Sự thỏa mãn là một lý do chính khiến KPI vô dụng vẫn còn tồn tại. Cảm giác cấp thiết là điều cần thiết để kích thích sự thay đổi, để có KPI tốt hơn. Nhưng nó cần xác thực.
Chúng ta không muốn KPI tốt hơn chỉ để cải thiện lợi nhuận. Nhưng sẽ khá khó khăn để các nhà quản lý và các nhà lãnh đạo có các KPI tốt hơn một cách nghiêm túc và áp dụng một phương pháp tiếp cận KPI thực sự hiệu quả. Vì vậy, liên kết với hiệu suất tài chính có thể chỉ là góc cạnh bạn cần thực hiện để KPI tiến về phía trước.
Đặt một con số vào chi phí ẩn của KPI không hiệu quả và mất cơ hội có KPI tốt hơn, có thể tạo ra thứ mà John Kotter gọi là tạo ra một cảm giác cấp bách.
Đó không chỉ là chi phí liên quan tới KPI không có ý nghĩa hiện tại. Đó là việc chúng ta cảm thấy thế nào với KPI không có ý nghĩa đó.
Giám đốc một doanh nghiệp vận tải hàng hóa, Mạnh, yêu cầu tôi giúp anh ta sắp xếp mớ hỗn độn KPI của mình. Anh ta có quá nhiều KPI và không có thông tin. Chúng tôi đã thực hiện một cuộc kiểm kê xem anh ta thực sự có gì.
Có hơn 300 KPI, nhiều trong số đó là các phiên bản khác nhau của cùng một KPI. Đã có hơn 50 báo cáo hiệu suất được tạo ra. Và chúng tôi ước tính – rất thận trọng, hãy nhớ – điều này đã khiến Mạnh tốn hơn 1200 giờ mỗi tháng. Nếu mức lương trung bình hàng giờ cho một nhà phân tích là 7$, thì nó là hơn 100.000 $ một năm.
Hơn 100.000 $ một năm cho thông tin không hữu ích hoặc không sử dụng được thật là kinh khủng.
Mạnh nói đùa rằng anh ấy in một bản cứng tất cả 50 báo cáo đó và đẩy chúng vào cuộc họp quản lý tiếp theo, chất đống trong cái xe đẩy.
Tôi ước anh ấy đã làm điều đó. Đây là cách tuyệt vời để đưa vấn đề vào đầu đội ngũ quản lý. Và dễ dàng hơn nhiều khi tạo ra cảm giác cấp thiết có thể châm ngòi cho một sự thay đổi cần thiết.
Bạn đã bao giờ ước tính chi phí phải trả cho các KPI hiện tại?
Nếu cam kết với ý tưởng đo lường hiệu suất tốt hơn và bạn biết những điều tổ chức đang làm là lãng phí và vô dụng, liệu có cái gì đó bạn có thể làm.
Lấy mẫu các khu vực trong tổ chức. Có thể một mẫu về bản phân tích báo cáo hoặc một mẫu về đơn vị kinh doanh. Và nói chuyện với họ để có được con số cơ bản về thực tế, từ đó ước tính chi phí:
- Chi phí thu thập dữ liệu không cần thiết.
- Chi phí báo cáo những thông tin không được sử dụng.
- Chi phí đưa ra quyết định sai với KPI không có ý nghĩa.
- Chi phí thời gian tranh luận và làm lại KPI.
- Chi phí cơ hội bị bỏ lỡ để cải thiện hiệu suất.
Và tại sao không thử ý tưởng cái xe đẩy chứa tài liệu của Mạnh? Hãy để họ cảm thấy nó; sự lúng túng, cú sốc, sự nhận thức. Nhu cầu không thể phủ nhận là cần thay đổi.
Hãy quên đi việc viết đề án kinh doanh chi tiết về một phương pháp tiếp cận KPI tốt hơn. Hãy quên đi việc giáo dục mọi người về phương pháp tiếp cận tốt là gì. Hãy quên đi việc cố gắng trang bị thêm các ý tưởng nhỏ từ một phương pháp tiếp cận tốt để thực hiện các cải tiến vi mô trong cái hiện tại. Quên đi việc ép buộc, nịnh hót và thuyết phục. Đó là sự lãng phí thời gian.
Nếu muốn tạo ra một cảm giác cấp bách đích thực, bạn cần dựa trên thực tế và nội tại. Và có lẽ là một chút táo bạo và khiêu khích. Bạn cần có một chút kể chuyện. Bản thân bạn cần cảm thấy sự cấp bách. Nhưng không bị đánh bại bởi nó: bạn cần thấy được tầm nhìn về cuộc sống phía bên kia. Và thấy nó đủ rõ để thể hiện nó với người khác.
Một cảm giác cấp bách thực sự có thể giải phóng sự tự mãn với KPI, nhưng nó cần dựa vào cả thực tế và nội tại
