Case study này là một định nghĩa về Quy trình thanh toán, được điều chỉnh từ một doanh nghiệp vận tải hàng hóa thực sự. Nó chỉ ra các bước không chỉ cải thiện quy trình kinh doanh mà còn sử dụng quy trình để xác định cả các thước đo KPI Kết quả và KPI Quá trình.
Sử dụng đường sắt làm phương thức chính của họ, doanh nghiệp vận tải hàng hóa đặc trưng trong case study này vận chuyển số lượng lớn, như là ngũ cốc hoặc vật nuôi, cho khách hàng của họ.
Thách thức đo lường KPI
Qua khảo sát khách hàng, doanh nghiệp vận tải hàng hóa xác định rằng một trong ba ưu tiên hàng đầu để cải thiện là tính chính xác của quy trình thanh toán. Khách hàng không thanh toán hóa đơn vì chúng có tỷ lệ không chính xác hoặc khó hiểu.
Thách thức là đo lường và cải thiện 3 kết quả cụ thể:
- thanh toán hóa đơn kịp thời
- thu hồi doanh thu với các lô hàng được xử lý
- hóa đơn, báo cáo và ghi chú điều chỉnh dễ hiểu
Làm thế nào họ vượt qua những thách thức này
Một nhóm nhỏ từ doanh nghiệp vận tải hàng hóa đã làm việc cùng nhau, sử dụng BSClead:
- Xác định quy trình thanh toán và mục đích của nó.
- Phân tích quy trình thanh toán để xác định nguyên nhân gây ra sự cố.
- Phát triển các thước đo KPI nhằm theo dõi sự cải thiện của quy trình thanh toán.
Đây là những gì họ đã làm
Thước đo kết quả quy trình:
Các thước đo KPI cho 3 kết quả trên được gọi là “KPI kết quả“. Nhóm đã quyết định 6 thước đo KPI sau:
- Giá trị nợ quá hạn = (Tổng nợ chưa thanh toán)/ (Tổng doanh thu)
- Độ trễ thanh toán = Số ngày trung bình khách hàng thanh toán chậm.
- % lô hàng đủ hóa đơn = (Tổng số lô hàng đủ hóa đơn)/ (Tổng số lô hàng).
- Điểm hài lòng của khách hàng cho sự đầy đủ hóa đơn = Trung bình điểm hài lòng từ khảo sát khách hàng.
- Tỷ lệ Nợ xấu = (Tổng nợ xấu)/ (Tổng doanh thu).
- Chi phí thanh toán = Tổng chi phí lao động liên quan đến việc thanh toán.
Sơ đồ quy trình và các khu vực có vấn đề:
Để hiểu làm thế nào cải thiện quy trình thanh toán, để cải thiện hiệu suất như được xác định bởi 6 thước đo kết quả quy trình, nhóm đã tạo một bản đồ quy trình:
Khu vực quy trình có vấn đề:
Sau khi vẽ bản đồ quy trình thanh toán, nhóm đã xem qua nó một cách có hệ thống để xác định các vấn đề hiện đang ngăn chặn đạt được KPI tốt. KPI kết quả:
- Ghi chú vận chuyển hàng hóa không phải lúc nào cũng được cung cấp khi cần và hàng hóa được vận chuyển mà không có chúng.
- Ghi chú vận chuyển hàng hóa bị mất khi chúng được viết trên giấy.
- Các khoản phí sai có thể xuất hiện khi dữ liệu về chuyến hàng và số lượng chuyến không không được cung cấp chính xác bởi khách hàng.
- Tài khoản không đến được giai đoạn này nhưng có một số lượng đáng kể đang tranh chấp về những gì đã được lập hóa đơn và các khoản phí được áp dụng.
Thước đo KPI quá trình:
Trước khi quyết định cách khắc phục các sự cố về quy trình thanh toán này, nhóm đã thiết kế một số thước đo để theo dõi vấn đề này, từ đó có thể biết liệu việc sửa lỗi có hiệu quả hay không. Họ gọi chúng là Thước đo trong quy tình:
- % Ghi chú lô hàng không được cung cấp = Số lượng lô hàng trong đó ghi chú về lô hàng không được cung cấp, tính theo tỷ lệ % tổng số lô hàng.
- % Ghi chú lô hàng điện từ = Số lượng ghi chú lô hàng được cung cấp dưới dạng điện tử, theo tỷ lệ % tổng số ghi chú lô hàng được cung cấp.
- Độ chính xác của dữ liệu vận chuyển hàng hóa = Số lỗi được tìm thấy về số lượng hoặc loại vận chuyển hàng hóa mà ảnh hưởng tới cách tính cước vận chuyển, chia cho số lượng hàng hóa vận chuyển.
- Giá trị của các tài khoản đang tranh chấp = Tổng số doanh thu được liên kết với các tài khoản hiện đang bị tranh chấp bởi khách hàng.
Với bộ sưu tập 6 thước đo KPI kết quả và 4 thước đo KPI quá trình, nhóm có thể tập trung trực tiếp vào việc khắc phục các vấn đề quan trọng nhất và đảm bảo họ đang nỗ lực cải thiện các thước đo trong quy trình và lần lượt cải thiện các thước đo kết quả.
