Sáng kiến chiến lược là bước thứ 6 trong quy trình 9 bước xây dựng chiến lược với BSC để hoạch định và quản lý chiến lược.
Khi một doanh nghiệp bị đình trệ hoặc thất bại, việc lập chiến lược, xây dựng mục tiêu, thiết lập mục tiêu và thước đo KPI sẽ không có tác dụng trừ khi một hoạt động được đưa ra, gợi lên sự thay đổi. Các sáng kiến chiến lược có thể gây ra tác động đáng kể của tổ chức. Chúng có thể là dài hạn hoặc ngắn hạn và chúng phải được liên kết với một hoặc nhiều mục tiêu chiến lược.
Các sáng kiến chiến lược thường được xác định trong các phiên hội thảo được thực hiện trong các bước trước của quy trình Chín bước để thành công. Danh sách sáng kiến cũng có thể bao gồm các sáng kiến hiện có.
Có năm giai đoạn chính cần xem xét:
- Tạo danh sách các sáng kiến ứng cử viên
- Xây dựng bộ tiêu chí lựa chọn
- Chọn và sắp xếp ưu tiên các sáng kiến
- Chính thức mô tả các sáng kiến ưu tiên
- Vốn, thực hiện và quản lý các sáng kiến
1. Tạo danh sách các sáng kiến
Trong các bước 1-5 của quy trình Chín bước để thành công, nhiều sáng kiến chiến lược ứng cử viên sẽ được xác định và xuất hiện cho tới bước này. Không có gì lạ khi có một danh sách 10 Sáng kiến hoặc thậm chí 100 Sáng kiến. Nhiệm vụ đầu tiên là chỉ cần liệt kê tất cả chúng ở một nơi duy nhất và sử dụng kỹ thuật nhóm mối quan hệ để loại bỏ hoặc nhóm bất kỳ bản sao nào.
Điều quan trọng ở giai đoạn này là không bị sa lầy vào việc xem xét liệu một sáng kiến có hợp lệ hay không hoặc có sẵn vốn hay các nguồn lực để phân bổ cho sáng kiến hay không. Điều quan trọng là duy trì danh sách đầy đủ.
2. Xây dựng bộ tiêu chí lựa chọn
Đây là giai đoạn chọn lọc đầu tiên. Bằng cách phát triển một bộ tiêu chí lựa chọn và áp dụng các tiêu chí cho từng mục trong danh sách, đánh giá ý nghĩa chiến lược, danh sách sẽ được giảm đáng kể.
Phải đạt được sự đồng thuận về các tiêu chí quan trọng nhất. Điều này không nên quá phức tạp và tiêu chí nên ít về số lượng, lý tưởng chỉ là 3 mục. Độ phức tạp trong việc lựa chọn và tiêu chí bổ sung có thể được thêm vào trong giai đoạn tiếp theo. Đây là một hoạt động cho đội ngũ quản lý chiến lược, những người sẽ thảo luận và loại bỏ. Tiêu chí điển hình cho giai đoạn này có thể là:
- Những lợi ích chiến lược tiềm năng liên quan đến tầm nhìn của tổ chức
- Nhận định về việc thực hiện và chi phí vận hành dự kiến
- Thời gian cần thiết để thực hiện sáng kiến
Giai đoạn này sẽ đưa ra những sáng kiến có thể được mô tả là “tốt để có” nhưng thực tế lại không có ý nghĩa chiến lược thực sự.
3. Chọn và sắp xếp ưu tiên các sáng kiến
Với số lượng sáng kiến có thể quản lý còn lại (và điều này thực sự phụ thuộc vào quy mô của tổ chức nhưng không quá 15) một khuôn khổ xếp hạng chính thức hơn có thể được áp dụng. Có một số phương pháp được sử dụng theo truyền thống bao gồm:
- Bỏ phiếu đồng thuận – dựa trên các tiêu chí được phát triển và một số tiêu chí cụ thể hơn, những người tham gia hội thảo có thể bỏ phiếu cho điều cho là sáng kiến quan trọng nhất. Phải cẩn thận đảm bảo đúng người tham dự, tức là những người có kiến thức tốt về doanh nghiệp và quy trình chiến lược cho đến nay. Thảo luận sẽ cần diễn ra sau khi bỏ phiếu để thiết lập lý do chính đáng cho một cuộc bỏ phiếu, tránh trường hợp bỏ phiếu cho một quyền lợi thay vì lợi ích của tổ chức.
