Thu thập dữ liệu là một quá trình, không phải là một sự kiện. Suy nghĩ về nó như một quá trình giúp bạn dễ dàng đánh giá cao tất cả các bước có liên quan, ai tham gia vào từng bước và những nguồn lực nào sẽ cần thiết để mỗi bước hoạt động tốt. Sử dụng checklists sau làm điểm bắt đầu để nghĩ về việc thiết kế quy trình thu thập dữ liệu của bạn.
Khi bạn thiết kế một quy trình thu thập dữ liệu mới hoặc cải tiến một quy trình hiện có, đây là 6 bước sẽ đảm bảo bạn có được dữ liệu phù hợp, đúng cách và ở mức độ tin cậy phù hợp:
Bước 1: Làm rõ mục đích.
- Xác định thước đo KPI, câu hỏi hay quyết định mà bạn cần dữ liệu cho nó.
- Liệt kê các mục dữ liệu bạn cần thu thập (ví dụ: các mục này có thể đến từ Định nghĩa Đo lường Hiệu suất của bạn, nếu bạn có chúng hoặc phân tích các yêu cầu thông tin cho các câu hỏi hoặc quyết định kinh doanh của bạn).
- Đảm bảo các mục dữ liệu là hữu ích, KHÔNG chỉ thú vị. Nếu chúng chỉ thú vị, hãy cân nhắc các hậu quả không lường trước khi thu thập chúng (chẳng hạn như chi phí, làm phiền người phản hồi hay người thu thập dữ liệu, làm tổn hại đến tính toàn vẹn, v.v.).
- Xây dựng một tuyên bố mục đích cho quá trình thu thập dữ liệu, để mọi người hiểu tại sao nó tồn tại.
Bước 2: Xác định phạm vi thu thập dữ liệu
- Liệt kê các đặc điểm xác định ai hoặc những gì bạn sẽ thu thập dữ liệu (ví dụ: nhóm tuổi, vai trò, hoạt động liên quan, trình độ học vấn).
- Liệt kê các đặc điểm xác định nơi dữ liệu này sẽ được thu thập (ví dụ: các bộ phận cụ thể, vị trí địa lý, văn phòng hoặc nơi làm việc cụ thể).
- Liệt kê các đặc điểm xác định khi nào dữ liệu này sẽ được thu thập (ví dụ: trong suốt tháng 11, mọi lúc, trong 3 năm tiếp theo, cho đến khi đạt được sự cải thiện).
- Sử dụng các danh sách này để xác định phạm vi thu thập dữ liệu: dân số mục tiêu của bạn.
- Kiểm tra và tinh chỉnh định nghĩa phạm vi bằng cách kiểm tra nó với các ví dụ về con người, sự vật, địa điểm hoặc thời gian nằm ngoài phạm vi.
Bước 3: Thiết kế mẫu
- Xác định mức độ tin cậy của dữ liệu mà bạn muốn đạt được (ví dụ như một thay đổi nhỏ trong thước đo KPI bạn muốn có thể được phát hiện một cách đáng tin cậy?). Điều này có thể đã được ghi lại trong Định nghĩa Đo lường Hiệu suất của bạn.
- Đề cử bất kỳ biến số nhân khẩu học hoặc phân loại nào bạn muốn sử dụng để phân tích dữ liệu của mình (ví dụ: bạn muốn có trung bình hoặc tỷ lệ % theo vị trí địa lý hoặc nhóm tuổi hoặc bộ phận hoặc giới tính?). Điều này có thể đã được ghi lại trong Định nghĩa Đo lường Hiệu suất của bạn.
- Thảo luận về loại kết quả mà bạn đang mong đợi, về phạm vi các giá trị dữ liệu mà bạn nghĩ mình sẽ có được (ví dụ: khách hàng có thể đánh giá mức độ hài lòng chủ yếu ở mức 3 hoặc 4 trên thang điểm hài lòng 5 điểm, hoặc có thể họ cho mức cao hơn thang điểm?)
- Tìm hiểu hạn chế về hậu cần của việc thu thập dữ liệu từ dân số mục tiêu của bạn, ví dụ: khả năng tiếp cận, chi phí và tính toàn vẹn dữ liệu.
- Sử dụng bốn quyết định trên (và một thống kê khảo sát hoặc hỗ trợ khác) để quyết định xem một mẫu có hiệu quả hơn về mặt chi phí so với một cuộc điều tra dân số hay không.
Và nếu bạn đã chọn một mẫu, hãy nhờ sự giúp đỡ chuyên gia từ đó bạn không vô tình khiến nó hoàn toàn vô dụng:
- Xác định một thống kê khảo sát hoặc hỗ trợ khác trong khảo sát lấy mẫu. Nó là khoa học, không phải là nghệ thuật.
- Quyết định xem nó có được phân chia không (tức là tổng mẫu của bạn thực sự là một tập hợp các mẫu nhỏ hơn dựa trên biến số nhân khẩu học hoặc phân loại khác, có thể là vị trí địa lý, nhóm tuổi, bộ phận hoặc giới tính). Phân chia một mẫu đôi khi có thể là một cách để giảm kích thước mẫu tổng thể hoặc cải thiện độ tin cậy tổng thể của kết quả.
- Chọn kích thước mẫu (hoặc kích thước mẫu, nếu phân loại) sẽ mang lại độ tin cậy mà bạn yêu cầu.
