Đo lường hiệu suất KPI mất một chút thời gian và công sức. Nhưng đó có phải là một lý do chính đáng khi chỉ dựa vào dữ liệu có sẵn?
Workplace Analytics của Microsoft sử dụng dữ liệu sẵn có, như: Chủ đề email, Dấu thời gian và lịch làm việc… từ thống kê lịch sử mọi người sử dụng các ứng dụng Microsoft. Từ dữ liệu này, Workplace Analytics tạo các chỉ số hành vi như sau:
- Thời gian dành cho các cuộc họp
- Thời gian dành cho việc cộng tác
- Kích thước mạng lưới nội bộ
- Thời gian quản lý và nhân viên gặp nhau 1-1
- Phân bổ khối lượng công việc
- Thời gian đi tới cuộc họp
- Thời gian làm việc sau giờ làm
Cám dỗ đi sâu vào các công cụ phân tích với các thước đo KPI có sẵn
Chỉ cần 1 click chuột là có dữ liệu. Đó là sự hấp dẫn của báo cáo hay dashboards tự động.
Nhưng nếu bạn đi sâu vào mà không có định hướng rõ ràng, càng lặn sâu có thể bạn càng mất đi ý thức về nơi cần “lên”, “xuống”. Giống như một người lướt sóng mới làm quen bị nhấn chìm bởi một làn sóng 10m.
Microsoft cho biết, mặt sau nghiên cứu của Forrester cho thấy năng suất nhân viên là ưu tiên cao nhất với các giám đốc cấp C, công cụ mới của họ, Workplace Analytics, “cung cấp những hiểu biết hành vi chưa từng có, mà có thể được sử dụng để cải thiện năng suất, hiệu quả của lực lượng lao động và sự tham gia của nhân viên”.
Công việc khó khăn đã có người thực hiện và bức hình đẹp lôi kéo, cám dỗ chúng ta lặn ngay. Nhưng nguy cơ chìm đắm trong mớ dữ liệu đó là hoàn toàn thật.
Khi không xác định rõ ràng KPI nào là quan trọng, thì dữ liệu sẵn có sẽ chi phối cách chúng ta lựa chọn KPI
Và những gì thước đo KPI sẽ làm là lãng phí sự chú ý và năng lượng của chúng ta vào những thứ không tạo ra sự khác biệt đáng giá nào. Chúng ta đi sâu vào dữ liệu và bị kéo đi ngay thời điểm click chuột.
Nhưng với mục đích gì? Chỉ vì nó có sẵn dữ liệu không có nghĩa là dữ liệu đó hữu ích và quan trọng.
Ngay cả khi bạn biết rõ KPI nào là quan trọng, thì cám dỗ dữ liệu sẵn có cũng có thể làm mờ mắt chúng ta
Thước đo KPI như Thời gian cho cuộc họp và Thời gian dành cho việc cộng tác nghe giống như thể chúng ta biết về năng suất nhân viên, nhưng không. Năng suất không chỉ là đầu vào thời gian, mà còn là đầu ra được tạo bởi cách chúng ta sử dụng thời gian.
Chúng ta đến với dashboards và công cụ phân tích quá sớm
Tự động hóa dữ liệu, dashboards và công cụ phân tích là tất cả những ý tưởng tuyệt vời. Nhưng chúng ta đến với chúng quá sớm. Chúng hầu như luôn được xây dựng trên dữ liệu sẵn có hoặc dễ dàng có sẵn. Hạn chế thước đo hiệu suất với dữ liệu có sẵn khiến chúng ta không bao giờ có được dữ liệu mình thực sự cần.
Chúng ta cần tự động hóa dữ liệu, dashboards và công cụ phân tích sau khi đã xác định rõ mục tiêu quan trọng và thiết kế thước đo KPI cung cấp cho chúng ta bằng chứng trực tiếp về mục tiêu đó. Chúng ta cần thiết kế những công cụ này để trả lời những câu hỏi quan trọng, không trả lời những câu hỏi được trả lời dễ dàng.
Hạn chế của KPI với dữ liệu có sẵn khiến chúng ta không bao giờ nhận được dữ liệu chúng ta thực sự cần.