- Ma trận điểm số – Đây là một cách tốt để trình bày trực quan. Thường được thực hiện dưới dạng ma trận 2×2, với trục X và Y tương ứng là Tác động và Chi phí. Trong trường hợp này, nhóm sáng kiến đặt trong góc phần tư tác động thấp, chi phí cao thường được loại bỏ và xem xét phần còn lại.
- Cho điểm theo tiêu chí trọng số – Có lẽ là cách tiếp cận khoa học nhất. Các tiêu chí hiện có và bất kỳ tiêu chí bổ sung nào có thể được thêm vào một bảng. Gán trọng số cho mỗi tiêu chí và chấm điểm cho mỗi sáng kiến theo từng tiêu chí đã chọn.. Điều này có thể mất nhiều thời gian nhưng nó đem lại đầu ra rất tốt cho giai đoạn tiếp theo.
Khi đã áp dụng phương pháp lựa chọn, số sáng kiến còn lại nên là 5 hoặc 7, có thể được ưu tiên. Đây thường là nhiệm vụ của một đội ngũ quản lý cấp cao,người sẽ một lần nữa đề cập đến các tiêu chí lựa chọn tổng thể và sự phù hợp với tầm nhìn và chiến lược của tổ chức.
4. Chính thức mô tả các sáng kiến ưu tiên
Đây là một bước tương đối đơn giản nhưng cực kỳ quan trọng. Đầu ra từ quá trình lựa chọn nên được ghi lại. Điều này sẽ được mọi người xem xét và thỏa thuận. Nó thiết lập giai đoạn vốn, thực hiện và quản lý. Tài liệu mô tả sáng kiến chiến lược không cần phải quá chi tiết, nhưng nó cần nêu chính xác những gì được yêu cầu và mục tiêu nào sẽ bị ảnh hưởng. Ví dụ về định dạng mô tả sáng kiến chiến lược như sau:
5. Vốn, thực hiện và quản lý các sáng kiến
Tất cả các dự án đều cần vốn và chính giai đoạn này thường gây ra cuộc tranh luận sôi nổi nhất. Nếu bốn giai đoạn trước được thực hiện một cách cẩn thận, thì vốn không nên là rào cản ở giai đoạn này. Kinh phí nên được xem xét trong các tiêu chí lựa chọn. Tuy nhiên, điều thường xảy ra ở giai đoạn này là dự án ưu tiên cao nhất thường đắt nhất và có thể sử dụng toàn bộ ngân sách trong một lần.
Do đó, không có gì bất thường khi sắp xếp lại ưu tiên trong giai đoạn này nhằm tìm kiếm các dự án chi phí thấp hơn, có thể được thực hiện nhanh chóng và thúc đẩy một sự thay đổi đáng kể. Điều này có thể yêu cầu nhóm xem xét các cách dàn dựng hoặc trì hoãn sáng kiến ưu tiên cao nhất để tiến hành các sáng kiến ưu tiên 2 và 3.
Khi vấn đề vốn đã được giải quyết, thì việc thực hiện có thể bắt đầu. Các sáng kiến sau đó trở thành dự án và được chỉ định một người quản lý dự án (điều này rất quan trọng!) người sẽ quản lý dự án hoàn thành.
Tóm lại, quy trình hoạch định chiến lược sử dụng các Sáng kiến Chiến lược, cung cấp các phương tiện để đạt được các Mục tiêu Chiến lược. Kết nối này phải được duy trì. Các sáng kiến chiến lược sẽ vô dụng nếu bị cô lập. Chỉ vì một sáng kiến đã được hoàn thành, không có nghĩa là và cải tiến đã được thực hiện, nó chỉ có nghĩa là sáng kiến đã hoàn thành. Nếu một sáng kiến được kết nối với một mục tiêu cải tiến, thì chúng ta có thể đo lường liệu tác động đã được thực hiện hay chưa.
Sáng kiến chiến lược là bước thứ 6 trong hành trình hoạch định chiến lược.
Bạn có tìm hiểu thêm về chuỗi bài viết về trong quy trình 9 bước xây dựng chiến lược với BSC dưới đây:
