Để các đồng nghiệp, các nhà lãnh đạo và toàn bộ tổ chức đánh giá KPI, việc đo lường hiệu suất cần được liên kết với những điều họ coi trọng nhất.
Có lẽ một trong những lý do lớn nhất khiến việc đo lường hiệu suất không được thực hiện hiệu quả trong nhiều tổ chức là bởi giá trị thực sự của nó không được đánh giá cao. Bạn biết rõ tại sao KPI lại quan trọng. Nhưng đôi khi, chúng ta cố gắng giải thích với đồng nghiệp, họ chỉ đơn giản không chấp nhận nó. Họ tiếp tục với các thói quen KPI xấu thường ngày, làm tắt và tránh nó hoàn toàn.
Chúng ta biết họ có thể đạt được nhiều hơn từ việc đo lường hiệu suất. Nếu họ thấy được cách chúng ta làm liệu họ có thay đổi.
Vâng, điều đó sẽ không xảy ra. Và chúng ta càng cố gắng giáo dục họ, nịnh hót họ, thách thức họ và ép buộc họ, họ càng đẩy lùi. Chúng ta cần thực hiện theo phương pháp Akido, chuyến hướng năng lượng của đối thủ thay vì cố gắng ngăn chặn họ.
Hiệu ứng Aikido về thế giới quan và giá trị
Năng lượng của một người tới từ nhiều nguồn, một trong số đó là từ thế giới quan và giá trị của họ. Cụ thể, làm thế nào họ thể hiện bản thân thông qua các giá trị. Vào những năm 1980, Brian Hall và Benjamin Tonna đã tạo ra một kho lưu trữ các giá trị của con người và Paul Chippendale đã phát triển nó thành cái ngày nay gọi là AVI.
Thực tế, chúng ta nói về sự thay đổi, không phải KPI. Và khiến thay đổi xảy ra đòi hỏi nhiều thứ hơn là giáo dục, nịnh hót, thách thức và bắt ép. Như Paul Chippendale nói:
“Chìa khóa để một người thay đổi – trước hết – là có được mối quan hệ thực sự với người đó.”
Để mối quan hệ thực sự tồn tại, người đó phải biết rằng bạn có thể nhìn nhận thế giới theo quan điểm của họ và do đó thực sự hiểu tại sao giá trị đó lại quan trọng với họ. Thay đổi = Mối quan hệ + Thông tin.
Cách chúng ta tham gia đối thoại với mọi người về KPI và đo lường hiệu suất là điều quan trọng đầu tiên.
Có 3 bước để định vị KPI trong bối cảnh giá trị của ai đó. Hãy chuẩn bị bằng cách tải xuống và xem qua khung AVI về giá trị và thế giới quan, tại đây. Sau đó, làm theo từng bước dưới đây, khám phá xem cách nào giúp đồng nghiệp đánh giá KPI bằng cách liên kết với những gì họ coi trọng nhất.
Bước 1: Các giá trị ưu tiên và thế giới quan chi phối họ là gì?
Hãy nghĩ tới một cá nhân nào đó hay đội nhóm. Thế giới quan nào có khả năng chi phối họ? Những giá trị ưu tiên nào được đề xuất trong lời nói, quyết định, lựa chọn và hành động của họ? Bắt đầu bằng cách xem qua kho 125 giá trị và tìm ra 3 – 5 giá trị có khả năng là của cá nhân hay đội nhóm bạn.
Ví dụ:
- Tưởng tượng xem một nhà lãnh đạo, người rất tập trung vào vấn đề tài chính, đưa ra quyết định chủ yếu về việc duy trì ngân sách và nói rất nhiều về công ty như một gia đình và công bằng theo chính sách công ty. Nhà lãnh đạo này có thể có các giá trị về: An toàn tài chính, Gia đình và Kiểm soát/ Trật tự/ Kỷ luật và giữ thế giới quan Gia đình/ Xã hội.
- Tưởng tượng một giám sát viên yêu thích đánh giá hiệu suất nhân viên, luôn nhận được tiền thưởng, cạnh tranh với các giám sát viên khác, cố gắng làm việc để đạt đến đỉnh cao và đam mê đạt được năng suất cao nhất trong nhóm. Người giám sát này có thể có các giá trị: Thành tích, Cạnh tranh, Lòng trung thành và Quản lý và giữ thế giới quan Tổ chức.
- Tưởng tượng một công ty nổi tiếng về chất lượng, tạo sự khác biệt cho khách hàng và thường dẫn đầu với việc thực hiện các dự án cải tiến. Nhóm này có thể có các giá trị về Tay nghề/ Sự khéo léo/ Nghệ thuật, Dịch vụ/ Xu hướng, Khởi xướng và giữ thế giới quan Tự thực hiện / Dịch vụ.