- Chọn mẫu sử dụng phương pháp ngẫu nhiên – không phải là phương pháp thuận tiện như hạn ngạch hoặc tình nguyện viên – hoặc nếu không, bạn có nguy cơ sai lệch, trong đó dữ liệu bạn nhận được không đại diện cho dân số mục tiêu của bạn.
Bước 4: Phát triển công cụ thu thập dữ liệu
- Quyết định phương pháp thu thập dữ liệu cơ bản mà bạn muốn, chẳng hạn như tự đánh giá, phỏng vấn qua điện thoại, phỏng vấn trực tiếp, focus group – phỏng vấn nhóm hoặc tự động (nếu có thể).
- Xây dựng các câu hỏi hoặc cấu trúc xung quanh tập hợp các mục dữ liệu bạn đã liệt kê ở Bước 1. Xem xét loại cấu trúc sẽ cho bạn dữ liệu bạn cần, chẳng hạn như câu hỏi mở, câu hỏi yes/no, nhiều lựa chọn, thang đánh giá, danh sách tùy chọn, v.v.
- Sắp xếp hoặc cấu trúc câu hỏi theo thứ tự hợp lý.
- Kiểm tra ngôn ngữ và từ ngữ sử dụng khi cấu trúc câu hỏi nhằm loại bỏ sự mơ hồ. Cân nhắc đưa ra các hướng dẫn súc tích về việc làm thế nào chịu trách nhiệm với từng cấu trúc.
- Thiết kế layout để sắp xếp các câu hỏi theo cách dễ đọc và có thể sử dụng. Hãy xem xét phương tiện truyền thông bạn sẽ sử dụng (chẳng hạn như trang web, google form, giấy, v.v.). Làm thế nào liên kết mọi thứ trên trang web? Làm thế nào sử dụng sự tương phản để câu hỏi đứng ngoài các hướng dẫn và khu vực trả lời (ví dụ: danh sách tùy chọn, thang đánh giá, v.v.).
- Test bảng câu hỏi trên một số người sẽ thu thập dữ liệu hoặc cung cấp dữ liệu. Có thể bạn không nhận ra nhưng vấn đề rõ ràng như người khác. Tiếp thu phản hồi của họ để bảng câu hỏi phù hợp hơn, dễ hiểu và có thể sử dụng hơn.
Bước 5: Sơ đồ quy trình thu thập dữ liệu.
- Xác định yếu tố kích hỏa giúp mọi người biết rằng dữ liệu phải được thu thập. Đó có thể là một cuộc gọi điện thoại khách hàng, một sự kiện cụ thể xảy ra hoặc kết thúc, một hoạt động bắt đầu.
- Xác định làm thế nào ghi lại dữ liệu, ví dụ cơ sở dữ liệu nào sẽ được nhập vào.
- Liệt kê các bước mà bạn nghĩ sẽ liên quan tới quy trình thu thập dữ liệu, từ kích hoạt đến thu thập dữ liệu. Viết xuống người đảm nhận vai trò trong bước nào.
- Vẽ sơ đồ quy trình cho thấy dòng chảy các bước qua thời gian, ai thực hiện chúng. Xem xét các khung thời gian dự kiến thực hiện ở mỗi bước.
- Với mỗi bước, xác định các tài nguyên cần thiết để thực hiện thành công.
Bước 6: Thí điểm toàn bộ.
- Chọn một phần trong phạm vi dữ liệu của bạn, dựa trên vị trí và thời gian, bạn sẽ tiến hành một thử nghiệm thí điểm.
- Liệt kê các kết quả xác định sự thành công cho quy trình thu thập dữ liệu này. Khám phá xem thế nào được coi là thành công từ quan điểm của các bên liên quan (ví dụ: những người thu thập dữ liệu, cung cấp dữ liệu, thu thập dữ liệu, sử dụng dữ liệu, v.v.). Chúng có thể bao gồm tác động đến thời gian của mọi người, tính toàn vẹn dữ liệu, khả năng sử dụng dữ liệu, chi phí và tính kịp thời.
- Xây dựng kế hoạch thử nghiệm thí điểm để kiểm tra quy trình thu thập dữ liệu và cách quan sát bằng chứng cho thấy thành công.
- Thực hiện kế hoạch thử nghiệm thí điểm.
- Hãy suy ngẫm về bằng chứng thành công và tóm tắt những gì bạn đã học được. Liệt kê các thay đổi hoặc cải tiến mà bạn cần thực hiện cho quy trình thu thập dữ liệu.
- Thực hiện các cải tiến để thiết kế bộ sưu tập dữ liệu của bạn.
- Triển khai quy trình thu thập dữ liệu. Tiếp tục theo dõi nó theo thời gian, đảm bảo “kết quả thành công” đang được theo dõi tốt.
Bây giờ là thời gian để bận rộn! Nhưng đừng nghĩ rằng mất quá nhiều nỗ lực để thiết kế quy trình thu thập dữ liệu thành công. Bạn chỉ cần xem liệu bao nhiêu thời gian và công sức và cơ hội cải thiện hiệu suất bị lãng phí khi có dữ liệu không liên quan, không đúng lúc và với độ tin cậy thấp.
Cách bạn tiếp cận với việc thu thập dữ liệu cho các thước đo so với checklists này như thế nào? Bạn có cách nào cải thiện nó, và do đó thu thập nhiều dữ liệu bạn cần, một cách kịp thời và đáng tin cậy hơn?
