp thường niên toàn công ty để chia sẻ tiến trình mục tiêu chi tiết hơn.
Một số tổ chức cũng tạo một phần “Liên hệ” trên web hoặc cung cấp địa chỉ email, nhân viên có thể sử dụng để gửi các câu hỏi chiến lược cốt lõi. Mạng nội bộ cũng có thể chia sẻ thông tin về các thực tiễn tốt nhất trong quản lý hiệu suất hoặc quá trình tạo kế hoạch chiến lược, giúp giáo dục nhóm bạn xem làm thế nào chọn mục tiêu và CSF.
Dù bạn chọn chiến thuật giao tiếp nào, hãy tập trung vào việc cập nhật liên tục và rõ ràng với đội nhóm. Các báo cáo và phân tích về các yếu tố thành công quan trọng sẽ giữ chiến lược trong tầm nhìn của mọi người (đôi khi theo nghĩa đen).
1. Theo dõi các yếu tố thành công quan trọng: Những điều bạn cần biết
Xác định một cách để xem liệu bạn có đạt được các yếu tố thành công quan trọng
Nếu bạn hoàn thành CSF, rất có khả năng bạn hoàn thành chiến lược tổng thể của mình. Do đó, bạn cần có các thước đo KPI và dự án tài chỗ phù hợp để đánh giá chính xác nếu bạn hoàn thành các CSF.
Ví dụ, nếu chiến lược tổng thể của bạn là tăng gấp đôi quy mô tổ chức hiện tại. Điều đó có nghĩa là bạn sẽ kiểm tra một số KPI hoặc dự án cho phép bạn thấy được bạn đang tiến tới mục tiêu đó như thế nào, ví dụ:
- Phát triển với cơ sở khách hàng hiện tại
- Phát triển thông qua các đối tác
- Có được khách hàng mới với một kênh hoặc khu vực cụ thể
Nếu bạn không làm tốt với những CSF này, thì mục tiêu chiến lược của bạn đang gặp rắc rối.
2. Thiết lập một nhà vô địch cho mỗi CSF.
Có thể là một ý tưởng tốt, đảm bảo một người vô địch và chịu trách nhiệm về mỗi CSF. Người này có thể đến từ một bộ phận hoàn toàn khác hoặc một người nào đó từ bộ phận được giao trách nhiệm khác và sẵn sàng cho tầm nhìn nhiều hơn trong lãnh đạo. Họ đóng vai trò là người quản lý CSF và đảm bảo nó đang chuyển động theo hướng tích cực.
Các nhà vô địch cũng có thể chịu trách nhiệm thực hiện một số yếu tố truyền thông được mô tả trong phần trước. Ví dụ, các nhà vô địch CSF sẽ là một phần của kế hoạch chiến lược và truyền thông ban đầu. Từ đó, mỗi nhà vô địch có thể được giao trách nhiệm quảng bá CSF của họ và truyền thông cập nhật (cả bên trong và bên ngoài khi thích hợp).
3. Theo dõi từng CSF thường xuyên.
Hãy nhớ rằng tần suất theo dõi các CSF sẽ khác nhau dựa trên chiến lược của tổ chức bạn. Ví dụ: nếu một CSF được gắn trực tiếp vào doanh thu, bạn có thể cần theo dõi kết quả mỗi tháng. Nhưng nếu CSF gắn liền với việc tuyển dụng – và tổ chwusc bạn tuyển dụng một cách tiết kiệm – bạn có thể chỉ cần theo dõi hai lần một năm.
Phần mềm theo dõi CSF: 5 điều cần tìm
- Phần mềm có thể báo cáo về CSF không? Nhóm bạn sẽ cần kết hợp với nhau và xem xét kết quả một cách đơn giản, hiệu quả, vì vậy điều này rất quan trọng.
- Bạn có thể giao trách nhiệm cho từng CSF không? Như đã đề cập trước đây, bạn có thể muốn một cá nhân chịu trách nhiệm cho từng yếu tố thành công quan trọng, biến điều này trở thành một tính năng quan trọng.
- Bạn có thể dễ dàng theo dõi CSF theo thời gian không? Bất kể bạn có đang vô địch một yếu tố thành công quan trọng cụ thể hay chỉ là xem mỗi người trong số họ đang làm thế nào, điều này rất quan trọng.
- Bạn có thể thêm bình luận và giải thích tại sao một dự án hoặc KPI cụ thể này lại có màu vàng hay đỏ thay vì màu xanh lá cây? Điều này giúp cung cấp một số bối cảnh rất cần thiết cho các CSF.
- Bạn có thể tạo các báo cáo khác nhau cho các đối tượng khác nhau? Báo cáo bạn chia sẻ với toàn bộ nhân viên không cần nhiều chi tiết như báo cáo bạn chia sẻ với lãnh đạo cấp cao. Phần mềm của bạn có dễ dàng tạo ra nhiều báo cáo phù hợp với nhu cầu của bạn.
Những điểm chính
Xác định các yếu tố thành công quan trọng trong doanh nghiệp không chỉ là một dự án một lần, đó là một sự thay đổi đó là một sự thay đổi. Nó không có tuổi thọ, bạn cần thích hợp nó vào tổ chức của mình và luôn làm việc với nó để đảm bảo tất cả hoạt động trơn tru.
Và hãy nhớ rằng: Chỉ đơn giản là có các CFS tại chỗ không có nghĩa là tổ chức bạn sẽ thay đổi một cách kỳ diệu và trở nên thành công hơn. Bạn phải có khả năng truyền thông, đo lường và quản lý chúng để thực hiện đúng chiến lược của mình.
