Người quản lý Thẻ điểm cân bằng (BSC) hoặc quy trình báo cáo có thể là yếu tố quyết định việc thực hiện chiến lược của bạn có thành công hay không.
Vậy ai nên quản lý BSC?
Đặc điểm tính cách của một người quản lý Thẻ điểm cân bằng tuyệt vời
Mặc dù người quản lý BSC không sở hữu chiến lược, nhưng họ quản lý quy trình, một vai trò đòi hỏi một người cụ thể có thể thực hiện thành công. Chúng tôi phát hiện ra rằng các ứng cử viên tốt nhất là những người chịu trách nhiệm, tích cực, có những đặc điểm sau:
1. Họ kết nối tốt trong toàn tổ chức.
Báo cáo quản lý kết hợp dữ liệu từ các phòng ban và cá nhân khác nhau. Để theo dõi dữ liệu đó (và theo dõi những người chịu trách nhiệm cung cấp dữ liệu đó), người quản lý Thẻ điểm cân bằng có khả năng tương tác tốt với mọi người (và tất cả các bộ phận mọi người làm việc) trong công ty bạn, ở mọi cấp độ. Ngoài ra, người này cần có khả năng thuyết phục mọi người về giá trị của quy trình báo cáo, chứ không chỉ bắt nạt họ cung cấp dữ liệu. Một khi mọi người tham gia, việc lấy dữ liệu mỗi tháng và cuối cùng tự động hóa quá trình đó sẽ dễ dàng hơn rất nhiều.
2. Họ có tổ chức và kịp thời.
Báo cáo quản lý được tạo hàng tháng hoặc hàng quý. Nếu báo cáo hàng tháng trễ một tuần, bạn có thể sao lưu vào tháng tiếp theo (và tháng sau đó, v.v.). Báo cáo cần sẵn sàng cho các cuộc họp điều hành đã được lên lịch trước một năm. Người điều hành quy trình báo cáo có khả năng đáp ứng tất cả các thời hạn, lên kế hoạch cho các cuộc họp này và thể hiện trước các ngày họp. (Họ cũng thường có kế hoạch dự phòng khi có sự cố xảy ra.) Vì vậy, nếu bạn đang xem xét một người thường xuất hiện muộn hoặc không chuẩn bị cho các cuộc họp, hãy suy nghĩ lại.
3. Họ lạc quan và tràn đầy năng lượng.
Người này có năng lượng vô biên và một cái nhìn lạc quan về những gì họ có thể đạt được. Họ giàu năng lượng và thuyết phục người khác rằng họ nên chia sẻ cùng một mục tiêu để cung cấp dữ liệu và phân tích kịp thời. Họ không cần sự chú ý, mặc dù họ đạt được sự hài lòng khi thấy công việc được thực hiện đúng.
4. Họ rất chú ý đến chi tiết.
Có rất nhiều dữ liệu chứa trong các báo cáo quản lý, tất cả đều phải chính xác và cập nhật. Người này cần chú ý tới những thứ nhỏ nhặt để đảm bảo rằng tất cả thông tin thừa phải loại bỏ và thiếu phải bổ sung đến từng dấu chấm, phẩy.
Lưu ý bên lề: Với các tiêu chí ở trên, bạn có thể xác định được ai sẽ chạy quy trình báo cáo và/ hoặc Thẻ điểm cân bằng. Nhưng bạn cũng nên xem xét quyền sở hữu chiến lược của mình ở đâu, phần lớn phụ thuộc vào loại hình tổ chức. Hãy suy nghĩ về bộ phận mà người này hoặc nhóm nên báo cáo. Họ ở đâu trong tổ chức bạn?
- Nếu bạn ở trong một tổ chức lớn, thì có lẽ Văn phòng Quản lý Chiến lược chịu trách nhiệm thúc đẩy quá trình xây dựng chiến lược và thực hiện các đánh giá chiến lược. Văn phòng này cũng có thể chịu trách nhiệm quản lý dự án hoặc danh mục đầu tư và có thể độc lập hoặc tồn tại trong bộ phận tài chính (hoặc một bộ phận chiến lược riêng).