Không có giá trị đúng hay sai, tốt hơn hay xấu hơn. Để thực sự thành công với Aikido bạn cần thực sự tôn trọng và chấp nhận các giá trị khác nhau mà mỗi người có. Mối quan hệ không thể có nếu không có những điều này. Nếu chúng ta đấu tranh để hiểu thế giới quan và các giá trị khác, chúng ta có thể xem xét kỹ hơn những gì chúng ta có thể. Sẽ khó hơn với những người có thế giới quan bên trái quang phổ khi muốn đánh giá cao thế quan bên phải.
Bước 2: Làm thế nào đo lường KPI hỗ trợ giá trị của họ?
Chúng ta vui vẻ khi chúng ta cảm thấy, suy nghĩ, nói và làm theo cách phù hợp với các giá trị ưu tiên cao nhất của chúng ta. Nếu không hiểu điều gì là quan trọng nhất với mọi người, làm thế nào chúng ta có thể định vị giá trị của việc đo lường hiệu suất theo cách họ đánh giá nó?
Câu hỏi đầu tiên chúng ta cần trả lời là: “Tại sao họ nên dành thời gian và sự chú ý cho KPI?”
Và lý do tại sao sẽ phụ thuộc vào những giá trị mà họ coi trọng. Dưới đây là một số ví dụ về việc Làm thế nào KPI có thể hỗ trợ một loạt các giá trị khác nhau:
- Thành tựu: KPI có thể chứng minh mức độ cải thiện đã đạt được, đặc biệt là khi chúng được thể hiện trong biểu đồ XmR định lượng sự cải thiện.
- Cạnh tranh: Đây là yếu tố rủi ro trong quản trị hiệu suất, bởi đo lường KPI tốt khuyến khích sự hợp tác, chứ không phải cạnh tranh. Sự cạnh tranh tốt nhất bây giờ được so sánh với quá khứ, thay vì so sánh các đội hoặc cá nhân.
- Kiểm soát/ Trật tự/ Kỷ luật: KPI có thể giúp xác định khi nào hiệu suất của các quy trình vượt khỏi tầm kiểm soát hoặc vượt ngoài giới hạn đặc điểm kỹ thuật.
- Quyết định: Khi một nhóm sử dụng KPI để ưu tiên cho dự án cải tiến, các nhà lãnh đạo thường cho họ quyền tự chủ vì họ tin rằng nhân viên sẽ hướng tới kết quả và không lãng phí thời gian hay tiền bạc.
- Gia đình/ Cộng đồng: Sử dụng KPI giúp các nhóm xem họ đóng góp cho tổ chức thế nào (Bản đồ chiến lược là nền tảng)
- An toàn tài chính: Chọn KPI để đo lường cả an toàn tài chính (như thước đo ngân sách) nhưng cũng giúp chẩn đoán và tăng an toàn tài chính.
- Dịch vụ/ Xu hướng: Tập trung KPI vào việc đo lường phản hồi của khách hàng và đo lường kết quả nội bộ có ảnh hưởng nhất đến những điều khách hàng quan tâm nhất.
- Tay nghề/ Sự khéo léo/ Nghệ thuật: KPI có thể đo lường chất lượng những thứ được tạo ra và đem lại cảm giác hài lòng rằng công việc đang tạo ra sự khác biệt và cung cấp manh mối về việc làm cho nó thậm chí còn tốt hơn.
Bước 3: Bạn có thể bắt đầu một cuộc đối thoại liên kết KPI với các giá trị của họ tại đâu?
Khi chúng ta muốn nói chuyện với mọi người về KPI, chúng ta cần bắt đầu bằng cách nói về KPI.
Chúng ta cần kiểm tra với họ xem liệu dự đoán của chúng ta về những điều họ coi trọng có đúng không?
Sau đó tìm hiểu xem hiện tại họ hạnh phúc thế nào với công việc. Và nơi đâu không đủ hạnh phúc, khám phá xem điều gì kéo họ lại.
Thông qua kiểu đối thoại này, chúng ta có thể dễ dàng thấy một cách thức khả thi hơn giúp họ thể hiện giá trị đầy đủ hơn. Cuộc đối thoại cần có một vài yếu tố:
- Chúng ta mời, thay vì đề xuất.
- Chúng ta hỏi và lắng nghe, thay vì nói
- Chúng ta giúp đỡ, thay vì ép buộc.
- Chúng ta tìm hiểu/ học hỏi, thay vì giảng dạy
- Chúng ta biến nó thành cuộc đấu tranh của họ, thay vì giải pháp của chúng ta
- Chúng ta tập trung vào việc đạt được mục tiêu của họ, thay vì bán KPI.
- Và chúng ta bỏ qua, nếu thời điểm không thích hợp.
