1. Không phân bổ Top-down. OKR sử dụng phương pháp Bottom-up #

Có 3 phương pháp thiết lập Mục tiêu, bao gồm:

• Top-down: Phân bổ mục tiêu Từ trên xuống.
• Bottom-up: Đăng ký mục tiêu Từ dưới lên.
• Kết hợp Top-down và Bottom-up.

OKR không phân bổ Top-down. Tức là không giao/áp mục tiêu.

Thay vào đó:

• OKR sử dụng phương pháp Bottom-up: Đăng ký mục tiêu Từ dưới lên (theo định hướng ưu tiên của công ty).
• Ngoài ra, có một số doanh nghiệp sử dụng phương pháp “Kết hợp”: Bottom-up với cấp “Đội nhóm” và Top-down với cấp “Cá nhân”.

(Click vào hình minh họa để phóng to ảnh)

2. Quy trình Thiết lập OKR #

Trong thực tế, dựa trên bản chất của OKR là “không phân bổ Top-down”, mỗi doanh nghiệp đã tự thiết kế quy trình thiết lập OKR phù hợp với đặc thù riêng.

Hoặc là “Bottom-up” hoặc là “Kết hợp”. Dưới đây là một quy trình (bottom-up) để tham khảo:

Bước 1. Xác định Ưu tiên #

Ban giám đốc xác định ưu tiên:

• Ban giám đốc (tốt nhất là cùng các Trưởng phòng) họp để xác định: “Mục tiêu ưu tiên của Quý tới là gì?”
• Sau đó, thông báo “Mục tiêu của công ty” cho các phòng/ban và toàn thể CBNV được biết. Có giải thích lý do ưu tiên: “Tại sao mục tiêu này quan trọng?”
• Trong thông báo, cần kêu gọi các phòng/ban và CBNV đăng ký OKR để đóng góp vào mục tiêu chung. Và có thời hạn (deadline) để các phòng/ban đăng ký OKR.

Lưu ý:

• Bước này chỉ thiết lập “Mục tiêu” (chưa thiết lập Kết quả then chốt). Nếu có Kết quả then chốt, thì là “phân bổ Top-down”.
• Mục đích của bước này là sử dụng “Mục tiêu” để làm rõ định hướng. Ví dụ định hướng là: “Tăng trưởng doanh thu”, “Cải thiện sự hài lòng của khách hàng”…
• Xem công thức viết Mục tiêu: Tại đây.

Bước 2. Đăng ký OKR #

Dựa theo Mục tiêu của công ty, các phòng/ban tiến hành dự thảo và đăng ký OKR:

• Trưởng phòng thông báo lịch họp Liên kết OKR của phòng.
• Trong thời gian đó, Trưởng phòng dự thảo OKR của phòng và của cá nhân (nếu có), nhân viên dự thảo OKR của cá nhân mình.
• Tổ chức buổi họp thiết lập và liên kết OKR của phòng.
• Cuối cùng (Đăng ký OKR): Trưởng phòng gửi bản dự thảo OKR của phòng (cho Ban giám đốc và các Trưởng phòng khác) trước buổi Liên kết OKR của công ty.

Lưu ý 1:

• Trong thời gian này, Ban giám đốc cũng dự thảo OKR của công ty và gửi cho các Trưởng phòng trước buổi Liên kết OKR của công ty.

Lưu ý 2:

• OKR của Phòng: Ngoài đăng ký OKR đóng góp vào mục tiêu của công ty, có thể thiết lập OKR riêng của Phòng.
• Tương tự với OKR của cá nhân: Ngoài đăng ký OKR đóng góp vào mục tiêu của phòng, có thể thiết lập OKR riêng của cá nhân.
• Ví dụ tham khảo: 40% là đóng góp vào OKR chung, 60% là OKR riêng.

Bước 3. Liên kết OKR #

• Ban giám đốc và các Trưởng phòng họp Liên kết OKR và chốt bộ OKR cuối cùng.
• Trưởng phòng thông báo kết quả cho các nhân viên. Và tổ chức căn chỉnh lại OKR của các cá nhân (nếu có thay đổi).
• Điều chỉnh lần cuối (nếu có).