- Nếu bạn ở trong một tổ chức vừa và nhỏ, bạn có thể chạy báo cáo thông qua Giám đốc điều hành.
- Nếu bạn ở trong một tổ chức phi lợi nhuận hoặc chính phủ, báo cáo thường được xử lý bởi Giám đốc tài chính. Các tổ chức này phụ thuộc rất nhiều vào quá trình lập ngân sách, và do đó, văn phòng này chịu trách nhiệm tạo các báo cáo cho tất cả các bộ phận.
Đưa Thẻ điểm cân bằng vào toàn tổ chức
Thật tuyệt vời khi bạn đã xác định được một cá nhân tuyệt vời có thể giúp với báo cáo quản lý, nhưng Thẻ điểm cân bằng không nên là công việc của chỉ một cá nhân! Nó đòi hỏi nỗ lực từ nhiều phòng ban và các bộ phận, cho đến đội ngũ lãnh đạo.
Để thấy kết quả của các hoạt động liên quan đến chiến lược, người quản lý Thẻ điểm cân bằng cần có khả năng tạo một báo cáo hàng tháng có định dạng tốt, có thể sao chép. Điều này đòi hỏi phải thu thập và định dạng dữ liệu, xem xét phản hồi của lãnh đạo và nhiều hơn nữa nhưng nếu bạn đã tìm được người phù hợp với công việc, họ sẽ không bị nhiệm vụ này làm nản chí. Và mặc dù điều đáng ngưỡng mộ là cá nhân này đã sẵn sàng giải quyết một quy trình báo cáo phức tạp, bạn có thể giúp họ rất nhiều bằng cách thực hiện các bước sau:
- Tự động hóa quá trình thu thập dữ liệu. Cá nhân đó có thể hoàn toàn sẵn sàng liên hệ với những người liên quan đến các KPI hoặc dự án nhất định và lấy dữ liệu. Nhưng nếu bạn sử dụng phần mềm, thì không cần người trung gian. Thay vào đó, bạn có thể thiết lập phần mềm để tất cả các bên liên quan có thể nhập dữ liệu trực tiếp vào ứng dụng. Điều này có nghĩa là người quản lý Thẻ điểm cân bằng chỉ phải đảm bảo rằng tất cả mọi người đều theo lịch trình.
- Tự động hóa báo cáo. Nếu người quản lý Thẻ điểm cân bằng đang sử dụng một hệ thống cũ để báo cáo (Excel và PowerPoint), thì họ sẽ gặp phải nhiều vấn đề trong việc kiểm soát phiên bản. Ví dụ: nếu nhóm lãnh đạo yêu cầu định dạng báo cáo khác trước cuộc họp lớn 1 giờ, người đó sẽ dành nhiều thời gian để ghép lại một phiên bản mới. Nhưng nếu có phần mềm sẽ tiết kiệm thời gian và đảm bảo rằng báo cáo mới được cập nhật hoàn toàn và chính xác.
Khi bạn có tất cả dữ liệu trong một hệ thống linh hoạt, bạn có thể triển khai phần mềm trên tất cả các bộ phận và phòng ban. Hãy tưởng tượng đội ngũ lãnh đạo sẽ hiệu quả hơn như thế nào khi họ chỉ sử dụng một phiên bản thực tế, để tạo báo cáo chiến lược, báo cáo hoạt động, báo cáo tài chính, báo cáo nhân sự, v.v …
Với người quản lý Thẻ điểm cân bằng phù hợp, bạn có thể biến một quy trình hiệu quả của một người thành một quy trình báo cáo hiệu quả trên toàn công ty.
Nói cách khác, phần mềm báo cáo có thể khiến người hiệu quả nhất trở nên hiệu quả hơn bằng cách sao chép các quy trình họ quản lý. Phần mềm không nên là một gánh nặng khi sử dụng – nó sẽ khiến người sử dụng nó có năng suất cao hơn. Nếu đây không phải là trường hợp trong tổ chức bạn, thì đó là thời gian để xem xét liệu bạn có sử dụng phần mềm hay hệ thống phù hợp hay không.
