Mọi người thường rất phấn khích khi có các thước đo KPI có ý nghĩa và liên kết rõ ràng với các mục tiêu quý giá của mình, khi cần thiết lập mục tiêu cho KPI mọi người thường phản ứng “Yeah, Nhưng kèm theo đó là chúng tôi không có đủ nhân viên để thực hiện điều đó!”
Điều họ thực sự nói là: “Số-lượng-nhân-viên là yếu tố duy nhất khiến hiệu suất đạt được“
Họ không biết họ đã nói điều này. Nó là một phản ứng có điều kiện xuất phát từ cách mọi thứ luôn được thực hiện trong bộ phận hoặc tổ chức. Và điều đáng chú ý là cải thiện hiệu suất bằng sáng kiến khó khăn hơn, thay vì cải thiện hiệu suất bằng nguồn lực.
Chúng ta luôn bận rộn và bận rộn làm những việc mà hiếm khi chúng ta dành thời gian đặt câu hỏi xem “Liệu đây có phải điều tốt nhất chúng ta làm để đạt được mục tiêu?”
Làm việc cải thiện hiệu suất bằng sáng kiến có nghĩa bạn cần đặt câu hỏi đó một cách thường xuyên. Và nó có nghĩa là thay đổi quy trình làm việc của chúng ta để có được kết quả tốt hơn. Bạn đừng làm việc chăm chỉ hơn để ngăn chặn việc làm lại hay lãng phí hay dịch vụ tồi tệ. Bạn cần thay đổi cách làm việc.
Và bạn không nên đưa thêm nhân viên vào công việc, nếu bạn muốn cải thiện hiệu suất. Điều đó giống như việc chỉ cần làm chăm chỉ hơn những công việc tương tự.
Đúng, đôi khi một số thay đổi hay cải tiến không thể được thực hiện mà không có thêm nhân viên, đặc biệt khi khối lượng công việc tăng nhiều và diễn ra nhanh chóng. Ví dụ, sự tăng trưởng nhu cầu từ khách hàng là kết quả của một chiến dịch marketing thành công rực rỡ được thực hiện mà không liên quan đến bộ phận giao hàng của tổ chức; hoặc việc kết quả dự án tăng gấp đôi một cách đột ngột do sáp nhập hoặc mua lại các phòng ban. Đôi khi bạn cần nhiều nhân viên hơn, nhưng đây là những tình tiết giảm nhẹ, hoặc những nguyên nhân đặc biệt và hiếm gặp.
Nhưng hầu hết các cải tiến hiệu suất mạnh mẽ và thú vị thành công xảy ra khi bạn phân tích các quy trình của doanh nghiệp và thay đổi chúng.
Nó thường có nghĩa là bạn phải thách thức suy nghĩ truyền thống và giữ niềm tin về những điều đúng. Ví dụ, một người quản lý một quy trình liên quan tới việc di chuyển tàu chở hàng từ nhà máy tới cảng, Và khi việc sản xuất đường đột ngột tăng mạnh, khiến hầm dự trữ của nhà máy đầy nhanh hơn lượng mà tàu có thể chuyên chở, người quản lý này phải đối mặt với hai sự lựa chọn.
Anh ta có thể dùng đường sắt truyền thống và chi nhiều triệu đo la để tăng quy mô đội tàu và nhân viên vận hành. Nhưng không. Và trong khi anh ta phải đấu tranh cho giải pháp đơn giản và ít chi phí hơn của mình, thì hóa ra nó lại thành công vượt mong đợi.
Anh ta vẽ sơ đồ, đo lường và phân tích quá trình di chuyển đường từ nhà máy đến cảng. Và anh ta phát hiện ra rằng bằng cách làm cho các chuyến tàu ngắn hơn và chạy chúng liên tục qua hệ thống, không chỉ di chuyển đường nhanh hơn và ngăn chặn được việc hầm chứa bị đầy, mà anh ta còn tiết kiệm tiền vì các chuyến tàu ngắn có nghĩa là hầu như không cần phải tạo ra các chuyến tàu đủ dài để đáp ứng sản lượng đường ước tính hàng ngày. Đó là một giải pháp thành công triệt để. Không cần nhiều nhân viên và không cần nhiều tài nguyên hơn.
Đây là suy nghĩ chúng ta cần mô hình hóa và mời mọi người tham gia, để cải thiện cơ bản hiệu suất trong tổ chức. Và nó dựa trên một cách tiếp cận rất đơn giản:
- quyết định quy trình kinh doanh nào là hướng đi chính của thước đo hiệu suất mà bạn muốn cải thiện
- flowchart các bước của quy trình, từ đó bạn có thể thấy công việc thực sự được thực hiện ra sao.
- thách thức và phân tích và khám phá xem làm thế nào đơn giản hóa quy trình để nó có thể hoạt động tốt hơn mà không cần nhiều tài nguyên hơn
- cam kết thực hiện các thay đổi và thử nghiệm chúng nếu có ai đó cần thuyết phục
Albert Einstein nói rằng chúng ta không thể giải quyết một vấn đề với cùng một mức độ suy nghĩ khi tạo ra vấn đề. Tư duy quá trình giúp chúng ta bước lên trên vấn đề và xem xét chúng được tạo ra thế nào. Và với quan điểm này, nhìn nhận được bức tranh toàn diện, chúng ta cũng sẽ thấy được những lựa chọn và cơ hội mà chúng ta không thể nhìn thấy được hoặc khai thác được..
