Khi mọi người sợ hãi KPI, hiệu suất kém, đưa ra quyết định tồi tệ, hiệu suất không thể cải thiện. Chúng ta cần tiêu diệt nỗi sợ hãi này. Và chúng ta có thể.
Trong hầu như mọi cuộc trò chuyện về KPI và đo lường hiệu suất, một vấn đề hiển nhiên nhưng không ai muốn đề cập như thể có một con voi to đùng đang hiện diện trong phòng, đó là nỗi sợ mọi người cảm nhận về KPI. Họ đều biết nó ở đó, nó to và có mùi, nhưng không ai muốn nói về nó.
Điều đã khiến nỗi sợ này ở đó, ngay trong phòng, vì mọi người tin rằng họ có trách nhiệm và kiểm soát các KPI được giao.
Tất nhiên, họ sẽ không trực tiếp thừa nhận điều đó. Họ không muốn xuất hiện với sự yếu đuối hay hèn nhát. Nhưng gián tiếp, nỗi sợ này thể hiện trong các cuộc tranh luận về tính toàn vẹn của KPI, thiếu nguồn lực để đạt được mục tiêu, khó khăn trong việc thu thập dữ liệu phù hợp.
Điều chúng ta không tranh luận là niềm tin về trách nhiệm nỗi sợ này.
Chúng ta có thể giết chết nỗi sợ hãi này bằng một đòn duy nhất hoặc bằng cách giảm thiểu nó. Đòn đánh duy nhất đòi hỏi một mức độ nỗ lực và chuẩn bị kỹ lưỡng. Nhưng sẽ dễ dàng hơn khi chúng ta bắt đầu bằng cách giảm thiểu nỗi sợ hãi.
Giết chết nỗi sợ KPI với một đòn duy nhất.
Sẽ mất một thời gian để xây dựng đủ niềm tin và tinh thần hợp tác trong một nhóm để có cuộc trò chuyện này. Sau đó, khi bạn tạo ra cơ hội, đây là điều cần làm:
- Hãy đủ can đảm để chỉ ra niềm tin và sự vô lý cũng như không chính xác của nó. Tìm ra xem niềm tin đó đến từ đâu, điều gì khiến nó còn tồn tại và tại sao lại khó chịu đến mức không thể để nó đi.
- Nhấn mạnh việc chúng ta phải ngừng đánh giá mọi người với KPI, ngừng hy vọng đạt được mục tiêu mọi lúc và ngừng sử dụng KPI so sánh hiệu suất giữa mọi người, giữa các nhóm và thậm chí giữa các tổ chức. Cảm xúc tiêu cực và không có kết cấu luôn đến từ những điều này: sự phán xét, kỳ vọng và so sánh.
- Mời mọi người cộng tác trong quá trình đại tu đo lường hiệu suất, tập trung vào việc đo lường mục tiêu chiến lược và quy trình tổ chức, tìm hiểu xem điều gì cải thiện hiệu suất và điều gì không, để đạt được mục tiêu hiệu suất thay vì tấn công vào chúng.
Cuộc trò chuyện này cần thời gian. Nó cần có sự cởi mở, không phán xét, thời gian để mọi người được lắng nghe. Có một người hỗ trợ khách quan, chỉ đơn giản quản lý sự tham giá có thể có ích cho bạn.
Thực hiện tốt, cuộc trò chuyện này sẽ tạo thêm niềm tin, hy vọng và can đảm cho đội nhóm, hạ gục nỗi sợ chỉ với một cú đánh.
Các bước để bắt đầu giảm thiểu nỗi sợ ngay lập tức
Chúng ta không thể đợi đến lúc mọi thứ đi vào trật tự và ổn định mới thực hiện những điều quan trọng. Thời gian hoàn hảo và bối cảnh hoàn hảo hiếm có như gà mọc răng. Vì vậy, sự hoàn hảo tốt nhất là đội nhóm tin tưởng và cộng tác để có một cuộc trò chuyện đánh tan nỗi sợ KPI chỉ trong một cú đánh.
Vì vậy, cho đến khi đội nhóm tin tưởng và cộng tác để có cuộc trò chuyện đó, dưới đây là một số bước thực tiễn giúp loại bỏ niềm tin sai lầm rằng một người duy nhất có quyền kiểm soát KPI:
- Làm hết sức liên kết một cách trực quan và bằng lời nói tất cả KPI vào kết quả quá trình kinh doanh mà họ theo dõi – không phải tên, vị trí, đội nhóm hay phòng ban (không phải bất kỳ thứ gì có thể xác định người cụ thể).
- Không bao giờ báo cáo KPI mà không có bối cảnh – hiệu suất trước đây, hiểu điều gì có thể cải thiện nó và điều gì không, ràng buộc nào hiện đang kéo nó lại, và giải pháp có thể làm nhằm loại bỏ hoặc giảm bớt những ràng buộc đó. Đó là một câu chuyện, không phải là một bài tập đánh dấu.
- Thay đổi ý nghĩa và tầm quan trọng về quyền sở hữu KPI. Thay vì đá vào mục tiêu hiệu suất không đạt được, đảm bảo mọi người chịu trách nhiệm giám sát đúng KPI, giải thích chúng một cách hợp lý và bắt đầu hành động chỉ khi cần thiết.
- Áp dụng kỷ luật, hỏi 3 và chỉ có 3 câu hỏi về thước đo hiệu suất: nó làm gì, tại sao nó làm điều đó, có thể làm gì với nó. Đừng bao giờ hỏi ai là người đổ lỗi, tại sao không đạt mục tiêu hay lời bào chữa cho chúng ta làm.
- Không hiểu sai KPI bằng cách so sánh giới hạn dẫn đến kết luận sai. Hiểu được sự biến thiên tự nhiên của mỗi thước đo và chỉ tìm kiếm tín hiệu hợp lý về mặt thống kê. Cuộc trò chuyện với những diễn giải sai sẽ làm xói mòn lòng tin.
Nhưng hãy bắt đầu với những gì bạn tin …
Bạn có tin rằng các cá nhân có thể có toàn quyền kiểm soát KPI và họ phải chịu trách nhiệm về điều này? Không có đề xuất nào ở trên sẽ hữu ích nếu bạn làm như vậy.
Nếu thực sự muốn mọi người đóng góp, cộng tác xây dựng và cải thiện hiệu suất tổ chức, bạn cần loại bỏ niềm tin đó hoặc bạn sẽ không bao giờ giết chết nỗi sợ KPI.
Nếu mọi người lo ngại KPI sẽ phơi bày hiệu suất kém hoặc ra quyết định kém, hiệu suất không thể cải thiện. Chúng ta phải tiêu diệt nỗi sợ KPI.
